How Valor Payroll Solutions uses Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions es una empresa independiente que proporciona servicios de gestión de nóminas, gestión de la jornada laboral, consultoría y recursos humanos. Su cometido es ayudar a los pequeños negocios a asentar sus bases y a abrirse paso en el complejo mundo de las nóminas, gracias a una tecnología puntera y un servicio de asistencia especializado.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
En el mundo de las nóminas estadounidense, el formulario 8655 es indispensable para establecer contacto con el Servicio Interno de Impuestos de EE. UU. (IRS, por sus siglas en inglés) y solicitar la autorización para actuar en nombre de un cliente. Y, como solución para los pequeños negocios de EE. UU., Valor sabe de primera mano que, si los clientes nuevos no envían a tiempo los formularios de autorización del IRS firmados, los problemas empiezan a acumularse. Sin una autorización oficial, Valor no puede actuar en nombre de sus clientes y, en consecuencia, no puede pagar a los empleados de sus clientes.
Los retrasos en las incorporaciones eran un problema que Christina Hageny, fundadora y presidenta de Valor, quería evitar cuando creó su negocio en 2020. Para no dar lugar a que se produjera tal problema, lo primero que hizo Christina fue identificar el origen: la forma ya anticuada en que los clientes recibían, firmaban y devolvían los documentos. "Cuando le pedíamos a un cliente que nos enviara la documentación, pasaba una de dos cosas: o tenía que adquirir un software carísimo por su cuenta o tenía que imprimir y escanear los documentos", explica Christina. Por este motivo, a veces tardaban semanas en recibir la documentación.
En Valor Payroll Solutions sabían que necesitaban una forma más rápida y sencilla de incorporar a los clientes. Por eso recurrieron a Dropbox Sign para agilizar de forma segura el proceso de firma. No solo simplificaron el envío de documentos, sino que empezaron a recibir a tiempo las firmas de los clientes y las autorizaciones del IRS.
"Lo que antes requería semanas ahora se hace en unos minutos. Saber que puedo enviar un archivo y despreocuparme porque el cliente me lo devolverá firmado en cuanto lo vea es un gran alivio".
Gracias a Dropbox Sign, Valor Payroll Solutions envía todos sus formularios de autorización del IRS de forma electrónica, así prescinden del tedioso proceso de imprimir, firmar y escanear documentos. Y como Dropbox Sign no necesita herramientas de terceros para efectuar las firmas, los clientes de Valor pueden firmar documentos en cuestión de minutos desde donde quieran con el dispositivo que quieran. "Usar Dropbox Sign les ha facilitado la vida a mis clientes. Pueden firmar con el móvil, con el ordenador o con cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Al margen de su sector o sus conocimientos informáticos, mis clientes pueden firmar los documentos en un abrir y cerrar de ojos", afirma Christina.
Gracias a los recordatorios automáticos de Dropbox Sign, Valor recibe los documentos firmados aunque a los clientes se les pase firmarlos a la primera. No tiene que esperar a ciegas sin saber si el cliente ha recibido el archivo ni dar toques de atención por correo, puesto que Dropbox Sign hace un seguimiento de todos los documentos que requieren una firma y envía recordatorios de forma automática cuando los documentos no se firman, así, la empresa se asegura de que las autorizaciones se devuelvan firmadas y pueda procesar las nóminas de los clientes nuevos a tiempo.
Además de no tener que perseguir a nadie para que firmen la documentación, Valor se apoya en Dropbox Sign para agilizar la preparación de los documentos y el posterior envío a los clientes. Con las plantillas reutilizables de Dropbox Sign, Valor puede rellenar formularios con la información de un cliente concreto y enviárselo con un par de clics; sin necesidad de crear el documento desde cero.
Como casi todos los documentos con los que trabaja Valor contienen información confidencial, siempre tienen en mente la seguridad. Los formularios en papel se pueden perder o guardar donde no corresponde con una facilidad sorprendente, lo cual pone en riesgo los datos de los clientes. Sin embargo, al utilizar la integración Dropbox Sign + Dropbox, los documentos de Valor se almacenan en la nube de forma automática y segura y quedan protegidos gracias a la autenticación de dos factores. Así, los datos importantes jamás caerán en las manos equivocadas. "Desde el punto de vista de la seguridad, Dropbox Sign es muy útil, porque sé que todo está protegido y nadie puede acceder a los datos. También se integra directamente con Dropbox, así que nos ahorramos trabajar con archivos PDF y el correo electrónico", explica Christina.
Mejora considerable en los tiempos de entrega de documentos
Con las firmas electrónicas implementadas en todos los flujos de trabajo de Valor Payroll Solutions, los clientes pueden firmar cuándo y dónde quieran. Gracias a esto, el tiempo que tardan en devolver documentos que se necesitan con urgencia queda reducido a minutos. En palabras de Christina: "Solo tardan 10 segundos en devolvernos firmado uno de los formularios más importantes. Ya no tenemos que esperar varias semanas ni nos vemos obligados a mandar recordatorios".
Aumento de la productividad en el ámbito interno
En lugar de dedicar horas y horas a redactar documentos y esperar a que los devuelvan, Valor utiliza plantillas personalizadas y las envía para que las firmen en cuestión de minutos.
Confianza inquebrantable en el servicio
Gracias a un almacenamiento seguro, a la autenticación de dos factores y a una integración facilísima con Dropbox, los clientes de Valor tienen la seguridad de que su información está a buen recaudo.
¿Cuáles serán los siguientes pasos de Payroll Solutions?
Con el paso del tiempo, el crecimiento de Valor se ha disparado, al igual que el uso que hacen de Dropbox Sign en la empresa. De cara al futuro, el plan de Valor es generalizar su uso y aprovechar al máximo las plantillas ilimitadas para agilizar el ritmo de trabajo e incorporar a los clientes nuevos sin necesidad de utilizar papel.
Ya sea para agilizar las incorporaciones o el registro de nóminas, o para proporcionar a sus clientes un proceso de firma sencillo; Dropbox Sign se ha convertido en una parte integral de su día a día, y seguirá siendo uno de los recursos de productividad más útiles de Valor.
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