How Dropbox Sign saves time and eliminates errors in HR and Sales
Process Street ayuda a sus clientes a gestionar tareas repetitivas, simplificar procesos y mejorar la eficiencia en general con un software de automatización de flujos de trabajo sin código.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Proporciona funciones de firma electrónica a más de 5000 aplicaciones de clientes de Process Street.
30 min
Se ahorran 30 minutos por plantilla.
Se cometen menos errores de entrada de datos.
Perfil de la empresa
Una automatización de flujos mejorada
Cuando el mundo sustituyó los procesos en papel tradicionales —como los de incorporación de empleados y de propuestas comerciales— por las herramientas digitales, llegó la sorpresa: los equipos tenían que lidiar con cada vez más herramientas para completar los procesos.
Tener que ir cambiando de herramienta era —además de tiempo perdido para los empleados— un método más propenso a los errores, ya que había que copiar y pegar datos como números de la seguridad social, números de encaminamiento y direcciones de una herramienta a otra.
Process Street quiso afrontar este problema, por lo que creó una plataforma de automatización de flujos de trabajo sin código que ayuda a las empresas a agilizar los procesos cotidianos. “Cada negocio tiene un proceso repetible que puede funcionar mejor. A esto nos dedicamos en Process Street”, explica Ashley Chain, directora de personal y operaciones en la empresa.
Sin embargo, muchos de estos procesos —como la incorporación de empleados y la preparación de propuestas comerciales— implican rellenar información y solicitar firmas. Process Street ya estaba familiarizada con el uso de firmas electrónicas para estos tipos de tarea, pero la herramienta que usaba tenía una interfaz deficiente y no ofrecía la opción de integrarla en sus procesos internos. Tenía que usar una herramienta completamente desconectada para firmar los documentos, y sus clientes también.
En el terreno de los RR. HH., esta falta de eficiencia provocaba retrasos en las ofertas de empleo, la incorporación y los ascensos, con el riesgo de perder a candidatos excelentes.
En cuanto a las ventas, presentar presupuestos y cerrar acuerdos podía tardar demasiado. Eso hacía que los clientes potenciales no estuvieran satisfechos y, por tanto, ponía en peligro las ventas.
La solución pasaba por encontrar una herramienta con la que tanto el equipo como los clientes pudieran aprovechar funciones de firma electrónica para diseñar flujos de trabajo completos.
Process Street no tardó en dar con Dropbox Sign.
“Al automatizar el proceso de borradores de contratos con Dropbox Sign, me ahorro al menos 30 minutos cada vez que tengo que enviar una carta de oferta a una incorporación”.
Dropbox Sign aporta funciones de firma ágiles a Process Street
Process Street ofrece las funciones de firma de Dropbox Sign para flujos de trabajo mediante la automatización de Zapier.
Así, tanto Process Street como sus clientes pueden usar las más de 800 plantillas de flujo de trabajo de la empresa o crear flujos propios para encargarse de tareas que necesitan firmas, como incorporar a empleados, comprobar antecedentes o firmar contratos de ventas. Cuando envían solicitudes de firma, los usuarios pueden simplemente conectar Process Street con su cuenta de Dropbox Sign mediante Zapier para crear flujos de firma automatizados.
De hecho, la empresa usa la integración de firma electrónica de Dropbox Sign en sus propios procesos internos. Dentro del departamento de RR. HH., Ashley usa la automatización de Zapier de Dropbox Sign para crear borradores de cartas de oferta y enviárselas al personal nuevo. Cuando alguien acepta verbalmente una oferta, Ashley inicia un flujo de trabajo automatizado en Process Street. La información sobre esa persona se extrae del sistema y se usa para rellenar los campos correspondientes en la plantilla de carta de oferta de Dropbox Sign. Con la información ya rellenada, Ashley es capaz de enviar el documento oficial a los candidatos para que la firmen en unos pocos minutos. “Al automatizar el proceso de borradores de contratos con Dropbox Sign, me ahorro al menos 30 minutos cada vez que tengo que enviar una carta de oferta a una incorporación”, comenta Ashley.
No tener que manejar los datos dos veces ni pasar manualmente la información de una herramienta a otra ha sido valioso para la empresa más allá de la contratación de personal. Sus equipos de RR. HH. y ventas han reducido enormemente los errores de entrada de datos.
“Se acabaron las meteduras de pata con los números. Estamos ahorrando tiempo y trabajamos tranquilos sabiendo que no habrá datos incorrectos”, explica Ashley.
Para Process Street, poner en marcha la integración fue sencillo. Ashley pudo configurar la integración sin ayuda en el primer intento y, cuando tuvo dudas, el equipo de asistencia de Dropbox Sign intervino y ayudó rápidamente. “Tuve una duda sobre cómo se veía mi firma, y el equipo de asistencia me ayudó muchísimo. Los agentes me acompañaron en todo momento, fueron ágiles y resolvieron el problema en poco tiempo”, recuerda. “El departamento de ventas me comentó lo mismo cuando se puso a configurar Zapier para las propuestas comerciales. Toda la empresa está encantada con el equipo de asistencia”.
Usar la integración en Zapier le ha permitido a Process Street ahorrarse el tiempo y esfuerzo que supondría desarrollar una herramienta de firma electrónica propia. “Crear algo así para tenerlo en la plataforma sin ayuda hubiera sido casi imposible”, opina Ashley. “Poder enseñarles a los clientes que tenemos esta integración configurada en los productos y que es muy fácil prepararla con Zapier ha sido además una ventaja enorme”, añade.
Con Dropbox Sign, los procesos de firma son muy fluidos
Un sinfín de oportunidades de firma para los clientes de Process Street
Los clientes de Process Street pueden añadir solicitudes de firma electrónica a sus flujos de trabajo conectando Dropbox Sign y la plataforma de la empresa mediante Zapier. Esto significa que es posible usar Dropbox Sign en los flujos de trabajo de la empresa junto a más de 5000 aplicaciones, como Salesforce, que abre la puerta a una serie de usos flexibles.
30 minutos ahorrados por contrato
Gracias a Dropbox Sign, es posible crear, rellenar y enviar en pocos minutos documentos de todo tipo, como cartas de oferta o propuestas comerciales.
Se cometen menos errores de entrada de datos.
Que los datos se rellenen automáticamente en los contratos significa que el personal y los clientes de Process Street no tienen que preocuparse por si introducen errores en los borradores de documentos.
Siguientes pasos de Process Street
De cara al futuro, Process Street tiene pensado lanzar nuevas funciones y mejorar las actuales según los comentarios que reciba de los clientes. La empresa espera que, con cada actualización, los procesos se adapten mejor a las necesidades de quienes los usen. “Estamos trabajando en mejorar la función de lógica condicional y añadir cosas que sabemos que les gustarán mucho a los clientes, como un conjunto de datos de formulario. Estos añadidos permiten profundizar en algunos procesos y les dan a los clientes la opción de personalizarlos todavía más. Es una novedad apasionante, quizás incluso demasiado avanzada, pero estamos encantados de poder ofrecerla”.
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