Manda utiliza Dropbox Sign para facilitarles los procesos a los arrendatarios y a los propietarios
Manda, un marketplace online que reúne a arrendatarios a largo plazo con propietarios y administradores de propiedades, reduce el tiempo de entrega del contrato de alquiler de 30 días a solo 10 con Dropbox Sign.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Reducción de 20 días en la duración de las solicitudes de arrendamiento
Procesamiento automático de más de 2000 firmas al mes
Miles de euros ahorrados cada mes en costes de mano de obra y gestión
Perfil de la empresa
Gestión de varios contratos y plataformas
Cuando se trata de alquilar propiedades en Francia, las tareas administrativas son muy molestas tanto para los inquilinos como para los propietarios. Así que, en 2016, la agencia inmobiliaria Manda, digital desde el principio, trazó un plan para cambiar todo esto.
Manda era consciente de lo regulado que está el mercado y de la cantidad casi infinita de documentación que requiere firma, contrafirma, almacenamiento seguro y gestión. "En Francia, durante los últimos cientos de años, siempre ha existido una función administrativa manual para gestionar este proceso", explica Nicolas Goyet, cofundador y director ejecutivo de Manda. "Básicamente, estamos reemplazando esa función por una solución digital".
Para ayudar a facilitar, recopilar y gestionar digitalmente las firmas entre arrendatarios y propietarios, Manda implementó una solución independiente con DocuSign, pero la experiencia del cliente no estaba a la altura.
"Al enviar documentos como contratos o acuerdos de garantía, nuestra solución anterior enviaba enlaces que sacaban al firmante de nuestra plataforma y lo redirigían a un sitio web independiente para completar el proceso de firma. La incoherencia en la personalización de marca distraía y confundía a nuestros clientes. Queríamos una solución sin redireccionamientos".
Luego, irrumpió la COVID-19 y Manda resultó ser la única solución que permitía a las personas alquilar cuando se cerró todo. Esto les llevó a experimentar un crecimiento significativo, por lo que necesitaban una nueva solución para el flujo de trabajo de los contratos a fin de mantener el ritmo. "Realmente, la COVID-19 ha ayudado a cambiar la mentalidad tradicional de las personas a la hora de alquilar un piso. Antes, todo el mundo quería ver un piso antes de alquilarlo. Ahora, las personas se muestran satisfechas con nuestros recorridos virtuales y un proceso para formalizar el alquiler 100 % digitalizado".
Con el objetivo de mantenerse al día con su nuevo crecimiento, proporcionar una forma más sencilla de gestionar los contratos y ofrecer experiencias de cliente de primera clase para arrendatarios y propietarios, Manda se propuso encontrar una nueva solución. Y encontró Dropbox Sign.
"Descubrimos que Dropbox Sign era fácil de integrar, tenía un buen precio y un buen conjunto de funciones. Implementamos la solución en algunos de nuestros flujos de documentos e inmediatamente vimos que la experiencia era más profesional y que nuestros clientes disfrutaban del nuevo proceso".
Dropbox Sign ayuda a que las propiedades se alquilen más rápido
La integración inicial de Dropbox Sign por parte de Manda ayudó a incorporar nuevos propietarios a su plataforma. Mediante una investigación exhaustiva, se descubrió cómo Manda podía mejorar su experiencia de usuario durante la etapa final del flujo de trabajo de los contratos, cuando los propietarios debían firmar el contrato y unirse al proceso. "Era fundamental para Manda ofrecerles una experiencia fluida a los propietarios durante el proceso de incorporación. Podía ser su primera interacción con nuestra marca y las primeras impresiones son importantes. Usar Dropbox Sign ha sido todo un acierto en este proceso", dice Nicolas.
Dropbox Sign API, con una documentación fácil de seguir y en el lenguaje de programación correcto, resultó ser fácil de integrar en el flujo de trabajo y, tras las pruebas, se descubrió que funcionaba más rápido y requería menos esfuerzo por parte de los propietarios para completar el contrato que la solución anterior. "La experiencia de usuario es mucho mejor. Antes, una de cada dos personas se confundía sobre cómo y dónde firmar", explica Nicolas. Esta experiencia de aprendizaje demostró el valor de Dropbox Sign e inspiró a Manda a identificar otros casos de uso en la empresa en los que la solución podría optimizar las operaciones y los flujos de documentos.
Otra complejidad que se debía abordar era la de tener que gestionar varias firmas para una propiedad. Tanto si se trata de un apartamento en el que vivirá una pareja como si es para un grupo de amigos, cada inquilino debe firmar el contrato. Pero tener que gestionar varias versiones del mismo contrato de arrendamiento y realizar un seguimiento de qué inquilinos lo habían firmado y cuáles no suponía una pérdida de recursos y una gran inversión de tiempo. Mediante Dropbox Sign API, los equipos de Manda ahora pueden solicitar que varias personas firmen al mismo tiempo o que los documentos se firmen en un orden específico. "Incluso podemos ver dónde podría estar retenido un contrato y enviarle un recordatorio a esa persona", dice Nicolas.
Se requieren más de 2000 firmas cada mes y la automatización de los flujos de trabajo de los contratos está reduciendo la cantidad de solicitudes de asistencia, lo que significa que el personal puede centrarse en tareas más valiosas que contribuyen al crecimiento de la empresa.
"De manera reiterada, replicamos o mejoramos los flujos de trabajo del sistema anterior, por lo que ofrecemos una experiencia cada vez más fluida en cada punto de contacto con arrendatarios y propietarios. Los contratos se firman más rápido, tenemos menos preguntas durante todo el proceso y podemos reducir significativamente la intervención manual y la asistencia necesarias".
La entrega de las solicitudes de arrendamiento se ha reducido de 30 a 10 días
Los típicos alquileres de pisos tardan aproximadamente 30 días en completarse, pero con Dropbox Sign API, los clientes de Manda pueden contar con las propiedades en solo 10 días. La digitalización de los flujos contractuales y la inmediatez de las plataformas ayudan a los propietarios y arrendatarios a llegar a un acuerdo mucho más rápido.
Gestión automática de más de 2000 firmas al mes
Al automatizar el proceso de contratación mediante la integración de Dropbox Sign API con sus sistemas internos, Manda ha reducido significativamente la carga administrativa y el coste de gestionar más de 2000 firmas al mes.
100% auditable y aún más seguro
La integración de Dropbox Sign API con su plataforma existente le ha proporcionado a Manda una huella digital integral y un registro de auditoría seguro para los miles de contratos que entrega cada mes. Ahora, cuando los supervisores vienen a comprobar que todo funciona como es debido, demostrar el cumplimiento de las directrices, las políticas y los requisitos legales se convierte en un proceso sencillo.
Siguientes pasos de Manda
Ahora que ha empezado a usar Dropbox Sign hace relativamente poco, Manda busca expandir el uso de la plataforma en toda la organización. "Estamos deseando realizar una migración completa a Dropbox Sign y automatizar todos nuestros flujos de trabajo de contratos y documentos. Poder optimizar nuestros procesos existentes nos ha resultado increíblemente útil, y esperamos ver cómo esto nos puede ayudar en más áreas de la empresa", dice Nicolas.
¿Te interesaría obtener resultados como los de Manda?
Dropbox Sign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más importantes sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para acceder a una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.
Contacto
