How Dropbox Sign helped Flow Healthcare save $600 per employee for its customers
Flow Healthcare es un software de gestión clínica y administrativa integral para los equipos de atención médica. Sus productos agilizan los flujos de trabajo y reducen los costes de incorporación, gestión, formación e interacción.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Flujos de trabajo optimizados que ahorran a los clientes de Flow 600 USD por empleado
Reducción de un 50 % del tiempo administrativo para Beam Healthcare, cliente de Flow
Implementación en pocas semanas por parte de un solo desarrollador
Perfil de la empresa
La incorporación de profesionales sanitarios es compleja
La incorporación de nuevos empleados en el sector sanitario no solo requiere los archivos habituales de Recursos Humanos, como los de beneficios y seguros, sino también archivos clínicos que contienen información importante, como las licencias médicas, la experiencia clínica, la formación continua, la supervisión y las posibles negligencias. Además de las verificaciones del historial estatales y locales habituales de la empresa, se requiere otra ronda de verificaciones del historial médico adicionales.
Pero la complejidad no termina aquí. Según el cliente de Flow Beam Healthcare, proveedor de servicios de atención médica para hospitales remotos y servicios de telemedicina online, la contratación de profesionales sanitarios requería completar varias veces formularios en papel duplicados. "Cuando Beam contrataba a un proveedor, este tenía que completar una solicitud para la empresa y llevar a cabo todas las verificaciones de historial y referencias correspondientes. Pero, luego, para que este mismo empleado trabajara en tres o cinco centros de atención médica diferentes, tenía que rellenar las solicitudes para nuevos empleados específicas del centro y volver a pasar por varias verificaciones. Es fácil imaginarse la cantidad de papeleo que debían gestionar el proveedor y el personal administrativo para realizar todos estos trámites. Este proceso arcaico es un punto de frustración para los médicos y, a veces, evita obtener credenciales o privilegios en varios centros. Si queremos mejorar el acceso a la atención médica, debemos centrarnos en los procesos y no solo en conseguir más proveedores", dice Sarjoo Patel, director ejecutivo de Flow. Y, si el hospital en cuestión formaba parte de una gran institución con clínicas en diferentes lugares, las cosas se complicaban aún más y ese proveedor tenía que completar la misma documentación y someterse a las mismas verificaciones de historial para cada una de esas clínicas también.
En todo el proceso de incorporación, se solicitaba a los profesionales sanitarios que rellenaran minuciosamente la misma información una y otra vez, lo que requería invertir un tiempo que podría haberse aprovechado para tratar a los pacientes. Llegó un momento en el que Flow decidió recurrir a Dropbox Sign para simplificar los trámites relativos a la atención médica.
"Con Flow, conseguimos recortar 600 dólares por empleado y reducir un 50 % el tiempo que empleaba Beam Healthcare en tareas administrativas. Esto se debe, en gran parte, a Dropbox Sign y a la automatización que la solución ofrecía para muchos documentos".
Formularios rápidos, digitales y sin duplicados
Para reducir la cantidad de formularios duplicados que los proveedores deben completar cuando trabajan en otros hospitales, Flow implementó plantillas automatizadas con Dropbox Sign API. "Una vez contratado el personal sanitario, la verdadera propuesta de valor de Flow y Dropbox Sign para nuestros clientes del sector sanitario es que eliminamos la redundancia de los documentos que hay que rellenar. En Flow se crean plantillas de los formularios de solicitud en papel que necesitan los hospitales. Así, cuando un hospital los solicita, se rellenan automáticamente mediante la integración de Dropbox Sign API, que está conectada a nuestra base de datos. El proveedor solo tiene que leer el documento y firmarlo. Tras su incorporación, no tienen que rellenar manualmente ningún otro documento", explica Sarjoo.
Pero no todos los procedimientos médicos son iguales. Esto significa que era necesario que las plantillas de Flow ofrecieran flexibilidad. "Nuestra suscripción a Dropbox Sign permite que los clientes de Flow personalicen el contenido. Los usuarios [de Flow] pueden subir sus propios documentos PDF y añadir los campos de datos específicos que necesiten. Así, los clientes tienen la posibilidad de personalizar algunos de los documentos más sencillos", dice Chance Hammacher, desarrollador de pila completa en Flow.
Flow se aseguró de que toda la experiencia relacionada con los documentos, además rápida e intuitiva, fuera fluida para sus clientes. "Nos encantó la función de formularios integrada que ofrece Dropbox Sign. Nos permite mantener a todos nuestros usuarios en un solo sistema sin que se vea comprometida la seguridad", continúa Chance. "Optamos por [la etiqueta blanca de Dropbox Sign] para ofrecerles a nuestros clientes una experiencia más personalizada durante el proceso de firma electrónica".
Para simplificar aún más el papeleo médico, Flow también recurrió a HelloWorks a fin de automatizar esas verificaciones de referencias que tanto tiempo requerían. "Principalmente, usamos HelloWorks para comprobar referencias. En el caso de las comprobaciones de referencias profesionales, las enviamos por correo electrónico o por mensaje con un texto similar al siguiente: "¿Puedes rellenar esta referencia profesional para este proveedor? Esta persona solicita ocupar este puesto", dice Sarjoo.
Fiel a su promesa de gestionar todo el ciclo de vida de los empleados, Flow también crea plantillas con HelloWorks que resultan útiles para los documentos de empleo internos. Supongamos que queremos enviar un documento interno desde un sistema de ingresos como irs.gov o W9. Con HelloWorks, Flow también ha integrado esta funcionalidad directamente en su plataforma.
Con tantos formularios y procesos complejos que automatizar, puede parecer que integrar Dropbox Sign API en la plataforma de Flow puede llevar un tiempo. Pero, tal y como Chance explica: "No se tarda mucho en completar la integración, unas pocas semanas como máximo con un solo desarrollador. La documentación era impecable, incluía indicaciones claras para nuestro flujo de trabajo. Pudimos probar Dropbox Sign con facilidad y solucionar todos los problemas antes de poner la solución en marcha".
La velocidad de la integración no podría haber sido mejor para los clientes de Flow, especialmente para Beam. Durante la pandemia, Beam necesitaba contratar e incorporar a los médicos rápidamente y a gran escala para crear su servicio de telemedicina. "Necesitaban contratar más personal para aliviar la presión en los hospitales", explica Sarjoo. Gracias a la rápida integración de Flow con Dropbox Sign API, Beam pudo incorporar al personal en tan solo 48 horas.
Reducción de un 50 % del tiempo empleado en tareas administrativas
El uso de Dropbox Sign API para rellenar automáticamente los documentos y reducir el número de veces que los proveedores tienen que rellenar documentación ayudó a Beam, cliente de Flow, a recortar un 50 % el tiempo que su personal dedicaba a la documentación administrativa y a ahorrar aproximadamente 600 dólares por empleado.
Empresas y empleados satisfechos
Amy Faust, responsable comercial de CPMSM & CPCS, comenta lo siguiente:
"Dropbox Sign ha ayudado [a Flow] a llevar a cabo comprobaciones de referencia y verificación estándar de forma sistemática. Eso ha conllevado tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción de los empleados, porque no tienen que imprimir, rellenar, escanear ni subir documentos. Los empresarios también están más satisfechos, ya que los documentos son más fáciles de leer y los campos obligatorios ya se rellenan la primera vez".
Integración completada en pocas semanas por parte de un solo desarrollador
Gracias a la documentación detallada y fácil de seguir y al equipo de asistencia preparado para ayudar a Flow a resolver cualquier problema, un solo desarrollador de Flow pudo integrar Dropbox Sign API en tan solo unas semanas.
Siguientes pasos de Flow
Flow está ganando adeptos entre los equipos médicos y ha conseguido clientes como Beam Healthcare, Pivotal Health y CVC Health Care. Flow, que es una empresa que trabaja sin papel desde el primer día, tiene previsto seguir reduciendo los cuellos de botella causados por el uso de papel en el ámbito sanitario.
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