How Symphonic streamlined artist onboarding and contract creation
Symphonic es una distribuidora independiente de música que ayuda a los artistas, entre otras cosas, con los cobros por derechos de autor y la distribución de música y vídeos. Es un trampolín con el que los creadores pueden impulsar su carrera y lanzar su música al mundo entero.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Más de 400 solicitudes de documentos automáticas al mes
Una experiencia de firma más rápida para los clientes
Más de 60 plantillas de Dropbox Sign
Perfil de la empresa
Elaborar contratos e incorporar a nuevos artistas en función de la necesidad
El auge de la digitalización ha cambiado radicalmente el mundo de la producción musical, al igual que su consumo y su distribución, durante los últimos 15 años. Al pasar de los CD a lo digital, los artistas y sus fans han recuperado el poder. Ahora, un artista puede comprar diferentes ritmos, pasar una noche trabajando con ellos y tener una canción terminada y lista para subirla a una plataforma de streaming a la mañana siguiente. Pero, a medida que acelera el ritmo de producción musical, también aumentan las exigencias a las empresas distribuidoras para que les aseguren a los artistas que sus canciones quedarán remuneradas y protegidas de forma legal.
Hacer las cosas a la vieja usanza (escanear contratos y mandarlos en PDF por correo o imprimir y firmar a mano los documentos) ya no tiene cabida en un sector digital donde se trabaja a un ritmo acelerado. En el peor de los casos, estos procesos de firma tan anticuados obligaban a los artistas a hacer malabares innecesarios y esperar semanas para lanzar su música o cerrar un acuerdo.
Para ayudar a los artistas con sus lanzamientos y acelerar la incorporación de nuevos creadores, Symphonic necesitaba una herramienta que pudiera hacerle frente a la altísima demanda e integrarse con su sistema de ventas existente. Su objetivo era simplificar el proceso de firma para los equipos internos y ayudar a los artistas a lanzar música cuando ellos así lo quisieran. Entonces, encontraron Dropbox Sign.
"Es sencillísimo enviarle documentos al cliente para que los firme y te los devuelva. Además, tienes la certeza de que las firmas serán legalmente vinculantes. Eso es lo mejor de todo".
Seguir el compás de la integración en HubSpot
Symphonic utiliza HubSpot CRM para gestionar una lista cada vez más larga de músicos y creadores de contenido. HubSpot lleva un registro de las interacciones, los acuerdos y los comentarios de los artistas de Symphonic. Esta plataforma recopila toda la información relevante y la almacena en un lugar unificado de fácil acceso, de tal forma que gestionar la relación con los creadores con los que trabajan resulte más sencillo. Como Dropbox Sign se integra perfectamente con HubSpot, era obvio que se usaría como la herramienta predeterminada para firmar contratos.
Ahora, el personal de la empresa encargado de los acuerdos puede aprovecharse de la nueva funcionalidad de firma electrónica dentro una plataforma con la que ya está familiarizado. En lugar de enviar por correo los contratos, los artistas pueden usar Dropbox Sign para firmarlos al instante. De esta forma se prescinde de preparativos innecesarios. Rebecca Graff, directora ejecutiva de Symphonic, explica por qué esto fue clave para la empresa: "Tener Dropbox Sign integrado en HubSpot da al personal encargado de cerrar acuerdos acceso a contratos que pueden enviar cuando las negociaciones se encuentran en el momento oportuno, y Dropbox Sign permite a los artistas firmarlos inmediatamente".
Aprovechando las plantillas que Dropbox Sign pone a su disposición, Symphonic utiliza más de 60 plantillas prediseñadas para redactar todo tipo de acuerdos, lo cual hace que elaborar contratos nuevos sea coser y cantar. Esto es un elemento clave del nuevo proceso de incorporación de la empresa, automatizado casi al completo, pues Symphonic envía más de 400 solicitudes de documentos automatizadas al mes. HubSpot y Dropbox Sign funcionan perfectamente, ya que la automatización del proceso facilita en gran medida la gestión de las nuevas incorporaciones. "Los artistas presentan una solicitud, rellenan el formulario, se les devuelve el contrato mediante Dropbox Sign, lo firman y se activa la creación de la cuenta en HubSpot, lo que les permite subir su contenido. Y todo esto se puede hacer en un día", explica Rebecca.
Dropbox Sign ofrece la posibilidad de firmar contratos de forma digital desde cualquier lugar, por eso, los artistas con los que trabaja Symphonic tienen la libertad de lanzar música a su ritmo, sin las trabas de los anticuados procesos manuales.
HubSpot y Dropbox Sign forman el equipo perfecto
Contratos cumplimentados al instante
Antes, los contratos sin firmar se traducían en semanas de retraso en los lanzamientos. Ahora, gracias a la función de firma electrónica de Dropbox Sign, los artistas independientes pueden dar a conocer su música sin perder el compás. Si hubiera que descargar, imprimir, firmar, escanear y enviar documentos por correo, el proceso sería infinitamente lento. Ahora, un artista puede ir a un estudio, decir que quiere producir una canción, y en cuestión de minutos el papeleo estaría terminado.
Plantillas con las que siempre se ahorra tiempo, sea cual sea su cometido
Los encargados de cerrar acuerdos perdían mucho tiempo elaborando acuerdos, redactando contratos y preparando la documentación de los términos y condiciones. Con las plantillas de Dropbox Sign, Symphonic cuenta con formularios personalizados para elaborar todo tipo de documentos, contratos y acuerdos.
Integración perfecta en HubSpot
En lugar de tener que aprender a manejar otra herramienta, Dropbox Sign se integró sin problemas en la plataforma que Symphonic usaba a diario. Con esto, todos los equipos de la empresa mantuvieron el nivel de productividad y se beneficiaron de las firmas electrónicas al instante, pues ni siquiera tenían que salir de HubSpot.
¿Cuáles serán los siguientes pasos de Symphonic?
Dropbox Sign ha pasado a ser una herramienta básica en la forma de trabajar de Symphonic. Dropbox Sign es una herramienta que encaja a la perfección en el ritmo de trabajo de Symphonic. Gracias a ella, los contratos se firman más rápido, los artistas lanzan música antes y los empleados no pierden el tiempo enviando recordatorios para que se firmen los documentos.
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