How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (grupo DJKA) es una filial de la empresa comercial japonesa Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., y su sede en Asia se encuentra en Singapur (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Es una empresa de ventas y servicios en expansión y se centra en el suministro de instalaciones y equipos industriales, así como en ofrecer un servicio excelente y disponer de una red global bien desarrollada.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Aceleró su proceso de contratación internacional
Eliminó los costes de impresión y entrega
Redujo los costes de almacenamiento y gestión de los documentos
Perfil de la empresa
El proceso de firma internacional era un lastre
Para Daiichi Jitsugyo Asia, el envío de presupuestos, contratos, informes de finalización y albaranes de entrega a otros países era un proceso largo y lento.
Pero no solo los documentos de ventas ralentizaban las cosas. La documentación interna y confidencial de la reunión general anual también requería la firma de directores de varios países: Japón, Tailandia, etc. Y esos documentos tardaban días en firmarse y devolverse. Yohei Takahashi, el director de Daiichi Jitsugyo Asia, comenta lo siguiente:
"Nuestra principal preocupación era la lentitud de los procesos. El grupo DJK cuenta con oficinas en todo el mundo, por lo que se necesitaba mucho tiempo para conseguir una firma manuscrita. Por ejemplo, nuestra sede está en Japón, así que teníamos que enviar los documentos originales allí y esperar a que la persona indicada los firmara y los enviara de vuelta. Incluso entonces, los destinatarios a menudo trabajaban desde casa o estaban en otro lugar del país en un viaje de negocios. Esto significaba que teníamos que esperar mucho tiempo para conseguir una firma".
Este proceso tradicional en papel no solo era lento, sino que el intercambio de documentos le costaba a Daiichi Jitsugyo Asia una fortuna. Yohei añade lo siguiente:
"Los documentos para los que solicitamos firmas suelen ser muy importantes. Necesitábamos recurrir a una empresa de logística especial, como DHL u OCS, pero el servicio era muy caro".
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Firmas digitales rápidas y transfronterizas
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Con la tecnología de firma electrónica digital, el equipo ya no tenía que esperar a que llegaran los documentos en papel desde otro país, organizar la entrega de estos a una empresa y esperar a que alguien los firmara y los devolviera mediante otro servicio de entrega. Ahora, los firmantes simplemente reciben un correo electrónico y pueden firmar los documentos de inmediato en su ordenador o dispositivo, lo que permite ahorrar tiempo a todas las partes implicadas.
Además, Daiichi Jitsugyo Asia logró un gran ahorro en todo el proceso de firma de documentos. Hiroki Koumura, responsable de RR. HH., dice lo siguiente:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
Esa facilidad de uso fue especialmente importante para el éxito de la implementación de la firma electrónica en Daiichi Jitsugyo Asia. El hecho de que los firmantes de Daiichi Jitsugyo Asia pudieran comprender rápidamente cómo responder a las solicitudes de firma sin la supervisión del equipo de la empresa fue un aspecto clave. Tan Ming Wei, director ejecutivo de RR. HH., explica lo siguiente:
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
"Con Dropbox, nuestros documentos firmados se guardan automáticamente en carpetas de fácil acceso. Eso significa que resulta muy cómodo para nuestro personal buscar los contratos firmados".
Firmas internacionales más rápidas
El anterior proceso de impresión, firma y envío de documentos a otros países nos llevaba días. Desde que se implementó la firma electrónica, tanto directores como clientes pueden firmar en cualquier momento y lugar. Daiichi Jitsugyo Asia ha reducido drásticamente el tiempo de firma de los documentos de ventas y de la reunión general anual. Yohei Takahashi, el director de Daiichi Jitsugyo Asia, comenta lo siguiente:
"Podemos seguir fácilmente los avances de los documentos e identificar quién no los ha firmado aún. Incluso aunque el firmante esté de viaje o fuera de la oficina, podemos pedirle una firma".
Eliminación de los costes de entrega de los documentos
Al digitalizar el proceso de firma, Daiichi Jitsugyo Asia ha reducido los costes de impresión y entrega asociados al transporte de los documentos confidenciales a otros países.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
¿Cuáles son los siguientes pasos de Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
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Dropbox Sign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más valiosos sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para acceder a una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.
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