How Eagle Financial saves 4 minutes per document—and clients from late lodgement penalties—with Dropbox Sign

Con Dropbox Sign, el calendario fiscal es pan comido

El hecho de sustituir inmediatamente un proceso de archivos adjuntos por correo electrónico poco práctico para que los clientes recibieran los documentos de aprobación y de comunicación fiscal por la aplicación web de Dropbox Sign ha comportado que Eagle Financial pueda enviar acuerdos y recibirlos firmados en una milésima parte del tiempo. “La tasa de devolución de los documentos ha mejorado mucho. Con Dropbox Sign, nueve de cada diez veces, los clientes firman los documentos justo después de pedírselo. Esto es muy importante, sobre todo para no llegar tarde a ninguna entrega”, dice Adam.

Según Adam, incluso cuando los documentos se quedan sin firmar, Eagle Financial puede aprovechar al máximo las funciones de seguimiento y recordatorios automáticos de Dropbox Sign para asegurarse de que los documentos de comunicación y de aprobación llegan a tiempo: “En lugar de dedicar dos o tres semanas a pedir unos documentos, con Dropbox Sign enviamos recordatorios automáticos a los clientes después de las primeras 48 horas; después, al cabo de tres y siete días. Nos ha sido muy útil para simplificar el proceso de seguimiento”, afirma Adam.

Gracias a Dropbox Sign, los equipos de Eagle Financial han reducido la cantidad de documentos que gestionan internamente. En lugar de intercambiar correros y correos con el equipo administrativo, “cuando se firman los formularios, los recibimos automáticamente en la dirección del equipo administrativo, que se puede encargar de seguir con el proceso y registrarlos inmediatamente. Es un método de ahorro eficiente, ya que los clientes no tienen que devolvernos los documentos, ni nosotros reenviarlos”.  

Cada uno de estos logros relacionados con la firma electrónica es impresionante por sí solo, pero, en conjunto, Dropbox Sign ha revolucionado el negocio de Eagle Financial. “Con Dropbox Sign, ahorramos unos cuatro minutos por documento. Enviamos unos 10 000 documentos al año. Estamos hablando de recuperar mucho tiempo de contabilidad, ya que no hay que andar tanto detrás de los clientes. El ahorro equivale a unos 80 000 dólares en horas facturadas”.

Una función de Dropbox Sign que ha ayudado mucho a Eagle Financial a ahorrar tiempo, según nos cuenta Adam, es la conversión automática de documentos al formato adecuado. Ya no hay que hacer experimentos ni convertir ningún formato de documento. “Con algo tan simple como arrastrar y soltar un documento de Word en Dropbox Sign, se convierte a PDF y ahorramos más o menos un minuto por documento”.

No todo el mérito del proceso de firma de la empresa depende de la eficiencia; Dropbox Sign también ha resultado útil para tener más valoraciones en Google. Uno de los grandes avances de Eagle Financial en estos últimos años es la forma de conseguir valoraciones de los clientes. El equipo se ha esforzado mucho por cambiar su forma de trabajo y ha querido darles las gracias a los clientes y recompensar a los compañeros que lo están haciendo muy bien.

Para conseguirlo, configuraron una página de destino que los clientes ven después de firmar los documentos. Incluye una nota de los fundadores con un agradecimiento por la confianza de los clientes y se destaca la labor de los contables. El objetivo era asegurarse de que los clientes se sintieran acompañados y que supieran que contaban con el equipo, además de darles un toque personal a las interacciones con la empresa. Este proceso y el toque personal añadido han hecho que los clientes dejen más valoraciones; se ha pasado de unas 20 en Google a principios de 2020 a más de 200 en el momento de escribir estas palabras. “Muchos clientes dicen que nos han elegido porque tenemos muchas valoraciones buenas”, explica Adam. “Los clientes potenciales suelen fijarse en eso, y todo se debe a que tenemos una página de destino que se muestra después de haber firmado con Dropbox Sign”, añade.

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Cuatro minutos menos por documento

Al rediseñar el proceso para crear y enviar documentos digitalmente —con Dropbox Sign—, Eagle Financial ha reducido en unos cuatro minutos el tiempo para enviar un formulario. Si esto se aplica a los más de 10 000 documentos que envía la empresa al año, la suma es de 80 000 dólares en horas facturadas.

Mejores tasas de finalización de los clientes

Gracias a que usa la aplicación web de Dropbox Sign para todos los documentos de aprobación y comunicación fiscal de los clientes, Eagle Financial ahora puede enviar los acuerdos para que se firmen y recibirlos en mucho menos tiempo. “La tasa de devolución de los documentos ha mejorado mucho. Con Dropbox Sign, nueve de cada diez veces, los clientes firman los documentos justo después de pedírselo. Esto es muy importante, sobre todo para no llegar tarde a ninguna entrega”, dice Adam.

Más de 200 valoraciones en Google (y subiendo)

Al enviarles automáticamente a los clientes una página de destino diseñada a medida después de la firma, Eagle Financial ha conseguido más valoraciones; se ha pasado de unas 20 en Google a principios de 2020 a más de 200 en el momento de escribir estas palabras.

Siguientes pasos de Eagle Financial

Adam y el equipo se esfuerzan por aplicar la tecnología en la empresa y saber hasta qué punto herramientas como Dropbox y Dropbox Sign pueden serles útiles a ellos y sus clientes a la hora de conseguir mejores resultados.

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