ISCA se ahorra más de 10 000 páginas al mes con Dropbox Sign
ISCA (Institute of Singapore Chartered Accountants) es el organismo nacional de contabilidad de Singapur que ofrece programas de formación a empresas y profesionales contables, ayuda a sus miembros a digitalizarse y colabora con organismos gubernamentales y ministros en asuntos presupuestarios.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Contabilidad para entornos remotos
Lo sucedido en 2020 modificó la forma en la que tantas empresas de todo el mundo funcionaban. Y uno de los mayores cambios fue la manera de firmar documentos importantes. Antes de la pandemia, la aceptación de las firmas electrónicas no era una prioridad porque el sistema en papel existente todavía no hacía aguas. Pero la COVID-19 supuso una traba para los métodos de firma manuscrita de las empresas de todo el mundo. Algo tenía que cambiar.
Para los más de 100 empleados de ISCA que prestan servicio a más de 32 000 miembros de la organización, la gestión eficaz de miles de documentos es fundamental para sus operaciones diarias; entre estos documentos, se incluyen las solicitudes de formación interna, las aprobaciones y firmas de miembros de la junta directiva, así como a los contratos de proveedores externos. Y, con las nuevas formas de trabajo a distancia, ISCA preveía que las cosas podían complicarse si no actuaban rápidamente. "Nos dimos cuenta de que todos nuestros formularios de solicitud y memorandos no podrían completarse porque ya no estábamos en el mismo edificio. No podíamos subir a otra planta y pedir una firma. Teníamos que encontrar una solución, porque si no cumplíamos los plazos de los contratos, tanto nosotros como nuestros miembros tendríamos un gran problema", dice Edmund Liu, responsable de gestión y tecnología de InfoComm & en ISCA.
Así que recurrieron a Dropbox Sign para poder digitalizar sus procesos de firma con tecnología de firma electrónica.
"He utilizado varias soluciones de firma electrónica caras y de primer nivel, pero HelloSign [ahora Dropbox Sign] ha cambiado mi punto de vista. Es la más sencilla y tiene la mejor experiencia de usuario; además, consigue el mismo rendimiento que esas otras soluciones caras".
Proceso de firma más rápido y en menos páginas
ISCA implementó inmediatamente Dropbox Sign para acelerar y gestionar las aprobaciones internas. Cuando los proyectos implican la participación de la alta dirección, suelen requerir varias firmas de diferentes jefes de departamento, miembros del consejo o de la junta directiva. Pero con documentos en papel, esta cadena de firma corría el riesgo de fragmentarse si se perdía un documento o surgía un cuello de botella en el proceso de firma.
Para añadir complejidad al asunto, los documentos de ISCA deben aprobarlos las partes interesadas en un orden determinado. Y, si alguna de estas aprobaciones se produce fuera de orden, es necesario reiniciar todo el proceso de firma.
Sin embargo, gracias a la lógica integrada de Dropbox Sign, los contratos correctos siempre llegan a las personas adecuadas en el momento oportuno.
"Lo que más me gusta de HelloSign [ahora Dropbox Sign] es la función de firma por orden. Podemos solicitar que dos personas firmen al mismo tiempo o pedir que los documentos se firmen en un orden específico. HelloSign (ahora Dropbox Sign) se encarga de toda la lógica, el envío y los plazos. Además, podemos ver quién no ha firmado todavía o dónde está atascado un documento y enviar un recordatorio a esa persona".
Dropbox Sign también ha mejorado considerablemente la productividad de ISCA. Al administrar grandes volúmenes de contratos detallados en papel, el control de versiones y errores puede ser costoso. Hasta el más mínimo error puede conllevar una reimpresión de entre 20 y 30 páginas, con la consiguiente pérdida de tiempo y papel.
Los empleados de ISCA ahora comparten y firman los documentos digitalmente; de esa manera, cuando se produce un error, pueden solucionarlo y reenviar el documento sin imprimir una sola página. Además, como ISCA puede adjuntar documentos como un solo archivo, los destinatarios ya no tienen que firmar página por página; solo hace falta una firma para todo el documento, lo que acelera aún más el proceso. "Tener que reimprimir y enviar documentos manualmente es un problema. Debido a que firmamos y refirmamos digitalmente con HelloSign [ahora Dropbox Sign], podemos subir todo el documento de nuevo y reenviarlo todo como copia digital. Es muy fácil", dice Edmund.
Esto era solo la punta del iceberg de las firmas. Cuando se trata de adquisiciones, el proceso exige las copias originales. Pero a veces las copias en papel se pierden o se dañan. Si esto sucede, se necesita una copia de seguridad, lo que requiere una verificación y aprobación prolongadas por parte del equipo financiero. Pero, como explica Edmund, con HelloSign [ahora Dropbox Sign], una vez firmado un documento, todos los que lo han firmado obtienen automáticamente su propia copia original. Y como es digital, no puede perderse ni dañarse. Esto ha facilitado mucho las cosas para todos, ya que permite encontrar los documentos originales mediante HelloSign [ahora Dropbox Sign].
ISCA también ahorra tiempo de administración y archivado de información agrupando sus documentos. "Una de mis funciones favoritas de HelloSign [ahora Dropbox Sign] es la de poder adjuntar muchos archivos de diferentes formatos y tamaños. La función de arrastrar y soltar es muy fácil de usar. También puedo adjuntar documentos anteriores de HelloSign [ahora Dropbox Sign] que ya se han firmado, por lo que puedo compartir toda la información relevante en un solo paquete", dice Edmund.
Eliminación del coste de impresión de 10 000 hojas al mes
La sustitución de la firma en papel por la firma electrónica ha reducido el uso de papel de ISCA 10 000 páginas al mes, lo que resulta muy ecológico. Y lo que es aún mejor: ha reducido los gastos en papel más de un 10 %, lo que supone un ahorro de más de 300 USD al mes.
Aumento de la productividad de las firmas
Junto con el ahorro de costes, se produjo un gran aumento de la productividad. Como la lógica integrada de Dropbox Sign gestiona ahora múltiples solicitudes de firma en un orden específico, los equipos de ISCA ya no pierden tiempo gestionando y siguiendo el proceso de firma. "La productividad ha aumentado considerablemente. Se ahorra tiempo y el trabajo se realiza más rápido. Todo el mundo empezó a utilizar HelloSign [ahora Dropbox Sign] y desde entonces todo ha ido sobre ruedas", dice Edmund.
¿Cuáles son los siguientes pasos de ISCA?
Dropbox Sign es ahora la plataforma consolidada de ISCA para la firma de documentos y la usan más de 17 equipos diferentes. De hecho, están tan impresionados que están valorándolo como método de firma preferido para todos los documentos internos y externos. "Como HelloSign [ahora Dropbox Sign] ha experimentado una amplia adopción en ISCA, ahora estamos considerando la posibilidad de usarlo como plataforma clave para todas las tareas relacionadas con la firma", dice Edmund.
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