ISCA saves over 10,000 pages per month with Dropbox Sign
ISCA (Institute of Singapore Chartered Accountants) es el organismo nacional de contabilidad de Singapur que ofrece programas de formación a empresas y profesionales contables, ayuda a sus miembros a digitalizarse y colabora con organismos gubernamentales y ministros en asuntos presupuestarios.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Contabilidad para entornos remotos
Lo sucedido en 2020 modificó la forma en la que tantas empresas de todo el mundo funcionaban. Y uno de los mayores cambios fue la manera de firmar documentos importantes. Antes de la pandemia, la aceptación de las firmas electrónicas no era una prioridad porque el sistema en papel existente todavía no hacía aguas. Pero la COVID-19 supuso una traba para los métodos de firma manuscrita de las empresas de todo el mundo. Algo tenía que cambiar.
Para los más de 100 empleados de ISCA que prestan servicio a más de 32 000 miembros de la organización, la gestión eficaz de miles de documentos es fundamental para sus operaciones diarias; entre estos documentos, se incluyen las solicitudes de formación interna, las aprobaciones y firmas de miembros de la junta directiva, así como a los contratos de proveedores externos. Y, con las nuevas formas de trabajo a distancia, ISCA preveía que las cosas podían complicarse si no actuaban rápidamente. "Nos dimos cuenta de que todos nuestros formularios de solicitud y memorandos no podrían completarse porque ya no estábamos en el mismo edificio. No podíamos subir a otra planta y pedir una firma. Teníamos que encontrar una solución, porque si no cumplíamos los plazos de los contratos, tanto nosotros como nuestros miembros tendríamos un gran problema", dice Edmund Liu, responsable de gestión y tecnología de InfoComm & en ISCA.
That’s when they turned to Dropbox Sign to help them digitize their signing processes with eSignature technology.
"He utilizado varias soluciones de firma electrónica caras y de primer nivel, pero HelloSign [ahora Dropbox Sign] ha cambiado mi punto de vista. Es la más sencilla y tiene la mejor experiencia de usuario; además, consigue el mismo rendimiento que esas otras soluciones caras".
Proceso de firma más rápido y en menos páginas
ISCA immediately implemented Dropbox Sign to speed up and manage internal approvals. When projects involve senior management, they often require several signatures from different heads of department, council members, or board members. But with paper documents, this signature chain was at risk of breaking down whenever a document was lost or a bottleneck in the signing process arose.
Para añadir complejidad al asunto, los documentos de ISCA deben aprobarlos las partes interesadas en un orden determinado. Y, si alguna de estas aprobaciones se produce fuera de orden, es necesario reiniciar todo el proceso de firma.
With Dropbox Sign's built-in logic, however, the right contracts always go to the right people at the right time.
“What I like most about HelloSign [now Dropbox Sign] is the ordered signing feature. We can request two people to sign at the same time or request documents are signed in a specific order. All the logic, sending, and timings are handled by HelloSign [now Dropbox Sign]. Plus we can see who has not yet signed or where a document is stuck, and then we can send a reminder to that person.”
Dropbox Sign has also greatly improved ISCA’s productivity. When managing high volumes of detailed paper contracts, errors and version control can be costly. Even the smallest mistake might lead to a 20- to 30-page reprint, wasting huge amounts of time and paper.
ISCA's employees now share and sign documents digitally — that way, when an error does occur, they can fix it and resend the document without a single page of printing. Plus, because ISCA can attach documents as one file, recipients don’t need to sign on a page-by-page basis anymore; it's just one signature for the entire document — speeding up the signing process further. “The whole effort of reprinting and sending documents manually is a pain. Because we’re signing and resigning digitally with HelloSign [now Dropbox Sign], we can just upload the whole document again and resend everything as a soft copy. It’s so easy,” says Edmund.
This was just the tip of the signing iceberg. When it comes to procurement, the process demands original copies. But sometimes hard copies get lost or damaged. Once that happens, you need a backup copy, which requires drawn-out reverification and approval from the finance team. But, as Edmund explains, “with HelloSign [now Dropbox Sign], once a document is signed, everyone who has signed it automatically has their own original copy. And because it’s digital, it can’t get lost or damaged. It has become so much easier for everyone along the way because they can help themselves and find original documents using HelloSign [now Dropbox Sign].”
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Eliminación del coste de impresión de 10 000 hojas al mes
La sustitución de la firma en papel por la firma electrónica ha reducido el uso de papel de ISCA 10 000 páginas al mes, lo que resulta muy ecológico. Y lo que es aún mejor: ha reducido los gastos en papel más de un 10 %, lo que supone un ahorro de más de 300 USD al mes.
Aumento de la productividad de las firmas
Alongside cost savings was a big boost in productivity. Because Dropbox Sign's built-in logic now manages multiple signature requests in a specific order, ISCA’s teams no longer waste time managing and tracking the signing process. “Productivity has increased tremendously. Time is saved, and work is done quicker. Once everyone started using HelloSign [now Dropbox Sign], we didn’t look back,” says Edmund.
¿Cuáles son los siguientes pasos de ISCA?
Dropbox Sign is now ISCA’s established platform for signing documents, with over 17 different teams using it. In fact, they’re so impressed, they’re considering it as their preferred signing method for all internal and external documents. “Because of HelloSign's [now Dropbox Sign] wide adoption within ISCA, we are now considering using HelloSign [now Dropbox Sign] as the key platform for all signing-related tasks,” says Edmund.
¿Te interesaría obtener resultados como los de ISCA?
Dropbox Sign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más valiosos sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para acceder a una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.
Contacto
