Cómo GSD Solutions consiguió ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia con Dropbox Sign
GSD Solutions, una agencia de desarrollo empresarial especializada en la adopción de soluciones digitales, utiliza Dropbox Sign para simplificar la gestión de los contratos.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
Resultados
Perfil de la empresa
Contratos más eficaces
En 2019, Georgie-Ann Getton lanzó GSD Solutions, una empresa visionaria cuyo objetivo era aumentar la eficiencia y la productividad de las pequeñas y medianas empresas reinventando las operaciones en el lugar de trabajo. Consciente de los retos a los que se enfrentan estos negocios, la empresa de Georgie-Ann se ha convertido en un recurso de referencia y ofrece soluciones de TI, operaciones, audio y vídeo a medida.
Después de dejar su empresa Ed Tech Venture, Georgie-Ann se tomó un año sabático para conocer más a fondo la dinámica operativa de varias empresas, desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones. Esta experiencia le permitió descubrir que, por lo general, las medianas y pequeñas empresas necesitaban simplificar sus operaciones, sobre todo en una época dominada por las demandas digitales. Georgie-Ann se inspiró en esta información para crear una serie de servicios diseñados específicamente para abordar estos desafíos.
A lo largo de su trayectoria empresarial, Georgie-Ann se ha ido encontrando con importantes obstáculos en la gestión de contratos; en algunos casos, ha visto cómo los retrasos en la firma han impedido que los clientes se incorporasen y los servicios se prestasen en los plazos oportunos. Decidida a perfeccionar este proceso, imaginó un sistema que no solo agilizaría la gestión de contratos, sino que también automatizaría los principales flujos de trabajo.
El proceso tradicional para firmar contratos en papel había supuesto un gran obstáculo hasta ese momento: muchas veces se tardaba horas e incluso días en enviar los contratos a los clientes para que los firmasen, y llevar un seguimiento de cada acuerdo conllevaba demasiado trabajo. Este proceso manual no solo obligaba a malgastar un tiempo muy valioso, sino que también suponía el riesgo de que se cometieran errores humanos y de que hubiera falta de comunicación. Cuando fundó GSD Solutions, Georgie-Ann sabía que debía tener un sistema de gestión de contratos más eficiente y fiable.
Además, GSD Solutions tiene como objetivo ofrecer a sus clientes un servicio excepcional y plazos de entrega rápidos. Sin embargo, un proceso manual para firmar contratos podría haber supuesto una barrera para lograr estas metas. Georgie-Ann buscó una solución que permitiera a su equipo enviar contratos, recopilar firmas y monitorizar los avances en tiempo real para ofrecer a los clientes el proceso de incorporación rápido y eficiente que esperaban.
"Necesitábamos una forma de agilizar el proceso de firma de los contratos y ahorrar tiempo para poder centrarnos en otros aspectos de nuestro negocio".
"Dropbox Sign agiliza todo mi flujo de trabajo porque está conectado a las herramientas que usamos a diario, como HubSpot y Google Drive. Además, lo hemos automatizado todo, por lo que, cuando un cliente firma, el documento se sube a nuestro Google Drive y recibimos una notificación por correo electrónico y por SMS. Y así lo dejamos todo cerrado".
Una herramienta con integraciones y plantillas
Georgie-Ann encontró la respuesta que buscaba en Dropbox Sign. La intuitiva interfaz, las integraciones fluidas y las avanzadas funciones de seguridad de Dropbox Sign lo convirtieron en la herramienta ideal para agilizar los procesos de gestión de contratos de GSD Solutions y automatizar los flujos de trabajo clave.
Con Dropbox Sign, Georgie-Ann ha podido crear plantillas de los tres tipos de documento que más utiliza su empresa: los contratos de los clientes, los de los contratistas y el formulario W9. Ahora enviar los contratos a los clientes para que los firmen es cuestión de minutos, lo que reduce considerablemente el tiempo que se dedica a la firma de contratos y a la incorporación de nuevos clientes.
"Esos tres contratos principales están Plantillas en [Dropbox] Sign. Así es facilísimo cerrar los acuerdos, porque sabemos que podemos decirle a la gente que recibirán sus contratos en su bandeja de entrada en 24 horas y no en tres días".
La función de seguimiento en tiempo real de la plataforma permite visualizar toda la información sobre el estado de cada contrato, por lo que no hay que llevar un seguimiento manual. Este proceso optimizado no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia y la productividad, lo que permite a GSD Solutions centrarse en ofrecer servicios excepcionales a sus clientes.
Además, la integración de Dropbox Sign con las herramientas comerciales que utiliza GSD Solutions, como Google Drive y HubSpot, mejora aún más la eficiencia de sus operaciones. Al centralizar toda la información relacionada con los contratos en un espacio seguro, Georgie-Ann y su equipo pueden consultar y gestionar fácilmente los contratos, lo que garantiza un flujo de trabajo sin fisuras y elimina el riesgo de perder documentos importantes.
Flujos de trabajo optimizados y mayor eficiencia
Al aprovechar las funciones de Dropbox Sign, GSD Solutions pudo establecer un proceso de gestión de contratos optimizado, lo que le permitió ofrecer servicios rápidos y eficientes a sus clientes. El tiempo que han ahorrado gracias a la automatización y los flujos de trabajo optimizados ha permitido a Georgie-Ann y a su equipo centrarse en ofrecer a sus clientes nuevas estrategias relacionadas con el trabajo.
La eficiencia y los rápidos tiempos de respuesta que se consiguen gracias a Dropbox Sign se traducen, en última instancia, en una mejora del servicio y la satisfacción de los clientes. GSD Solutions puede satisfacer las expectativas de los clientes, que quieren una interacción rápida y fluida, con lo que fomentan unas relaciones más sólidas y generan confianza.
Con el tiempo que han ahorrado gracias a la automatización y los flujos de trabajo optimizados, Georgie-Ann y su equipo han podido dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y más a iniciativas estratégicas que impulsan el crecimiento empresarial y la satisfacción del cliente. Este cambio estratégico permitió a GSD Solutions explorar nuevas oportunidades y fortalecer su posición en el mercado.
Empoderar a través de la innovación
De cara al futuro, Georgie-Ann tiene previsto llevar GSD Solutions aún más lejos creando un centro completo de contenido. Este espacio será un recurso de referencia para emprendedores con ideas afines que los ayudará a impulsar la eficiencia de sus flujos de trabajo y a integrar la IA en sus operaciones comerciales.
¿Te interesaría obtener resultados como los de GSD?
Dropbox Sign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, hace que tus flujos de trabajo clave sean más ágiles, fáciles y seguros. Regístrate y obtén una prueba gratuita hoy mismo para empezar a digitalizar tu negocio.
Contacto
