So sorgt StaffUpApp mit Dropbox Forms für ein mobilgerätefreundliches Einstellverfahren
StaffUpApp ist eine mobile Plattform, die Personalvermittlungsunternehmen maßgeschneiderte White-Label-Apps bereitstellt, um Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse zu beschleunigen.
Das Ergebnis
Stellt mobilfreundliche Formulare für Kunden bereit
98 %
Erstellt 98 % der benutzerdefinierten Formulare in Dropbox Forms
Reduziert überflüssige Arbeiten durch das automatische Ausfüllen wiederholter Informationen in Formularen
Unternehmensprofil
Ineffiziente Formulare machen den Einstellungsprozess frustrierender
Fast 70 % der Bewerber nutzen Smartphones anstelle von Computern, um sich auf Stellen zu bewerben. Daher sind mobilfreundliche Lösungen für Personalvermittlungsfirmen heute von enormer Bedeutung.
Trotz dieses Trends arbeiten die meisten Bewerbermanagementsysteme – die Systeme, die Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern verwenden – bei der Erfassung wichtiger Informationen über Kandidaten immer noch mit computerbasierten Tools. Rick Richard, CEO von StaffUpApp, sah eine unbefriedigte Nachfrage nach mobilfreundlichen Einstellungstools. So gründete er StaffUpApp, einen Service, der den Einstellungsprozess auf Mobilgeräten einfach und unkompliziert macht.
StaffUpApp begann mit der Entwicklung von White-Label-Apps für Personalvermittlungsunternehmen. Diese Apps geben den Unternehmen die Möglichkeit, Stellen auszuschreiben, Bewerber zu gewinnen, Schichten zu planen, Stundenzettel zu verwalten, mit Mitarbeitern zu kommunizieren und vieles mehr – alles in einer App.
Rick versuchte auch, den ineffizienten, veralteten Prozess des Ausfüllens von Formularen zu verbessern, der viele Personalvermittlungsfirmen belastet. „Jedes Personalvermittlungsunternehmen möchte so viele Mitarbeiter oder Kandidaten wie möglich gewinnen, daher ist schnelles Onboarding enorm wichtig. Wenn das Onboarding oder die Erstbewerbung zu lange dauert, ist die Abbruchquote sehr hoch“, erklärt Rick.
Beim Einstellen neuer Mitarbeiter bitten Personalvermittlungsagenturen sie meist als Erstes, mehrere Formulare auszufüllen und zu unterzeichnen. Der Großteil dieser Formulare ist jedoch für Computer und nicht für Smartphones optimiert. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter, die unterwegs sind, Formulare, die nicht für kleine Bildschirme gedacht sind, ziehen und vergrößern müssen, um Textfelder zu entziffern und Informationen einzugeben.
Auch die schiere Menge an Dokumenten verlangsamt das Ausfüllen von Formularen. Wenn ein neuer Mitarbeiter so viele Formulare erhält – Arbeitsvertrag, NDA, Steuerformular usw. –, kann das wiederholte Eingeben derselben Informationen durchaus als überflüssig empfunden werden. Das Ergebnis: Kandidaten machen der Sache oft ein Ende und suchen nach einer anderen Personalvermittlung, die sie einstellt.
Selbst wenn neue Mitarbeiter hier nicht abspringen, können zu viele Formulare zu Fehlern führen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter versehentlich die Ziffern der Bankleitzahl weglassen, Adressen falsch schreiben oder die Eingabe von Telefonnummern überspringen. Und wenn einem Unternehmen solche Fehler erst auffallen, nachdem die neuen Mitarbeiter Dokumente eingereicht haben, verbringt es eine Menge Zeit damit, mit dem neuen Mitarbeiter Kontakt aufzunehmen, um die Fehler zu korrigieren. Und das verzögert den Prozess zusätzlich.
„Wenn Sie eine einzelne Ziffer der Bankleitzahl falsch eingeben, wird dieser Arbeitnehmer plötzlich nicht mehr bezahlt. Der Mitarbeiter hat sie falsch eingegeben, aber für ein etabliertes Unternehmen ist es sehr schwierig, dies zu erkennen“, erklärt Rick.
Unternehmen erleben auch Verzögerungen bei der Eingabe von Informationen zu neuen Mitarbeitern in ihre Systeme. Wenn Unternehmen beim Onboarding von Mitarbeitern Papierformulare verwenden, müssen diese Informationen manuell übertragen werden. Selbst das Übertragen von Daten aus einer PDF-Datei per Drag & Drop erfordert Zeit, die die meisten Unternehmen für viel wichtigere Aufgaben verwenden könnten – ganz zu schweigen davon, dass die manuelle Dateneingabe ein hohes Fehlerrisiko birgt.
Rick wusste, dass StaffUpApp durch das Lösen häufiger Probleme beim Ausfüllen von Formularen einen wertvollen Service bereitstellen konnte, den nur wenige andere Personalvermittlungsanwendungen umfassten – aber das Unternehmen benötigte das richtige Produkt, um eine Lösung fertigstellen zu können.
Um seine verbesserte Personallösung auf den Weg zu bringen, entschied sich StaffUpApp für Dropbox Forms.
Jetzt wird unseren Kunden ihr Dokument schnell und genau fertiggestellt und die Daten, die sie normalerweise manuell verschieben würden, werden alle automatisch verarbeitet. Die Effizienz steigt enorm.
Anpassbare, für Mobilgeräte konzipierte Formulare machen die Einstellung für Kunden und Kandidaten schnell und einfach
Die Einrichtung und Inbetriebnahme der Dropbox Forms API war der erste Schritt bei der Entwicklung der verbesserten Formularfunktionalität für Mobilgeräte von StaffUpApp. „Die Dropbox Forms API stellt die Grundlage für unsere Onboarding-Dokumente dar. Bei einem Unternehmenssystem wie unserem haben Sie viel mehr Arbeit damit, mit den Bewerbermanagementsystemen zu interagieren, je nach Größe und Anzahl der Services, die Sie Ihrem letztlichen Endkunden bereitstellen“, erklärt Rick. „Da wir nun Dropbox Forms in unseren Prozesse haben, haben wir uns Jahre erspart, diese Grundlage selbst aufzubauen.“
Dank der zuverlässigen und konsistenten Anleitung des Dropbox-Support-Teams lief die Implementierung der Dropbox Forms API schnell und schmerzlos ab. „Die Dokumentation ist verständlich und übersichtlich, man bekommt viel Support, Fragen werden schnell beantwortet und sie ist einfach zu implementieren“, sagt Rick.
Heute erstellt StaffUpApp 98 % seiner Kundenformulare in Dropbox Forms. Die Verwendung der API als Basis für sein Produkt hat also Zeit gespart und gleichzeitig mehr Flexibilität beim Gestalten spezifischer Formulare ermöglicht.
Seit der Implementierung haben die Kunden von StaffUpApp die überflüssigen Arbeiten reduziert, die mit dem Ausfüllen komplexer oder monotoner Formulare verbunden sind. Sobald ein Kandidat seine Daten eingegeben hat, überträgt Dropbox Forms diese automatisch in alle anderen Formulare. Kandidaten müssen nun nicht mehr immer wieder dieselben Daten eingeben. Und das bedeutet schließlich, dass sie Formulare schneller und mit weniger Frustration ausfüllen können.
StaffUpApp reduziert mithilfe von Dropbox Forms auch Kandidatenfehler. Für jedes einzelne Feld können bestimmte Regeln angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Daten akkurat und vollständig sind.
„Sie können beispielsweise keine Postleitzahl eingeben, die nicht richtig formatiert ist, oder eine Bankleitzahl mit weniger als neun Ziffern … Dies gibt neuen Mitarbeitern viele Möglichkeiten, falsche Eingaben zu korrigieren, bevor diese Daten überhaupt in das System des Unternehmens gelangen, und es verringert die Fehlerquote der Kandidaten“, führt Rick aus.
Unternehmen müssen außerdem nicht so viel Zeit und Mühe in das manuelle Eingeben von Daten investieren. Mithilfe von Dropbox Forms kann StaffUpApp ausgefüllte Dokumente in seinem eigenen System organisieren und die Formulare schließlich an die Bewerbermanagementsysteme der Unternehmen übermitteln. „Kunden können ihren Prozess durchlaufen, ohne Daten per Drag & Drop aus einem PDF in ihr System ziehen oder sich mit dem Versenden eines Formulars an eine Person beschäftigen zu müssen. Das System erledigt das alles für sie“, erläutert Rick.
Mit Dropbox Forms hat StaffUpApp den Einstellungs- und Onboarding-Prozess für Personaldienstleister verbessert, Zeitersparnisse ermöglicht und ihren ROI erhöht. Rick erklärt: „Jetzt wird unseren Kunden ihr Dokument schnell und genau fertiggestellt und die Daten, die sie normalerweise manuell verschieben würden, werden alle automatisch verarbeitet. Die Effizienz steigt also enorm.“
Dropbox Forms ermöglicht reibungslose Onboarding- und Einstellungsprozesse
Einfache, unkomplizierte API-Integration
Die schnelle Implementierung von Dropbox Forms bedeutete, dass StaffUpApp seinen Kunden mobile Funktionen zum Ausfüllen von Formularen bereitstellen konnte, deren Erstellung StaffUpApp mindestens 12 bis 18 Monate gekostet hätte.
Nahtlose, mobilfreundliche Formulare für Kunden
Sind Formulare für Mobilgeräte optimiert, bedeutet das, dass Bewerber und neue Mitarbeiter sie nicht mehr schieben und vergrößern müssen, was die Bewerbung und das Onboarding erleichtert.
StaffUpApp erstellt 98 % der benutzerdefinierten Formulare in Dropbox Forms
Dropbox Forms gibt StaffUpApp die Flexibilität, Formulare entsprechend den spezifischen Anforderungen von Kunden zu erstellen.
Abschlussraten von Formularen steigen bei Kunden um 50–80 %
Durch das automatische Ausfüllen von Daten in Formularen müssen Bewerber wiederholte Daten nicht mehr als einmal in mehreren Formularen eingeben, wodurch sie mehr Formulare ausfüllen. „Die automatische Ausfüllfunktion hat die Abschlussraten bei unseren Kunden um 50 bis 80 % erhöht“, sagt Rick.
Vereinfachte Dateneingabe
Daten von Bewerbern und neuen Mitarbeitern fließen nahtlos vom StaffUpApp-System zu den Bewerbermanagementsystemen der Personalentwicklungsunternehmen. Dadurch wird der Großteil der manuellen Dateneingabe vermieden und Fehler werden reduziert.
Wie geht es für StaffUpApp weiter?
StaffUpApp plant zwar zu expandieren, wird sich aber größtenteils weiterhin auf seine Regionen in den Vereinigten Staaten, dem Vereinigten Königreich, Kanada und Australien konzentrieren.
„Einer unserer britischen Kunden hat auch in Deutschland etablierte Agenturen. Und so ergab es sich ganz natürlich, dass wir nach Deutschland gehen“, erklärt Rick. „Aber generell bleiben wir bei den Regionen, in denen wir bereits sind. Wir wachsen in den USA und expandieren unsere Funktionen so weit wie möglich.“
Sind Sie bereit, Erfolge wie StaffUpApp zu erzielen?
Dropbox Sign ist die einfachste Möglichkeit für Unternehmen, rechtsgültige E-Signaturen zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Mit unserer Lösung für E-Signaturen, die zwei Jahre in Folge von G2 zur Nummer 1 bei der Nutzerfreundlichkeit gewählt wurde, können Sie Ihre wichtigen Workflows beschleunigen, vereinfachen und sicherer gestalten.E-Registrieren Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion und beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Kontakt
