Ayudan a los nuevos empleados a alcanzar la productividad más rápido
Greenhouse Software ofrece soluciones líderes en su sector para ayudar a todas las empresas a perfeccionar sus procesos de contratación. Gracias a su software de contratación e incorporación, los candidatos disfrutan de una experiencia digital y fluida desde el primer contacto.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Facilitan 20 000 firmas electrónicas seguras al mes
El 80 % de los clientes de Greenhouse Onboarding utilizan la firma electrónica
Una mayor visibilidad les ahorra muchas horas cada mes
Perfil de la empresa
Conocer el uso que hacen los clientes de las firmas electrónicas
La misión de Greenhouse es ayudar a todas las empresas a mejorar en la contratación. Han diseñado su producto estrella, Greenhouse Recruiting, para empresas que necesitan una solución de contratación personalizable para crear un equipo global.
La mayoría de los primeros clientes de Greenhouse eran start-ups del sector de la tecnología, pero Greenhouse ahora cuenta con clientes de todos los sectores y tamaños. Lanzaron Greenhouse Onboarding para ayudar a empresas de todos los tamaños a agilizar el proceso de incorporación de nuevos empleados, para que puedan comenzar a trabajar desde el primer día.
Greenhouse Onboarding es, por naturaleza, un sistema de transición que agiliza todo el proceso, desde la carta de oferta hasta el papeleo de incorporación, pasando por la bienvenida a una persona en su primer día. Los datos recopilados en este proceso pasan a almacenarse en otro lugar: el sistema de información de Recursos Humanos del cliente. La gestión de las numerosas integraciones entre las diferentes plataformas es uno de los mayores desafíos de Onboarding.
Comenzar en una nueva empresa implica firmar mucho papeleo y proporcionar mucha información de identificación personal (PII). Greenhouse añadió Dropbox Sign a su herramienta de incorporación para crear un flujo de trabajo coherente e ininterrumpido. Los nuevos empleados firman documentos dentro de esta experiencia personalizada sin la necesidad de crear una cuenta de Dropbox Sign. Los clientes de Greenhouse tampoco necesitan una cuenta; pueden automatizar diferentes experiencias de bienvenida para distintos usuarios a través de la integración de Sign. La interfaz de usuario de Dropbox Sign es fácilmente visible, lo que hace que los usuarios se sientan cómodos y seguros al introducir su información de identificación personal.
El uso de las firmas electrónicas está a la orden del día, y ahora Greenhouse Onboarding facilita 20 000 firmas electrónicas al mes a través de estas experiencias de bienvenida. Pero también necesitaban una manera de hacer un seguimiento del uso. Cuando un pequeño número de clientes comenzó a utilizar muchas firmas, Hugo Marcotte, responsable sénior del equipo de ingeniería, se dio cuenta de que necesitaban una mejor visibilidad del uso de estas.
"Teníamos que mantener nuestro propio panel de control basado en los datos de nuestra base de datos", explica Marcotte. "Este sistema era bastante preciso, pero no 100 % exacto". En lugar de pasar horas conciliando discrepancias con los clientes, Marcotte quería tener una mejor visibilidad para abordar cualquier inquietud de manera proactiva.
"Al saber que su información personal está almacenada en Dropbox, los usuarios se sienten cómodos y seguros".
La visibilidad hace que la incorporación sea fluida
Cuando Marcotte planteó la necesidad de una mayor visibilidad al equipo de Dropbox, iniciaron un proceso de colaboración. Dropbox escuchó las inquietudes de Marcotte, aclaró sus necesidades y le presentó la versión beta del Panel de API de Sign. Este panel proporciona información valiosa sobre el uso de la cuota de firmas y el estado de las solicitudes, así como sobre el estado de la integración.
Marcotte y su equipo utilizan ampliamente el panel, tanto para admitir las plantillas listas para usar de Greenhouse Onboarding como para solucionar cualquier problema del flujo de trabajo. Estos flujos de trabajo pueden ser complejos, razón por la cual los problemas tardaban tanto en resolverse. Los números del Panel de API son precisos y están actualizados de forma coherente, lo que permite al equipo de Marcotte identificar problemas a partir de ciertas tendencias.
Ahora, el Panel de API ofrece al equipo de Marcotte la visibilidad que necesita para descubrir rápidamente cualquier problema y garantizar la fluidez del proceso. "A mi equipo le resulta tremendamente útil poder buscar un documento específico y ver su estado y actividad", afirma. "De esta forma, pueden tomar las medidas oportunas".
"Nuestros clientes pueden definir reglas y las firmas electrónicas apropiadas se asignan automáticamente a sus nuevos empleados, ya que nos integramos con Dropbox Sign". Hugo Marcotte, responsable sénior del departamento de ingeniería de Greenhouse
Mayor eficiencia para todos
La integración de Sign proporciona a los clientes de Onboarding plantillas integradas para formularios de uso común y también permite a los clientes crear sin esfuerzo sus propias plantillas con reglas condicionales definidas para cada instancia. Automatizar la asignación de documentos de esta manera ahorra mucho tiempo a los clientes de Greenhouse, ya que se evitan procesos manuales repetitivos en cada nueva contratación.
Las discrepancias con las firmas son poco comunes en Greenhouse, pero como el flujo de trabajo era muy complejo, resultaba difícil localizar cualquier problema cuando surgía. El Panel de API ha ahorrado de forma efectiva horas de trabajo al equipo de Marcotte cada mes, ya que para verificar el estado de la firma de un documento en particular ahora solo tienen que invertir un minuto. "Como tenemos tanta visibilidad, podemos detectar y solucionar problemas sobre la marcha", afirma Marcotte.
Greenhouse Onboarding funciona muy bien con flujos de trabajo complejos y nunca hemos dudado de haber elegido Dropbox Sign. "Mi equipo siempre cuentan con la asistencia y la documentación que necesitan para garantizar que nuestros clientes tienen una solución de firma electrónica fiable integrada en nuestra aplicación", dice Marcotte. "La interfaz de Dropbox Sign es muy intuitiva, y es una parte fundamental de Geenhouse Onboarding". Greenhouse ofrece otro producto de incorporación que no incluye firmas electrónicas, Greenhouse Welcome, pero el 80 % de los clientes usan Dropbox Sign a través de Onboarding porque buscan la funcionalidad de las firmas electrónicas. "Faltaría algo sin esta pieza", cocluye Marcotte.
¿Cuáles son los siguientes pasos de Greenhouse?
Marcotte se sorprendió de todo lo que se podía hacer con Sign API; por ejemplo, autocompletar formularios con datos obtenidos a través de Greenhouse Recruitment. "Es ese tipo de cosas que suelen pasar desapercibidas, pero que la gente echaría de menos si no las tuviéramos, ya que, por ejemplo, en este caso, tendrían que volver a introducir la información manualmente", afirma.
Greenhouse ahora está explorando llevar esa capacidad más allá y utilizar Sign API para extraer información de documentos firmados, así como automatizar aún más procesos, como las solicitudes de eVerify.
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