kohlpharma acelera los flujos de trabajo basados en firmas
40 años después de su fundación, kohlpharma es uno de los mayores importadores alemanes de medicamentos protegidos por patente y de venta con receta de Europa y el líder indiscutible del mercado de Alemania. Su fundador, Edwin Kohl, se ha centrado desde el principio en la fijación de precios competitivos esenciales en beneficio de los consumidores, con lo que el sistema sanitario se ahorra cientos de millones de euros cada año.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
La mayoría de los medicamentos los fabrican empresas internacionales que, por lo general, eligen un sitio de producción central en la UE. Entre los motivos de esta estrategia, se incluyen los escasos requisitos fiscales y unos salarios más competitivos. Luego, los medicamentos se ponen en circulación en toda la UE en las condiciones de mercado típicas de cada Estado miembro y, generalmente, a un precio más económico que en Alemania. kohlpharma aprovecha los costes más bajos de otros países de la UE para ofrecer elaboraciones originales en el mercado alemán a precios atractivos. Después, estos medicamentos originales se vuelven a etiquetar o empaquetar de acuerdo con los requisitos alemanes. Los ahorros resultantes ocasionan menos tensiones en el sistema sanitario, lo que beneficia a los médicos, los farmacéuticos y, lo que es más importante, a los pacientes.
Dado que kohlpharma utiliza el exceso de existencias para su suministro, satisfacer la demanda de manera fiable supone un desafío clave. La disponibilidad de los productos y los posibles problemas de suministro pueden variar por razones que están fuera del control de la empresa. Un desafío particular por lo que respecta a la logística es el de transportar con garantía de calidad los medicamentos refrigerados, como la insulina o las vacunas, que deben almacenarse a una temperatura constante de entre 2 y 8 °C a lo largo de toda la cadena de suministro. Por lo tanto, es aún más importante que todo el proceso, desde la compra hasta el suministro, se coordine de la mejor manera posible. Y es por eso por lo que kohlpharma confía cada vez más en el potencial de la digitalización.
Para que un medicamento pueda ponerse en circulación tras su compra, es necesario rellenar y firmar multitud de documentos. Como fabricante de productos farmacéuticos, kohlpharma sigue la normativa de correcta fabricación o GMP (Good Manufacturing Practices, por sus siglas en inglés), lo que implica gestionar muchísima documentación escrita para todos los procesos y pedidos de fabricación completados. La correspondencia, incluida la realización de pedidos y la formalización de contratos, hasta ahora se había llevado a cabo mediante procesos analógicos (impresión, firma, escaneo y envío por correo electrónico), lo que requería una gran inversión de tiempo. Tal y como afirma Johannes Reinert: "A veces, el procesamiento de los documentos, particularmente en el caso de aquellos que son relevantes para la GMP, se alarga y se complica bastante. Por ello, buscamos una solución que pudiera acelerar estas operaciones. Necesitábamos algo digital, centralizado y simplificado que pudiera usar con todos nuestros proveedores de procesamiento de datos electrónicos y socios de servicio".
"Ahora, muchos de nuestros usuarios trabajan desde casa, lo cual supone una nueva experiencia tanto para nuestros empleados que teletrabajan como para aquellos que procesan los datos de forma electrónica. Estamos encantados de haber elegido Dropbox Sign, ya que me ayuda a facilitarles el trabajo tanto a los empleados que trabajan desde casa como los que lo hacen desde la oficina".
kohlpharma primero intentó desarrollar una solución interna, que no solo se basaría en las firmas electrónicas, sino que también asignaría los flujos de trabajo relacionados. Sin embargo, la evolución de las prioridades provocó retrasos en la finalización de esta solución, por lo que la empresa decidió invertir en la gestión de firmas electrónicas. Dropbox Sign demostró ser la mejor solución debido a su transparencia, simplicidad, disponibilidad directa y estructura contractual. Dado el éxito de la solución en la nube de Dropbox Sign y la API de firma electrónica, la empresa rápidamente tomó la decisión de llevar a cabo una prueba exhaustiva.
"Me di cuenta de que Dropbox Sign era la solución que más nos convenía. Hicimos una pequeña prueba para empezar y rápidamente vimos los beneficios de la solución; nos sirvió para resolver todos los problemas que ya teníamos y los que surgieron durante la prueba", comenta Johannes Reinert.
Muy fácil y rápida de usar
La interfaz de usuario de Dropbox Sign es intuitiva.La orientación paso a paso para los contratos y formularios garantiza que se completen todos los campos relevantes y que se inserten todas las firmas requeridas. Dropbox Sign se puede integrar en cualquier entorno, incluso con personalización de marca individual. Esto ayudó inmediatamente a kohlpharma a adoptar sin problemas el teletrabajo. Todo el proceso duraba menos de una hora, desde el pedido verbal hasta la implementación del software.
"Tenía lista la solución ideal para los flujos de trabajo de firma, lo que significaba que podíamos permitir y fomentar el teletrabajo para nuestros equipos. Esta solución nos ofreció la posibilidad de mejorar los procesos empresariales y proporcionar un mayor grado de libertad en cuanto a la ubicación de trabajo", afirma Johannes Reinert.
De lo analógico a lo digital: un futuro sin papel
Ahora que las pruebas iniciales han superado todas las expectativas, kohlpharma ya está planificando la siguiente fase para acelerar los procesos empresariales y mejorar las condiciones de trabajo con Dropbox Sign.
Aumento de la transparencia interna
El plan para el futuro es digitalizar completamente los flujos de trabajo internos de los documentos, así como también la confirmación de la formación interna obligatoria. Esto aumentará en gran medida la transparencia y eliminará la necesidad de digitalizar posteriormente los documentos correspondientes. En el caso de los documentos que necesiten firmas de varias partes, la firma electrónica simplifica el proceso tanto para los editores como para los firmantes.
Mejora de la colaboración externa
También se digitalizarán el seguimiento de los cambios y la firma de los contratos de los proveedores. Mediante este proceso, las estructuras contractuales y los acuerdos con los proveedores se beneficiarán de la unificación de plantillas. Los documentos para los clientes empresariales firmados por kohlpharma podrían editarse exclusivamente con Dropbox Sign en el futuro.
Garantía de calidad: aceleración permanente de los procesos
Para los SOP (procedimientos operativos estándar, por sus siglas en inglés) en los que los procesos de producción estén estrictamente regulados, por ejemplo, el control de calidad y el sistema de calidad EDP, las firmas manuales se reemplazarán por su equivalente digital. Ahora, con la automatización de sus almacenes y la supervisión fluida de la cadena de suministro a distancia, kohlpharma ya es pionera en las áreas de digitalización y automatización en la industria farmacéutica alemana. Planean eliminar todos los procesos de aprobación en papel posibles en un futuro próximo. Todavía queda camino por recorrer, pero con Dropbox Sign han alcanzado un hito importante. Con el tiempo, los formularios se pueden convertir en documentos de Dropbox Sign, lo que reducirá el mantenimiento de registros físicos.
Como explica Johannes Reinert: "De cara al futuro, me gustaría que el control de calidad, por ejemplo, cambiara a formularios digitales, que son mucho más fáciles de usar y se pueden gestionar de manera más eficiente. Cualquier actualización que se requiera legalmente se puede llevar a cabo en el menor tiempo posible y en todos los documentos relevantes, sin tener que destruir montones de formularios. Todo se firma y completa con componentes de Dropbox Sign integrados a la perfección. Por lo tanto, nuevamente nos beneficiamos en términos de transparencia: se puede hacer un seguimiento de los detalles de todos los procesos".
¿Quieres que todo te vaya igual de bien que a kohlpharma?
No dudes en pedirnos información sobre Dropbox Sign hoy mismo. Dropbox Sign es una forma fácil de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes. Si necesitas ayuda para elegir el producto de Dropbox Sign más adecuado, pide una cita de demostración y te explicaremos cómo se pueden optimizar los procesos de firma en tu empresa.
Contacto
