How EqualTo uses eSignature to hire and close deals faster
EqualTo es una nueva start-up con sede en Berlín que ayuda a los equipos de software a integrar la tecnología de hojas de cálculo en sus productos.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Reduce costes gracias a la automatización de tareas manuales
Ahorra de 3 a 5 días en el proceso de contratación
Envía solicitudes de firma de forma remota y directa a los firmantes
Perfil de la empresa
La firma manual de contratos ralentiza la contratación y los acuerdos comerciales
El equipo de EqualTo ha desarrollado una tecnología de hojas de cálculo para ingenieros de software, gracias a la cual pueden añadir fácilmente la funcionalidad de hoja de cálculo a sus productos.
Pero, como buena empresa de software, EqualTo siempre busca formas de automatizar y optimizar sus procesos. La contratación era un área de EqualTo poco eficiente. En un mercado laboral tan competitivo, que el proceso no avance lo suficientemente rápido puede costarte buenos candidatos, tiempo y dinero. Para EqualTo, el proceso de contratación podría retrasarse no solo por la necesidad de firmas manuscritas, sino también por el paso adicional de tener que enviar por correo cuatro documentos diferentes. La contratación incluye un contrato laboral, un acuerdo de confidencialidad, un acuerdo de uso privado de Internet y un acuerdo de opciones sobre acciones, por no mencionar otros documentos, como cuando se necesita un visado.
"Imagínate que contratas a cuatro o cinco personas en un mes. Será necesario firmar muchos documentos. Si los imprimes, perderás mucho tiempo y no te resultará nada práctico", afirma Dmitri Kemenev, vicepresidente del departamento de finanzas y operaciones de EqualTo. Además, al invertir varios días en enviar y esperar a que te devuelvan la documentación, puedes perder a los empleados si estos reciben una oferta de otra compañía o cambian de opinión.
Además de querer contratar al mejor talento, también es crucial que EqualTo logre cerrar acuerdos lo más rápido posible. Cuando trabaja con clientes y proveedores externos, EqualTo necesita que se firmen muchos tipos de documentos, como los contratos comerciales, los acuerdos de confidencialidad, los formularios de los proveedores y los acuerdos con estos. Si los documentos se envían por correo, el proceso puede alargarse mucho, ya que tardarán unos cuantos días en recibirse. La persona que reciba el documento (que puede no ser el destinatario previsto) deberá llevar el contrato al firmante. "Lo interesante es que las cosas se firmen rápido. Seguramente no querrás perder tiempo imprimiendo y enviando los documentos por correo postal. ¿Quién sabe cuándo se recibirán realmente?", continúa Dmitri.
El papel de la firma electrónica ha sido esencial en la contratación y el éxito general de EqualTo, razón por la cual la empresa recurrió a Dropbox Sign.
"El uso de la firma electrónica en el proceso de contratación nos ahorra entre 3 y 5 días. Podemos contratar a buenos candidatos porque somos más rápidos en comparación con otras empresas, y lo somos porque Dropbox Sign nos ayuda".
Las firmas electrónicas optimizan la contratación y la firma de contratos
Dmitri y los fundadores de EqualTo habían utilizado Dropbox Sign en su empresa anterior. Confiaban en que Dropbox Sign ofrecería la eficiencia que su nueva start-up necesitaba, por lo que implementaron la firma electrónica desde el principio.
Según la ley alemana, los contratos de trabajo deben firmarse de forma manuscrita, pero EqualTo utiliza Dropbox Sign para firmarlos electrónicamente primero, como gesto de buena fe, lo que le ayuda a no perder a los candidatos incluso mientras los nuevos empleados esperan la formalización oficial del trato con un contrato físico.
Para los demás documentos de las nuevas contrataciones, como los acuerdos de confidencialidad, los acuerdos de uso privado de Internet y los de opciones sobre acciones, EqualTo puede confiar únicamente en la firma electrónica, que acelera la incorporación y logra que la contratación sea más eficiente en general.
"El uso de la firma electrónica en el proceso de contratación nos ahorra entre tres y cinco días", añade Dmitri. "Es una herramienta fundamental. Podemos contratar a buenos candidatos porque somos más rápidos en comparación con otras empresas, y lo somos porque Dropbox Sign nos ayuda".
También es mucho más fácil que los clientes y los proveedores firmen los documentos. EqualTo ahorra el engorroso trámite de enviar documentos por correo y esperar a que lleguen a la persona adecuada de manera oportuna. Permite enviar documentos de forma fácil directamente a la persona que tiene la autoridad para firmarlos, lo que agiliza los acuerdos comerciales y de gestión de proveedores.
Es más, el seguimiento de documentos en tiempo real de Dropbox Sign permite a EqualTo tener visibilidad total del estado de los contratos, de modo que su personal sabe si un firmante ha recibido o visto un contrato y cuándo es el momento de continuar. "Con Dropbox Sign, obtenemos las firmas rápidamente y nos ahorramos tener que enviar los contratos por correo. Y eso es especialmente importante ahora que el mundo es tan virtual. Con Dropbox Sign, también puedes ver el estado de las firmas, quién ya ha firmado y quién no. Además, permite configurar recordatorios automáticos. Creo que el principal beneficio es la gran cantidad de tiempo que te ahorra", explica Dmitri.
La simplificación del proceso ha ahorrado tiempo al personal de EqualTo para centrarse en asuntos más apremiantes. Antes, el responsable de la oficina hubiera tenido que enviar, recibir y supervisar todos los contratos y documentos relacionados. Al automatizar esas tareas administrativas con la ayuda de la firma electrónica, EqualTo elimina la necesidad de contratar personal adicional para realizar ese trabajo tan monótono.
Con Dropbox Sign, las empresas son más eficientes
El proceso de contratación se reduce entre 3 y 5 días
Al enviar la mayoría de los documentos de contratación por Dropbox Sign, se acelera el proceso y se reducen las posibilidades de que los candidatos acepten otra oferta.
Se elimina el papeleo físico
EqualTo se ahorró tener que contratar a un responsable de oficina que realizara los malabarismos que implican el envío y la recopilación de firmas por correo.
Las solicitudes de firma se envían de forma remota y directa a los firmantes
Con la firma electrónica, EqualTo puede enviar las solicitudes de firma directamente a las personas adecuadas y recibirlas directamente de esas mismas personas, lo que elimina pasos adicionales y ahorra tiempo de espera.
¿Cuáles serán los siguientes pasos de EqualTo?
EqualTo tiene dos años de antigüedad, así que se encuentra actualmente en la etapa inicial. Su siguiente paso es asegurar la financiación de la serie A, un objetivo que la start-up espera lograr para 2024 como máximo. Según Dmitri, "dependerá de la situación del mercado. Ahora mismo el tema de las inversiones está un poco parado, pero tenemos una perspectiva muy optimista de nuestro futuro. Así que, una vez que entremos en la serie A, probablemente creceremos y contrataremos mucho".
La firma electrónica también seguirá siendo una parte esencial de la operativa general de EqualTo. "No va a desaparecer. Siempre que podamos, la utilizaremos", explica Dmitri. "Por lo tanto, el volumen de firmas electrónicas aumentará a medida que crezcamos. No hay razón para pensar que se mantendrá igual o se reducirá".
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