How StaffUpApp uses Dropbox Forms to make hiring mobile-friendly
StaffUpApp es una plataforma móvil que proporciona a las empresas de contratación de personal una aplicación personalizada de marca blanca para acelerar los procesos de incorporación y solicitud de empleo.
Resultados
Proporciona formularios compatibles con dispositivos móviles para los clientes
98 %
Crea el 98 % de los formularios personalizados en Dropbox Forms
Reduce la redundancia al rellenar automáticamente la información repetida en los formularios
Perfil de la empresa
Contar con formularios poco eficientes hace que el proceso de contratación sea más frustrante
Dado que casi el 70 % de los solicitantes de empleo usan el móvil en lugar del ordenador para buscar trabajo, las soluciones compatibles con dispositivos móviles son una herramienta esencial para las empresas de contratación de personal de hoy en día.
A pesar de esta tendencia, la mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos (los que las empresas utilizan para contratar empleados) todavía utilizan herramientas optimizadas para ordenador para recopilar información importante sobre los candidatos. Al detectar esa necesidad de herramientas de contratación compatibles con dispositivos móviles, Rick Richard, director ejecutivo de StaffUpApp, creó StaffUpApp, un servicio que hace que el proceso de contratación sea sencillo en dispositivos móviles.
StaffUpApp comenzó creando aplicaciones de marca blanca para clientes de empresas de dotación de personal. De esta manera, las empresas podían anunciar trabajos, atraer candidatos, programar turnos, gestionar hojas de horas, comunicarse con los empleados y mucho más desde una misma aplicación.
Rick también buscaba mejorar el proceso ineficiente y obsoleto de completar formularios que tanto agobia a muchas empresas de contratación de personal. "Toda empresa de contratación de personal quiere atraer a tantos empleados o candidatos como sea posible, por lo que poder incorporarlos rápidamente es algo esencial. Tardar demasiado en la incorporación o la solicitud inicial provoca una gran tasa de abandono", explica Rick.
Cuando la mayoría de las empresas de contratación incorporan a un nuevo empleado, lo primero que hacen es pedirle que complete y firme varios formularios. Pero casi todos esos formularios están optimizados para ordenadores, no para teléfonos. Eso significa que las nuevas contrataciones que los abren desde el móvil tienen que estar ampliando y reduciendo el zoom para descifrar los campos de texto e introducir la información.
El gran volumen de documentos también ralentiza la cumplimentación de formularios. Cuando un nuevo empleado recibe tantos formularios (el contrato de trabajo, el acuerdo de confidencialidad, los formularios fiscales, etc.), introducir todo el rato la misma información puede hacérsele muy pesado. Y el resultado es que los candidatos a menudo evitan perder el tiempo y encuentran otra empresa de contratación de personal a la que incorporarse.
Incluso aunque un nuevo empleado se esfuerce por rellenar bien los formularios, si tiene demasiados, puede acabar cometiendo errores. No es raro que un empleado omita accidentalmente los dígitos del número de ruta, escriba mal las direcciones o se olvide de especificar un número de teléfono. Y, cuando la empresa detecta esos errores cuando el nuevo empleado presenta el documento, dedica más tiempo a hacerle un seguimiento para corregir lo que está mal, lo que lo retrasa todo todavía más.
"Con que un solo dígito del número de ruta sea incorrecto, el trabajador en cuestión no recibirá el pago. Puede que sea este el que se haya equivocado al escribirlo, y es muy difícil para una empresa establecida detectarlo", dice Rick.
Las empresas también experimentan una desaceleración a la hora de introducir la información de las nuevas contrataciones en sus sistemas. Cuando dependen de formularios en papel para incorporar empleados, dicha información debe copiarse manualmente. Incluso arrastrar y soltar datos desde un PDF requiere un tiempo que la mayoría de las empresas podrían invertir en tareas mucho más importantes, por no mencionar que la entrada manual de datos genera una alta probabilidad de errores.
Rick sabía que, si respondía a los problemas comunes de la cumplimentación de formularios, StaffUpApp podía ofrecer un servicio valioso que pocas otras aplicaciones de personal podían ofrecer, pero la empresa necesitaba el producto adecuado para crear esa solución.
Para poner en marcha su solución mejorada de dotación de personal, StaffUpApp recurrió a Dropbox Forms.
Ahora nuestros clientes completan los documentos de manera rápida y precisa, y los datos que normalmente gestionarían de forma manual se procesan de forma automática. Así que la eficiencia aumenta muchísimo.
Gracias a los formularios móviles adaptables, la contratación es rápida y sencilla para clientes y candidatos
Poner en funcionamiento la API de Dropbox Forms fue el primer paso que StaffUpApp tuvo que dar para desarrollar una funcionalidad mejorada para dispositivos móviles. "La API de Dropbox Forms es la base de nuestros documento de incorporación. En un sistema empresarial como el nuestro, hay que trabajar mucho más para interactuar con los sistemas de seguimiento de candidatos, dependiendo del tamaño y la cantidad de los servicios que se ofrezcan al cliente final", explica Rick."Incorporar Dropbox Forms a nuestros procesos nos ahorró tener que construir esa base, que hubiéramos tardado varios años en terminar".
Las orientaciones fiables y constantes del equipo de asistencia de Dropbox hicieron que la implementación de la API de Dropbox Forms fuera rápida y sencilla. "La documentación es clara, obtienes mucha asistencia, tus preguntas se responden rápidamente y la implementación es muy sencilla", dice Rick.
Hoy en día, StaffUpApp crea el 98 % de los formularios de sus clientes en Dropbox Forms, por lo que usar la API como base para su producto les ha ahorrado tiempo y les ha permitido una mayor flexibilidad al crear formularios específicos.
Desde que implementaron la solución, los clientes de StaffUpApp han reducido la redundancia asociada a la cumplimentación de formularios complejos o monótonos. Una vez que un candidato ha introducido la información, Dropbox Forms la completa automáticamente en todos los demás formularios. Ahora, los candidatos no tienen que introducir de forma repetida los mismos datos, por lo que pueden completar los formularios más rápidamente y con menos problemas.
StaffUpApp también reduce los errores por parte de los candidatos al utilizar Dropbox Forms. Se pueden aplicar ciertas reglas a cada campo, lo que garantiza que la información sea precisa y completa.
"Por ejemplo, no se puede especificar un código postal que no tenga el formato adecuado o un número de ruta de menos de nueve dígitos... De esta manera, los nuevos empleados cuentan con muchas oportunidades para arreglar las cosas antes de que la empresa introduzca esos datos en su sistema y se limitan los errores de los candidatos", explica Rick
Las empresas tampoco tienen que dedicar tanto tiempo y esfuerzo a la entrada manual de datos. Con la ayuda de Dropbox Forms, StaffUpApp puede organizar los documentos completados en su propio sistema y, finalmente, entregar los formularios a los sistemas de seguimiento de solicitantes de las empresas. "Los clientes pueden gestionar su proceso sin tener que arrastrar y soltar los datos a su sistema desde un PDF ni lidiar con la redundancia de enviar los formularios a cada persona.El sistema se encarga de todo, asegura Rick.
Con Dropbox Forms, StaffUpApp ha mejorado el proceso de contratación e incorporación de empresas de personal, lo que les ha hecho ahorrar tiempo y aumentar su retorno de la inversión. Como explica Rick, ahora sus clientes completan el documento de manera rápida y precisa, y los datos que normalmente gestionarían de forma manual se procesan de forma automática. Así que la eficiencia aumenta muchísimo".
Dropbox Forms facilita la incorporación y la contratación
Integración de la API rápida y fácil
Gracias a la rápida implementación de Dropbox Forms, StaffUpApp ofreció a sus clientes una funcionalidad de cumplimentación de formularios optimizada para dispositivos móviles que le hubiera costado crear por su cuenta al menos entre 12 y 18 meses.
Formularios sencillos y compatibles con dispositivos móviles para los clientes
Con los formularios optimizados para dispositivos móviles, los solicitantes y los nuevos empleados ya no necesitan ampliar el zoom, lo que facilita la solicitud y la incorporación.
StaffUpApp crea el 98 % de los formularios personalizados con Dropbox Forms
Dropbox Forms ofrece a StaffUpApp la flexibilidad de poder crear los formularios de acuerdo con las necesidades específicas del cliente.
Las tasas de finalización de formularios para los clientes aumentan entre un 50 % y un 80 %
Con el rellenado previo de los datos de los formularios, los candidatos evitan tener que especificar su información más de una vez, lo que aumenta la cantidad de formularios que se completan. "El rellenado automático ha aumentado las tasas de finalización de nuestros clientes entre un 50 % y un 80 %", afirma Rick.
Introducción de datos simplificada
Los datos de los solicitantes y de las nuevas contrataciones fluyen sin problemas desde el sistema de StaffUpApp a los sistemas de seguimiento de candidatos de las empresas de personal, lo que elimina la mayor parte de la introducción manual de datos y reduce los errores.
¿Cuáles son los siguientes pasos de StaffUpApp?
Si bien StaffUpApp planea expandirse, la compañía, en su mayor parte, continuará atendiendo sus regiones en los Estados Unidos, el Reino Unido, Canadá y Australia.
"Uno de nuestros clientes del Reino Unido también tiene una red de agencias con sede en Alemania. Así que, simplemente por evolución natural, llegaremos también a Alemania”, dice Rick. "Pero, en general, nos ceñiremos a las áreas en las que ya estamos, crecemos en EE. UU. y ampliaremos nuestra funcionalidad tanto como podamos".
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