How Ingenique uses Dropbox Sign to simplify signing and bolster security
Con sus sofisticadas soluciones para llevar a cabo auditorías legales y perseguir el blanqueo de capitales, Ingenique Solutions ayuda a las empresas a cumplir con todas las normativas y a gestionar los riesgos de una forma más eficiente.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Un 75 %
Los formularios de renovación se reciben un 75 % más rápido
2 minutos
Contratos de venta y renovación enviados en menos de 2 minutos
Más de 1000
Más de 1000 contratos anuales creados gracias a las plantillas
Perfil de la empresa
Cuando desarrollas un software con el objetivo de ayudar a las empresas a llevar a cabo auditorías legales y a luchar contra el blanqueo de capitales, tu reputación depende de la seguridad. Y nadie lo sabe mejor que Martin Lim, fundador y director de Ingenique Solutions, una empresa de software diseñado para llevar a cabo auditorías legales y perseguir el blanqueo de capitales. "Siempre le digo lo mismo a mi equipo informático: 'Como haya algún problema con los datos de nuestros clientes, echamos el cierre, porque nadie volverá a confiar en nosotros'".
El objetivo de Ingenique es hacer que el complejo mundo del cumplimiento legislativo sea lo más sencillo posible para sus clientes. Pero encontrar el equilibrio entre proteger los datos de los clientes y utilizar procesos seguros y de confianza —y llevarlo a cabo de manera eficiente— no es una tarea fácil.
No obstante, Ingenique ya había identificado en qué departamentos era más necesario mejorar la seguridad y simplificar la gestión documental: el de ventas y el de recursos humanos.
Por una parte, la redacción de contratos iba a un ritmo muy lento, puesto que los trabajadores necesitaban mucho tiempo para redactar un contrato personalizado. Y, si redactas más de 60 contratos al mes, eso supone bastante tiempo.
En el otro extremo del largo proceso de creación, la firma y la devolución de un contrato de ocho páginas creaba confusión y solía provocar errores, lo cual suponía un dolor de cabeza administrativo para el equipo de ventas."Había algunos [clientes] que firmaban la primera página y se olvidaban de la última. Otros, directamente, solo firmaban la última. Unos escaneaban el documento y nos devolvían un archivo PDF impecable, y otros le hacían una foto con el móvil y nos la enviaban. Nos llegaban documentos de todas las formas habidas y por haber. Y todo esto se sumaba a la carga de trabajo que ya tenía el equipo de ventas. Se dedicaban a hacer de todo menos a las ventas", confiesa Martin.
El equipo de recursos humanos tampoco rendía mejor. Revisiones de rendimiento semestrales, formularios de consentimiento de recopilación de datos de candidatos, acuerdos de confidencialidad, contratos de trabajo... El funcionamiento de la empresa se basaba en imprimir, escanear y devolver documentos; lo cual se traducía en una cantidad ingente de papeles.
Ingenique tenía clara la solución: pasarse a lo digital. Pero, en un sector tan preocupado por la seguridad, el correo electrónico no era el medio ideal por el que mandar contratos ni información personal. Por tanto, la empresa empezó a buscar una herramienta de firma electrónica segura y confiable para salvaguardar su reputación y afianzar la confianza de sus clientes. Y, tras una búsqueda rigurosa, dieron con Dropbox Sign.
"Dropbox Sign ha acelerado muchísimo el ritmo de trabajo del equipo de ventas. Ya no tienen que perseguir a nadie para que se firmen los contratos. Hemos recibido un 75 % más rápido los formularios de renovación".
Para dejar a un lado los formularios en papel y los archivos PDF enviados por correo, Ingenique aprovechó al máximo todas las funciones de Dropbox Sign.
El primer objetivo que se marcó fue mejorar el proceso de elaboración de contratos. Gracias a las plantillas de Dropbox Sign, Ingenique creó una serie de formularios personalizados en función de las necesidades de unos sectores concretos. De este modo, lo único que debía hacer el departamento de ventas cuando trabajaba con contratos de ventas, formularios de solicitud de servicios o renovaciones era introducir la información básica del cliente y darle a enviar. "Es tan simple como iniciar sesión en Dropbox Sign, seleccionar la plantilla y enviarla. Nos viene genial para mandarles órdenes de pedido a nuestros clientes. Es rapidísimo, no se tarda ni dos minutos", nos cuenta Tan Lee Kiau, representante de ventas sénior en Ingenique.
Dropbox Sign también ha mejorado la experiencia de firma para el cliente final.
"Ha reducido en gran medida el tiempo que tardan en devolvernos los contratos firmados. Algunos clientes no entienden mucho de tecnología, y pese a esto son capaces de firmar y enviarnos un contrato sin problema", dice Tan Lee Kiau.
Ahora el proceso de firma es más sencillo, porque Dropbox Sign incluye campos obligatorios para firmantes en todos los documentos, de forma que los firmantes saben exactamente qué campos tienen que rellenar. Hasta que no los hayan cumplimentado, no pueden enviar el contrato. Así, nada se queda por el camino. En palabras de Martin: "Dropbox Sign ha acelerado muchísimo el ritmo de trabajo del equipo de ventas. Ya no tienen que perseguir a nadie para que se firmen los contratos. Hemos recibido un 75 % más rápido los formularios de renovación".
Pero los resultados no se limitaron al departamento de ventas de Ingenique. Ahora, el personal también se beneficia de la rapidez con la que se preparan los contratos de cara a las revisiones de rendimiento. Los formularios se cumplimentan de forma digital, y el departamento de recursos humanos los recibe en cuestión de minutos. Se acabaron las prisas por poner en funcionamiento la impresora.
Ahora, todo lo relacionado con las contrataciones (obtener el consentimiento de las nuevas incorporaciones para recopilar sus datos, firmar acuerdos de confidencialidad y cerrar contratos de trabajo) se termina antes y de forma segura gracias a una herramienta de firma electrónica con certificación ISO.
¿Y sabes qué es lo mejor de todo? Gracias a las integraciones, los cifrados y los registros de auditoría detallados, todos los documentos quedan protegidos desde que se envían hasta que se devuelven firmados, puesto que se sellan con una marca de tiempo y se pueden rastrear. Es decir, la seguridad está perfectamente integrada en todas las fases del proceso de firma. A Ingenique, una empresa cuyo objetivo es la seguridad, esto le viene como anillo al dedo. "Al usar Dropbox Sign, el mensaje que les damos a nuestros clientes es que no escatimamos en seguridad", afirma Martin.
Los formularios de renovación se reciben un 75 % más rápido
Tras empezar a usar Dropbox Sign, Ingenique asegura que sus clientes no solo firman correctamente todas las páginas de los contratos de ventas, sino que también los devuelven un 75 % más rápido.
Plantillas con las que siempre se ahorra tiempo, sea cual sea su cometido
Crear de forma manual más de 1000 contratos al año no era precisamente práctico. Gracias a las plantillas de Dropbox Sign, Ingenique tiene acceso a una amplia selección de contratos personalizados, acuerdos de ventas y formularios de pedido para cualquier sector. Ahora, el equipo de ventas puede invertir muchísimo más tiempo en vender, puesto que no tarda más de dos minutos en enviar los contratos.
Una herramienta de confianza con la que reforzar la imagen de seguridad que proyecta Ingenique
La reputación de Ingenique se basa en su imagen de empresa segura y digna de confianza. Como proveedor con certificación ISO, Dropbox Sign contribuye a reforzar la seguridad. Gracias al seguimiento de documentos mediante un registro de auditoría completo, Ingenique cumple con los requisitos de la norma ISO 27001 a la vez que garantiza la seguridad de los datos de sus clientes en todo momento.
¿Cuál es el siguiente paso para Ingenique?
Tras ver los numerosos beneficios que Dropbox Sign ha aportado a la empresa, como una cartera de clientes cada vez mayor, Ingenique no deja de recomendar esta herramienta. A largo plazo, Ingenique planea incluir las firmas electrónicas en sus procesos existentes de gestión documental, con el objetivo de conectar al completo el flujo de trabajo del equipo de recursos humanos y del de ventas, y brindar una experiencia aún más integrada para los nuevos empleados y clientes.
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