Entrust reduce su proceso de firma de dos semanas a un día con Dropbox Sign
Entrust Public Accounting Corporation ofrece servicios profesionales a una gran variedad de empresas en Singapur en las áreas de seguridad, asesoría, contabilidad, impuestos, secretariado corporativo y subcontratación de procesos comerciales.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Digitalización completa de los informes financieros en papel de 50 páginas
Reducción del proceso de firma de dos semanas a un día
Eliminación de los costes de impresión de 500 folios por transacción
Perfil de la empresa
Procesos de firma manuales y lentos
El 2020 introdujo una nueva forma de trabajar para muchas empresas de todo el mundo. El horario típico de 9 a 17 h se sustituyó por jornadas variables desde cualquier habitación de casa donde llegara mejor la conexión a Internet. Para adelantarse a este cambio, las empresas tuvieron que digitalizar sus flujos de trabajo más rápido que nunca.
Para seguir el ritmo de la transición hacia el teletrabajo, Jason Lew, director y fundador de Entrust Accounting Public Corporation, puso en marcha la digitalización total de su empresa. Una de las necesidades más importantes para completar esta transición era la de eliminar todos los costes relativos a la documentación en papel con la que el equipo trabajaba a diario. Imprimir, firmar, escanear y enviar por correo los documentos ya no era una opción viable, y necesitaban evolucionar para que el negocio continuara.
Por suerte, Entrust estaba un paso por delante en comparación con la mayoría de las empresas de contabilidad de Asia. Ya utilizaban Dropbox para almacenar los documentos y formularios de sus clientes, por lo que incorporar Dropbox Sign para sus necesidades de firma electrónica fue un paso sencillo e intuitivo que les permitió optimizar su negocio para adaptarlo a la nueva normalidad.
"En el sector de las firmas de abogacía y agencias gubernamentales, donde trabajamos con personas acostumbradas a los procesos tradicionales, estamos muy impresionados con las firmas electrónicas. Hemos recibido muchas valoraciones positivas por parte de los clientes, especialmente durante la pandemia, ahora que nuestra forma de trabajar ha cambiado".
Firma fácil y compatible con dispositivos móviles
Entrust, que ya era usuario de Dropbox, estaba familiarizado con la facilidad de uso del producto y su eficacia como herramienta de colaboración. Jason estaba seguro de que Dropbox Sign no sería diferente y que sería igual de fácil familiarizarse con la solución y adoptarla para su empresa. La empresa tardó menos de dos días en comprender el sistema, dominarlo e implementarlo en sus flujos de trabajo. El primer proyecto en el que trabajó Entrust fue la integración de Dropbox Sign en su proceso de firma para los acuerdos de servicio al cliente. Sus colaboradores quedaron impresionados por la facilidad de uso y la eficacia de la firma electrónica.
Esos acuerdos de servicio al cliente son largos y pueden requerir hasta 10 informes financieros de 50 páginas que suman un total de 500 folios que deben firmar ambas partes. No solo el proceso manual de impresión y firma requiere una gran inversión de tiempo, sino que el seguimiento manual de cada conjunto de acuerdos es extremadamente laborioso. En el caso de los documentos que deben firmarse fuera de Singapur, todo el proceso, con el paso adicional de enviar esos formularios por correo internacional, puede tardar más de dos semanas en completarse. Con Dropbox Sign, la empresa de Jason ha podido reducir este proceso a un solo día. Jason explica lo siguiente:
“Dropbox Sign nos resulta muy cómodo de usar porque se puede firmar todo desde un dispositivo móvil cuando y donde quieras. Nos ahorra un montón de tiempo tanto a mí como a los clientes, sobre todo con los contratos que tienen que firmarse fuera del país”.
Al ver la rápida adopción de la firma electrónica y los comentarios positivos sobre ella, fue fácil para Jason decidir implementarla también para uso interno. Su proceso de contratación y sus cartas de aceptación se gestionan ahora con la firma electrónica para garantizar la incorporación fluida y sin problemas de sus empleados. ¿Cuál es la mejor parte? Fue muy fácil incorporarla para todo el equipo.
"Fue increíblemente fácil enseñar al equipo a usar Dropbox Sign, incluso a los miembros con menos conocimientos técnicos. Además, a mis empleados les encanta usar esta solución".
Reducción del proceso de firma de dos semanas a un día
Para completar el anterior proceso de impresión, firma y envío de documentos a otros países necesitábamos dos semanas. Al implementar la firma electrónica y poder firmar en cualquier lugar y en cualquier momento, la empresa y sus clientes han podido reducir drásticamente todo el proceso a un solo día.
Eliminación de los costes de impresión de 500 folios por transacción
Al pasar al método ecológico de las firmas electrónicas y eliminar el lápiz y el papel de su proceso de firma, Entrust ha podido reducir los costes asociados a la impresión. La empresa realizaba un pedido de papel y tinta una vez a la semana para cumplir con sus necesidades de impresión. Ahora, solo lo realizan una vez al mes.
100% auditable y aún más seguro
Los formularios en papel no son solo un engorro a la hora de realizar un seguimiento manual, sino una acción costosa y arriesgada si hay que depender de servicios de mensajería de terceros. Gracias a la completa función de registro de auditoría de Dropbox Sign, Jason y sus empleados pueden realizar un seguimiento de sus documentos firmados y tener la tranquilidad de saber quién los ha firmado y cuándo. "En nuestra empresa utilizamos muchísimo la función de registro de auditoría. Con ella podemos comprobar si la firma es auténtica y cuándo se ha firmado. Es un protocolo importante para nosotros. Aún más prácticos nos parecen los recordatorios incorporados que avisan a las partes interesadas si un documento está a la espera de su firma",explica Jason Lew, director y fundador de Entrust.
Siguientes pasos de Entrust
Entrust, que ya usa mucho Dropbox y Dropbox Sign, planea digitalizarse al 100 % en el futuro, y espera incentivar ese mismo cambio para sus clientes y el sector. El sector contable sigue anclado en sus costumbres, pero los métodos progresistas de Entrust pueden motivar a otras empresas de Singapur a modernizarse y hacer que sus flujos de trabajo sean eficientes, cómodos e incluso más seguros.
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