AdvicePay acelera la gestión de contratos de usuarios en un 50 % con Dropbox Sign
AdvicePay es una plataforma en la nube que proporciona soluciones de facturación y pago diseñadas para usarse en la planificación financiera de pago por servicio por parte de planificadores individuales, así como pequeñas y grandes empresas. Es el primer y único procesador de pagos compatible con RIA para planificadores financieros y ofrece una integración flexible de funciones de pago y facturación, seguridad de datos, procesamiento de pagos y mucho más con la garantía de cumplir con los reglamentos estatales y los de la SEC.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
La empresa AdvicePay la fundaron dos respetados asesores financieros, Alan Moore y Michael Kitces, que desde hace mucho tiempo promueven que el pago por servicio, un modelo de pago innovador, es el futuro de la planificación financiera. La creación de una plataforma de facturación y de pago que fuera compatible con el crecimiento de esta estrategia fue un paso más en la evolución natural de su modelo y del sector.
La primera versión de la aplicación solo permitía que los usuarios de AdvicePay, que son sus asesores, enviaran facturas a los clientes y recibiesen pagos. Para firmar los documentos tenían que utilizar otras soluciones, lo cual hacía que también sus clientes tuvieran que utilizar más de un sistema para trabajar con un asesor. Había que invertir mucho tiempo en este proceso que era propenso a la generación de errores. Al final se acababan demorando los pagos o los reembolsos a los que los clientes tenían derecho, ya que había casos en los que la información del contrato y de la factura no coincidían. A causa de todo esto, el proceso de incorporación de clientes era muy pesado.
La evolución natural de la plataforma pasó por integrar un servicio de gestión de operaciones digitales (o DTM, por sus siglas en inglés) a AdvicePay para conectar facturas y contratos. Esta integración resultó fundamental para optimizar la experiencia de incorporación de clientes gestionada por los asesores financieros y para ayudar a AdvicePay a adaptarse al crecimiento que les llevaba a llegar a clientes de empresa.
Joe Timmer, el director de desarrollo, comenta que “En 2018, elegimos DocuSign para gestionar las firmas electrónicas y facilitar la integración entre facturas y contratos, pero estuvimos tres meses intentando empezar a usarlo. Queríamos que una sola solución de firma electrónica autenticada fuera capaz de controlar la seguridad y hacer que los usuarios pudieran hacerlo todo desde nuestra aplicación. Al final, descubrimos lo que creemos que es un fallo de seguridad importante en los flujos integrados de DocuSign, que permitía a los clientes ver los datos de otros clientes.
Informamos de ello al servicio de asistencia de DocuSign, pero al cabo de unas semanas nos dijeron que era una cuestión de diseño, que debería haber sido documentada, y cerraron nuestro ticket de asistencia. Esta situación nos dejó muy preocupados porque estábamos haciendo grandes inversiones en tecnología como parte esencial de nuestra solución".
"Hemos cumplido nuestro objetivo de gestionar las firmas electrónicas con como máximo dos clics y hemos eliminado todos los flujos de trabajo externos por los que tenían que pasar nuestros usuarios. Ya no tenemos que invertir el doble o el triple de tiempo en crear y hacer coincidir facturas y contratos, ahora se hace de forma automática. Todo esto ha conseguido que el tiempo que nuestros asesores dedican a gestionar contratos se haya reducido en un 50 %".
A finales de octubre de 2018, el equipo de Joe se puso en contacto con Dropbox Sign. Al cabo de dos semanas, ya habían probado, desarrollado y puesto en marcha la API. "Con HelloSign [ahora, Dropbox Sign], sentí inmediatamente que habían entendido lo que estaba contando y cuáles eran nuestros objetivos. Durante las pruebas, al plantear nuestras preguntas [al servicio de asistencia], recibimos las respuestas en el plazo de una hora, y siempre fueron en la línea de lo que queríamos conseguir.
Ahora, esta integración nos permite ofrecer una experiencia de usuario fluida que vincula las facturas con los contratos correspondientes. La funcionalidad completa de etiqueta blanca nos permite ser los dueños de la experiencia de firma electrónica, abstraerla de nuestros usuarios y garantizar que nunca tengan que salir de AdvicePay para realizar transacciones comerciales.
A diferencia de DocuSign, HelloSign [ahora, Dropbox Sign] nos proporciona tantos campos de fusión como queramos y nos permite controlar el diseño y la experiencia integrada. Nuestros desarrolladores pueden crear plantillas con varios campos (firmas, iniciales, cuadros de texto, casillas de verificación, etc.). Además, los campos precumplimentados [de la plataforma] fusionan esos datos en la factura y los sincronizan automáticamente con el contrato. Esto es exactamente lo que queríamos ofrecer a asesores y empresas de todos los tamaños", añade Joe.
El 100 % de sincronización de facturas y contratos mejora el balance final del asesor
"Cuando un usuario crea una factura en AdvicePay, nuestra aplicación crea automáticamente un contrato en HelloSign [ahora, Dropbox Sign] y añade el importe de la factura y otros campos con información clave a este para que los documentos estén 100 % sincronizados.
Ahora, los usuarios no tocan los contratos porque se controlan completamente con Dropbox Sign API a partir de los datos que figuran en nuestro sistema. No tienen que salir de AdvicePay en ningún momento y pueden gestionar, supervisar y descargar todos los contratos desde nuestra aplicación. La sincronización de datos entre facturas y contratos les ayuda a cuadrar las cuentas por pagar con las cuentas por cobrar, lo que puede mejorar notablemente sus resultados", comenta Joe.
Los asesores aceleran la gestión de contratos en un 50 %
Con la integración de Dropbox Sign en la aplicación AdvicePay, los usuarios simplemente tienen que seleccionar una de las plantillas de Dropbox Sign para crear el contrato. Joe añade lo siguiente: "Han cumplido su objetivo de poder añadir firmas electrónicas en uno o dos clics y han eliminado el flujo de trabajo externo para sus usuarios.
Ya no tienen que invertir el doble o el triple de tiempo en crear y hacer coincidir facturas y contratos: ahora todo eso se hace de forma automática, lo que sin duda ha acelerado en un 50 % el tiempo de gestión de contratos para los asesores”.
El mercado se expande con la llegada de la tecnología financiera
La integración con DTM está permitiendo la expansión de AdvicePay en el mercado empresarial. Como comenta Joe, "Habíamos estado trabajando con uno de los corredores de bolsa más grandes durante más o menos un año. En cuanto se enteraron de que habíamos integrado las firmas electrónicas con HelloSign [ahora, Dropbox Sign] en nuestro flujo de trabajo, se mostraron dispuestos a cerrar un acuerdo y firmaron los documentos rápidamente a partir de entonces.
Recientemente nos hemos asociado con TD Ameritrade y algunas otras grandes empresas. Las empresas como esta —que cuentan con de 100 a 1000 asesores— hacen contratos para esencialmente todo en lo que están trabajando.
Las firmas electrónicas han sido el punto de inflexión que ha permitido a AdvicePay progresar en los objetivos empresariales de expansión del mercado".
Los resultados para los clientes empresariales de AdvicePay aumentan en un 30 %
La gran ventaja para las empresas es el ahorro de costes en la gestión de datos y en el tiempo de administración, ya que este último repercute directamente en sus resultados finales. Ahora las empresas dedican menos tiempo a tareas administrativas relativas a documentos importantes gracias a que la sincronización de AdvicePay. Esta permite laemisión de facturas y contratos, así como la posibilidad de que los asesores vean el estado de los contratos y los pagosen la plataforma.
Además, para aquellos clientes empresariales que también estaban pagando por una suscripción de documentos electrónicos, la integración de Dropbox Sign también ha eliminado ese gasto.
"HelloSign [ahora, Dropbox Sign] permite a nuestra plataforma eliminar los desajustes entre facturas y contratos, lo que ayuda a nuestros clientes empresariales a recuperar el tiempo de administración que se dedicaba a gestionar y resolver este tipo de incoherencias. En general, está haciendo que las empresas mejoren sus resultados en un 30 %”, añade Joe.
¿Cuál es el siguiente paso para AdvicePay?
AdvicePay se ha ocupado de crear una aplicación integrada, compatible y sin fricciones y ha comenzado a hacer grandes progresos en el mercado empresarial. Ahora tienen la vista puesta en ampliar la oferta de servicios para llegar a un público más amplio.
“Estamos añadiendo flujos de trabajo de firma electrónica empresarial para que nuestros usuarios también puedan facilitar la facturación de activos que se estén gestionando, además de la facturación basada en honorarios. Estamos seguros de que nuestra asociación con HelloSign [ahora, Dropbox Sign] nos ayudará a conseguirlo", afirma Joe.
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