Dropbox Sign ayuda a Ana Law Group a que sus clientes firmen contratos importantes sin necesidad de reunirse en persona.
Ana Law Group se especializa en derecho de propiedad intelectual, específicamente en la protección de patentes, marcas comerciales y derechos de autor. Al usar Dropbox Sign, ha conseguido mejorar la experiencia del cliente y acelerar el proceso para proteger ideas valoradas en miles de millones de dólares.
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Resultados
Perfil de la empresa
Proteger ideas valoradas en miles de millones de dólares
Ana Juneja creó Ana Law para facilitar la protección legal de marcas comerciales, de patentes y de la propiedad intelectual. Fundada en 2021, la firma ha recibido más de ocho premios y distinciones, y ha alcanzado una tasa de éxito del cliente del 100 %. Juneja estaba decidida a mantener una estructura empresarial ágil y, al mismo tiempo, a simplificar los trámites para los clientes, lo que la llevó a buscar un software de firma de documentos que pudiera actuar como solución integral.
El sector jurídico tiene fama de utilizar tecnología arcaica y anticuada. Y, a pesar de ser una industria en la que normalmente se cobra por hora, la eficiencia y la velocidad no siempre se consideran prioritarias. Pero la abogada Ana Juneja sabía que había una forma mejor de trabajar con los clientes: eliminar los factores que ralentizaban el trabajo y adoptar las nuevas tecnologías a medida que iban apareciendo.
El equipo legal de Juneja en Ana Law acumula en conjunto más de 25 años de experiencia en la gestión del derecho de la propiedad intelectual. Con más de 6000 patentes registradas en más de 190 países, el bufete cobra tarifas planas por su impecable trabajo en materia de patentes, marcas comerciales y derechos de autor. "Tengo la motivación de hacer las cosas de una manera más eficiente para obtener buenos resultados para mis clientes", asegura Juneja.
Juneja está orgullosa de su importante papel en la trayectoria de los clientes y cree que la eficiencia es la forma más eficaz de resolver los casos relativos a la propiedad intelectual. Y, aunque no le asusta añadir opciones a su pila tecnológica, no quiere ponerles las cosas más complicadas a sus clientes. Juneja abrió su bufete de abogados solo con lo necesario: Dropbox, una cuenta en redes sociales y una aplicación de programación, y cree que sus clientes se merecen tener acceso a tecnologías y procesos más simples para afrontar los casos relativos a la propiedad intelectual.
La mayor frustración para muchos de los clientes de Juneja era la falta de un sistema sencillo para firmar documentos. La forma tradicional de firmar documentos implica decenas de pasos, desde el envío por correo de copias impresas hasta el escaneo de los documentos finales. Usar una herramienta de firmas digitales podía simplificar gran parte de este proceso, lo que beneficiaría tanto a sus clientes como a su empresa.
"Con Dropbox Sign evitamos poner obstáculos a nuestros interlocutores. Así no tenemos que pedirles que nos manden nada por correo: pueden firmar los documentos con un solo clic. Trabajamos con muchos ejecutivos y asesores internos, así que a nuestros clientes no les sobra el tiempo precisamente. Por lo tanto, agilizar todo el proceso y facilitar las cosas a nuestros clientes los ayuda a ser más productivos, y eso lo valoran mucho".
Herramientas de firma sencillas para reducir la carga de los clientes
Juneja valoró distintas opciones para integrar herramientas de firma de documentos en su negocio. Sin embargo, muchas eran complejas o poco eficientes, dos adjetivos que no casan con su enfoque comercial. Algunas opciones, como DocuSign, eran demasiado complicadas y difíciles de configurar. Pero cuando descubrió Dropbox Sign, Juneja supo que había dado con la solución perfecta.
"Solo tenía que indicar mi correo electrónico para empezar", dice Juneja. "Podía subir un contrato y enviarlo en dos segundos".
Dropbox Sign no era el primer servicio de Dropbox que Juneja utilizaba. Al fundar su empresa ya usaba el almacenamiento de Dropbox para guardar los documentos de los casos, incluidos los acuerdos de confidencialidad, los acuerdos de venta, las compras de patentes y los contratos de licencia. Estaba deseando utilizar una extensión de un servicio que ya había probado y que le gustaba.
La integración de Dropbox Sign resultó ser muy sencilla. Juneja completó el registro en unos minutos y, en el proceso, creó una conexión directa con su espacio de almacenamiento de Dropbox. El resultado fue un proceso de firma de documentos organizado y eficiente que sus clientes podían usar sin tener que acudir a una oficina física. Además, el diseño optimizado para móviles de Dropbox Sign permite a sus clientes subir los documentos fácilmente desde sus dispositivos.
"En otros bufetes de abogados, un asistente legal tendría que preparar, imprimir y llevar documentos", explica Juneja. "Con Dropbox Sign, todo el proceso se completa en dos clics. Los usuarios pueden firmar documentos, hacer clic en Finalizar y subirlos desde cualquier lugar. No tienen que preocuparse si están en diferentes dispositivos. Pueden usar Dropbox Sign fácilmente, sin importar dónde tengan guardadas las copias".
Otra ventaja de usar Dropbox Sign en Ana Law es la capa adicional de seguridad. Juneja confía en la infraestructura distribuida de la plataforma y en el cifrado AES de 256 bits. "No tengo que preocuparme de que un documento caiga en las manos equivocadas", dice Juneja. "Y tengo la tranquilidad de saber que mis clientes están protegidos".
Dropbox Sign también garantiza el cumplimiento de la normativa gracias a las indicaciones de la fecha y la hora, y permite a Juneja personalizar los formularios en función de sus necesidades. Por ejemplo, puede solicitar a los clientes que incluyan sus iniciales en cada página para verificar que han leído esa sección.
Mejorar la experiencia del cliente con una documentación más sencilla
Juneja no solo dispone de opciones más efectivas para guardar y firmar documentos, sino que también puede crear acuerdos de confidencialidad y de otro tipo que los clientes pueden rellenar, firmar y devolver casi al instante.
Juneja también saca mucho partido a la automatización para que la relación entre el almacenamiento y las firmas sea aún más fluida. Primero, los clientes firman la documentación específica y la envían para que se revise. Entonces, los documentos van a las carpetas del cliente para que todos puedan acceder a los archivos correctos en el momento adecuado. Este proceso de firma digital de extremo a extremo permite ahorrar el tiempo de trabajo administrativo que desempeñarían hasta entre dos personas, lo que permite a Juneja abordar rápidamente las necesidades de los clientes sin tener que imprimir documentos o insistir para que se los devuelvan firmados.
"Desde que empecé a usar Dropbox Sign, jamás he tenido dudas", asegura Juneja. "Dropbox hace exactamente lo que promete, y nadie con quien haya trabajado ha tenido un problema con la plataforma".
Dropbox Sign ha permitido a Juneja crear una mejor experiencia del cliente y simplificar el flujo de trabajo administrativo. Sigue buscando nuevas formas introducir sistemas de automatización en su negocio y confía en su relación con los productos de Dropbox. Según afirma, cuanto más crece su organización, más confía en Dropbox para gestionar los documentos de forma rápida, eficaz y sin problemas.
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