How Vermouth Beauty accelerates funding and hiring—and saves $75k+ in a year
Vermouth Beauty está ayudando a abordar los problemas medioambientales y el uso de ingredientes nocivos en la industria de la belleza con sus lápices labiales de origen vegetal. Desde que implementaron Dropbox Sign, han acelerado la inversión, el trabajo legal y la contratación, y están mejor equipados para ampliar su alcance.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Aceleración de la financiación, el trabajo legal y la gestión del talento
Más de 75 000 USD
ahorrados en un año
40 horas
de trabajo ahorrado durante una ronda de inversión
Perfil de la empresa
Tecnología complicada que paraliza acuerdos críticos
Para que las start-ups tengan éxito y los clientes hablen de ellas, hay ciertos componentes que son esenciales. Necesitan un producto destacado, una estrategia cuidadosamente elaborada para llegar al mercado, un equipo talentoso y una cultura sólida. Menos obvio, pero igualmente fundamental, es contar con flujos de trabajo adecuados para los acuerdos. ¿Por qué? Porque cuanto más rápido obtengas el capital, contrates al talento, cierres acuerdos y protejas tu propiedad intelectual, antes alcanzará tu empresa sus objetivos de crecimiento.
Como directora ejecutiva de Vermouth Beauty, Meg Diaz conoce de primera mano los innumerables desafíos a los que se enfrentan las start-ups, y la empresa los está superando de manera inspiradora. La gama de productos éticos de la empresa es una maravilla. Su lápiz labial, elaborado con ingredientes de origen vegetal y envases compostables, captura el espíritu de la época de crear productos que sean buenos para los clientes y para el planeta. Paralelamente, su estrategia de gestión del talento aprovecha a mujeres expertas de todo el mundo con un potencial subutilizado.
Si bien Vermouth Beauty tenía el producto, la estrategia y la confianza necesarios para prosperar, había un elemento que no los dejaba avanzar. Para seguir siendo competitivos, necesitaban actuar con rapidez en todo, desde la recaudación de fondos hasta la contratación y las ventas. Pero la complicada tecnología que usaban ralentizaba la redirección y el seguimiento de los acuerdos empresariales críticos a un ritmo virtual de caracol.
"Al principio elegimos DocuSign para compartir acuerdos y firmarlos de forma segura, porque nuestro plan era ampliar nuestro alcance y crecer rápidamente y sentíamos que era un software diseñado para ser grande", comenta Meg. "Pero nos pareció demasiado difícil de manejar y requería mucho tiempo de uso; sentíamos como si estuviéramos tirando de un trineo con peso".
Había un par de razones convincentes por las que mejorar los flujos de trabajo de los acuerdos. En primer lugar, se avecinaba una importante oportunidad de financiación inicial, que requería niveles intensos de gestión de acuerdos, con cientos de documentos que debían personalizarse, redirigirse y supervisarse con precisión para poder conseguir más capital. Les preocupaba mucho no saber si podrían moverse lo suficientemente rápido con su herramienta actual.
En segundo lugar, los problemas que tenían con el software heredado causaron ineficiencias en sus flujos de trabajo de gestión de talentos. Debido a que la tecnología era tan difícil de dominar y aprovechar, no podían redirigir ni supervisar contratos ni otros documentos relacionados con el empleo tan rápido como les hubiera gustado.
Meg explica lo siguiente:
"Teníamos serios problemas para incorporar empleados y contratistas. Aunque en esa etapa inicial solo enviábamos una cantidad relativamente pequeña de acuerdos y contratos de trabajo, sabíamos que el problema se multiplicaría cuando incrementáramos nuestro crecimiento e impulso".
Vermouth Beauty se encontraba en una encrucijada. Necesitaban con urgencia optimizar sus flujos de trabajo de acuerdos, especialmente en lo que respecta a la gestión de acuerdos de recaudación de fondos y de talentos. Con la solución adecuada, podían lograr una mejor organización empresarial, asegurar un mayor éxito financiero y transformar la contratación.
"Estamos muy contentos con Dropbox Sign. Nos ha permitido centrarnos en nuestras prioridades estratégicas y nuestro crecimiento, en lugar de las minucias logísticas que se requieren para llegar a los objetivos".
Recaudación de fondos y contratación más rápidas con flujos de trabajo optimizados
En un mercado tecnológico tan abarrotado, Vermouth Beauty no carecía de soluciones entre las que elegir. Pero encontraron una que ayudaría a su empresa a prosperar: Dropbox Sign.
Meg argumenta lo siguiente: "Seleccionamos Dropbox Sign tanto por su facilidad de uso como por su precio. Nos ofrecía una solución adecuada para el punto en el que nos encontrábamos y, al mismo tiempo, podía crecer con nosotros, ya que éramos una start-up con ambiciones".
Con Dropbox Sign, Vermouth Beauty dispone de una plataforma fácil de usar para preparar, enviar, firmar y supervisar los acuerdos. Como la solución se aprende a usar enseguida, los empleados ya estaban enviando acuerdos sin problemas a inversores, empleados potenciales, contratistas y clientes a los pocos días.
Dropbox Sign nos llevó inmediatamente a la recaudación de fondos. Durante una ronda reciente de inversión inicial, no solo aceleró el proceso de envío de acuerdos complejos a inversores potenciales, sino que también permitió a Meg y a su equipo administrar el redireccionamiento por su cuenta, en lugar de pagar miles de dólares para delegar la tarea a expertos legales.
"Sin Dropbox Sign, habríamos necesitado que nuestro equipo legal se encargara de toda la redirección y la administración, y eso nos hubiera costado miles de dólares", dice. "Al administrar nuestras propias redirecciones, podemos observar el progreso de los acuerdos nosotros mismos, validar lo que está sucediendo y solucionar problemas rápidamente, sin tener que consultarlo siempre con el departamento legal. Esto aceleró el proceso y nos ahorró mucho tiempo y dinero".
El flujo de trabajo de contratación de Vermouth Beauty también se agilizó. Se han simplificado todas las fases del papeleo para gestionar talentos. Los compañeros simplemente suben los documentos necesarios a Dropbox Sign, como los acuerdos de confidencialidad o las cartas de oferta, añaden los detalles sobre quién debe firmar y arrastran y sueltan todos los campos obligatorios en su sitio. Es igual de fácil para el destinatario devolver el documento.
Y lo que es aún mejor: Vermouth Beauty separa y automatiza los flujos de trabajo de diferentes acuerdos. Enviar documentos en diferentes lotes, en lugar de todos a la vez, evita que los nuevos talentos se agobien por tener una enorme pila de papeles por firmar.
Meg explica lo siguiente:
"Dropbox Sign facilitó la implementación de un proceso en el que redirigimos los acuerdos de confidencialidad antes de continuar con otras partes del acuerdo y los enunciados de trabajo. Crear flujos de trabajo fluidos y asegurarnos de cubrir todas nuestras bases es muy fácil. Antes, solo el intentarlo hubiera sido una agonía".
Como tiene muchos documentos que redirigir y administrar, Meg valora mucho la visibilidad total que tiene del punto en el que se encuentran las personas en el flujo de trabajo de los acuerdos, desde el envío hasta la firma.
Añade lo siguiente:
"Con Dropbox Sign, es fácil ver quién ha visto un documento, quién lo ha firmado y en qué parte del proceso nos encontramos. Si un documento se ha revisado, pero no se ha firmado, podemos hacerle un control proactivo y, a menudo, hacer avanzar el proceso de una manera realmente efectiva".
Más de 75 000 USD ahorrados en un año y una empresa más organizada y ágil
En Vermouth Beauty, Dropbox Sign ha marcado un antes y un después. Hoy en día, son una empresa más organizada y ágil, cierran acuerdos de recaudación de fondos más rápido y realizan contrataciones globales de manera eficiente.
Grandes ahorros financieros
Al optimizar sus flujos de trabajo de acuerdos con Dropbox Sign, Vermouth Beauty ha ahorrado mucho dinero. De hecho, Dropbox Sign es tan completo, fiable y fácil de usar que todavía no han necesitado contratar a expertos en marketing a tiempo completo ni especialistas en Recursos Humanos, con lo que ahorran alrededor de 60 000 dólares al año. Solo durante el mes posterior a su última ronda de inversión, también ahorraron 15 000 USD en honorarios legales y 40 horas de trabajo de su responsable de operaciones.
Para una start-up con ambiciones como la nuestra, el flujo de caja es un elemento fundamental, y tener tanto dinero disponible hace que sea más fácil presupuestar, pronosticar y crecer con mayor confianza.
Meg explica lo siguiente:
"El hecho de que Dropbox Sign sea una fuente de ahorro para nosotros es realmente importante. Ahora, invertimos nuestro dinero en personal, desarrollo de productos, materias primas y optimización de procesos en lugar de honorarios legales y salarios excesivos. Nos aseguramos de que cada dólar que recaudamos cuente".
Aprovechar fácilmente el potencial subutilizado de mujeres expertas de todo el mundo
Debido a que Dropbox Sign hace que la gestión del talento sea mucho más fácil, Vermouth Beauty está contratando e incorporando talento femenino inexplorado más rápidamente.
Meg explica lo siguiente:
"Dropbox ha simplificado nuestro proceso de gestión del talento. Ahora completamos más rápido el papeleo de las incorporaciones y podemos pasar enseguida a otros aspectos críticos, como presentar al talento nuestra misión, valores, expectativas y cultura, que son muy importantes para nosotros".
Meg está orgullosa de que Vermouth Beauty provea a un mercado femenino desatendido y aprecia el papel que desempeña Dropbox Sign. "Dropbox Sign nos permite ajustar nuestros acuerdos rápida y fácilmente, de modo que podemos ofrecer la flexibilidad que queremos al tipo de talento que intentamos atraer", afirma.
Más tiempo para centrarse en la estrategia y el crecimiento
Cada acuerdo gestionado en Dropbox Sign genera ahorros en términos de tiempo y eficiencia. Así, el equipo de Meg puede centrarse en perfeccionar y preparar sus procesos y flujos de trabajo para el futuro, en lugar de luchar con herramientas complicadas.
"La facilidad de uso de Dropbox Sign nos ha permitido centrarnos más en objetivos estratégicos a largo plazo, así como en la mejora de los procesos", dice Meg. "También le ha permitido a mi responsable de operaciones usar su fantástica mente analítica en cuestiones que van más allá del simple uso de una herramienta".
Meg recomienda Dropbox Sign a cualquier empresa que busque optimizar los flujos de trabajo de los acuerdos y crear una plataforma de lanzamiento sólida para el crecimiento. Añade lo siguiente: "Nos ha permitido centrarnos en nuestras prioridades estratégicas y nuestro crecimiento, en lugar de las minucias logísticas que se requieren para llegar a los objetivos". Estamos muy contentos con Dropbox: hemos realizado tareas de inversión, de gestión de talentos y de protección de la propiedad intelectual. Y, en los flujos de trabajo de esas tareas, Dropbox Sign nos ha resultado de lo más útil, fluido y efectivo".
¿Cuáles son los siguientes pasos de Vermouth Beauty?
Gracias a que Dropbox Sign ahorra preocupaciones al equipo de liderazgo y también mucho tiempo y dinero, Vermouth Beauty puede centrar toda su atención en financiar, administrar y hacer crecer la empresa. Meg explica lo siguiente:
"Nos encanta Dropbox Sign. Creo que puede ayudarnos a ampliar nuestro alcance sin demasiadas complicaciones, y ese es uno de los aspecto que verdaderamente explican qué lo usamos".
Como los volúmenes de pedidos y los ingresos siguen creciendo, la empresa planea dejar de obtener las materias primas de intermediarios costosos y recurrir directamente a los proveedores. Meg añade lo siguiente: "Cuando realicemos adquisiciones, iremos directamente a la fuente y necesitaremos crear acuerdos independientes. Las plantillas de Dropbox Sign nos resultarán muy útiles".
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