Cómo Daiichi Jitsugyo Asia aceleró el proceso de firma internacional con HelloSign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (grupo DJKA) es una filial de la empresa comercial japonesa Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., y su sede en Asia se encuentra en Singapur (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Es una empresa de ventas y servicios en expansión y se centra en el suministro de instalaciones y equipos industriales, así como en ofrecer un servicio excelente y disponer de una red global bien desarrollada.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Aceleró su proceso de contratación internacional
Eliminó los costes de impresión y entrega
Redujo los costes de almacenamiento y gestión de los documentos
Perfil de la empresa
El proceso de firma internacional era un lastre
Para Daiichi Jitsugyo Asia, el envío de presupuestos, contratos, informes de finalización y albaranes de entrega a otros países era un proceso largo y lento.
Pero no solo los documentos de ventas ralentizaban las cosas. La documentación interna y confidencial de la reunión general anual también requería la firma de directores de varios países: Japón, Tailandia, etc. Y esos documentos tardaban días en firmarse y devolverse. Yohei Takahashi, el director de Daiichi Jitsugyo Asia, comenta lo siguiente:
"Nuestra principal preocupación era la lentitud de los procesos. El grupo DJK cuenta con oficinas en todo el mundo, por lo que se necesitaba mucho tiempo para conseguir una firma manuscrita. Por ejemplo, nuestra sede está en Japón, así que teníamos que enviar los documentos originales allí y esperar a que la persona indicada los firmara y los enviara de vuelta. Incluso entonces, los destinatarios a menudo trabajaban desde casa o estaban en otro lugar del país en un viaje de negocios. Esto significaba que teníamos que esperar mucho tiempo para conseguir una firma".
Este proceso tradicional en papel no solo era lento, sino que el intercambio de documentos le costaba a Daiichi Jitsugyo Asia una fortuna. Yohei añade lo siguiente:
"Los documentos para los que solicitamos firmas suelen ser muy importantes. Necesitábamos recurrir a una empresa de logística especial, como DHL u OCS, pero el servicio era muy caro".
Daiichi Jitsugyo Asia necesitaba una forma más rápida y rentable de enviar y recibir documentos internos y para los clientes que se adaptara a sus operaciones internacionales. Fue entonces cuando recurrieron a HelloSign.
"Antes de empezar a usar HelloSign, contabilizamos cuántos sobres usábamos mensualmente, cuántos documentos imprimíamos y cuánto gastábamos en enviarlos al extranjero". Concluimos que valía la pena pagar el coste de la suscripción a HelloSign".
Firmas digitales rápidas y transfronterizas
Para reducir el tiempo que dedicaban los clientes y empleados a enviar y firmar documentos para otros países, Daiichi Jitsugyo Asia implementó HelloSign.
Con la tecnología de firma electrónica digital, el equipo ya no tenía que esperar a que llegaran los documentos en papel desde otro país, organizar la entrega de estos a una empresa y esperar a que alguien los firmara y los devolviera mediante otro servicio de entrega. Ahora, los firmantes simplemente reciben un correo electrónico y pueden firmar los documentos de inmediato en su ordenador o dispositivo, lo que permite ahorrar tiempo a todas las partes implicadas.
Además, Daiichi Jitsugyo Asia logró un gran ahorro en todo el proceso de firma de documentos. Hiroki Koumura, responsable de RR. HH., dice lo siguiente:
"Cuando enviábamos documentos en papel, usábamos DHL en lugar del correo aéreo estándar porque era más seguro. Pero también era muy caro. Ahora, hemos reducido los costes de entrega sustituyendo los documentos en papel por los digitales de HelloSign. Comparamos HelloSign con otros dos o tres productos. El precio y la facilidad de uso de HelloSign destacaban ante la competencia".
Esa facilidad de uso fue especialmente importante para el éxito de la implementación de la firma electrónica en Daiichi Jitsugyo Asia. El hecho de que los firmantes de Daiichi Jitsugyo Asia pudieran comprender rápidamente cómo responder a las solicitudes de firma sin la supervisión del equipo de la empresa fue un aspecto clave. Tan Ming Wei, director ejecutivo de RR. HH., explica lo siguiente:
"A veces, cuando le pedíamos a alguien que firmara un documento, teníamos que explicarle cómo funciona el proceso de firma digital. Y eso requería tiempo y paciencia. Pero, con HelloSign, no tenemos ese problema, ya que es un producto fácil de usar que todo el mundo entiende".
HelloSign también ha facilitado las cosas en el equipo de Daiichi Jitsugyo Asia. Ahora pueden hacer un seguimiento de los documentos en tiempo real, para saber quién ha firmado y a quién están esperando todavía.
Además, como Daiichi Jitsugyo Asia ya era cliente de Dropbox, HelloSign resultó todavía más fácil de usar de lo que esperaban tras su integración con Dropbox. Con la integración de HelloSign y Dropbox, los documentos se protegen y almacenan automáticamente en las carpetas existentes de Daiichi Jitsugyo Asia, por lo que no es necesario perder tiempo en mover los documentos entre las dos herramientas. Hiroki Koumura añade lo siguiente:
"Con Dropbox, nuestros documentos firmados se guardan automáticamente en carpetas de fácil acceso. Eso significa que resulta muy cómodo para nuestro personal buscar los contratos firmados".
Firmas internacionales más rápidas
El anterior proceso de impresión, firma y envío de documentos a otros países nos llevaba días. Desde que se implementó la firma electrónica, tanto directores como clientes pueden firmar en cualquier momento y lugar. Daiichi Jitsugyo Asia ha reducido drásticamente el tiempo de firma de los documentos de ventas y de la reunión general anual. Yohei Takahashi, el director de Daiichi Jitsugyo Asia, comenta lo siguiente:
"Podemos seguir fácilmente los avances de los documentos e identificar quién no los ha firmado aún. Incluso aunque el firmante esté de viaje o fuera de la oficina, podemos pedirle una firma".
Eliminación de los costes de entrega de los documentos
Al digitalizar el proceso de firma, Daiichi Jitsugyo Asia ha reducido los costes de impresión y entrega asociados al transporte de los documentos confidenciales a otros países.
Integración de HelloSign y Dropbox para el almacenamiento automático de los documentos
Con la integración de HelloSign y Dropbox, Daiichi Jitsugyo Asia almacena automáticamente y de forma segura todos los documentos en la cuenta de Dropbox de la empresa una vez que se han firmado, lo que facilita su búsqueda y ahorra al equipo horas de trabajo administrativo, ya que no es necesario transferir los documentos entre diferentes sistemas.
¿Cuáles son los siguientes pasos de Daiichi Jitsugyo Asia?
Daiichi Jitsugyo Asia, que ya utiliza Dropbox en toda la empresa y HelloSign en sus oficinas de Singapur, está a punto de implementar HelloSign a nivel internacional, lo que optimizará los procesos de firma de toda la empresa.
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