kohlpharma beschleunigt signaturbasierte Arbeitsabläufe
40 Jahre nach der Gründung ist kohlpharma einer der größten deutschen Importeure patentgeschützter und verschreibungspflichtiger Arzneimittel in Europa und unangefochtener Marktführer in Deutschland. Der Gründer Edwin Kohl hat sich von Anfang an auf die grundlegende wettbewerbsfähige Preisgestaltung zum Nutzen der Verbraucher konzentriert, wodurch das Gesundheitssystem jedes Jahr Hunderte von Millionen Euro spart.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Die meisten Medikamente in Europa werden von internationalen Unternehmen hergestellt, die in der Regel einen zentralen Produktionsstandort in der EU wählen. Gründe für diese Strategie sind unter anderem niedrige Steueranforderungen und wettbewerbsfähigere Gehälter. Die Medikamente werden dann in der gesamten EU zu den jeweiligen Marktbedingungen jedes Mitgliedstaates vertrieben und sind im Allgemeinen billiger als in Deutschland. kohlpharma nutzt die niedrigeren Kosten in anderen EU-Ländern, um Originalpräparate auf dem deutschen Markt zu attraktiven Preisen anzubieten. Diese Originalmedikamente werden dann nach deutschen Vorgaben umetikettiert oder umverpackt. Die daraus resultierenden Einsparungen führen zu einer Entlastung des Gesundheitssystems, wovon Ärzte, Apotheker und vor allem auch die Patienten profitieren.
Da kohlpharma Überbestände für sein Angebot verwendet, stellt die zuverlässige Erfüllung der Nachfrage eine große Herausforderung dar. Die Verfügbarkeit von Waren und mögliche Lieferprobleme können aus Gründen variieren, die außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens liegen. Eine besondere Herausforderung für die Logistik ist der qualitätsgesicherte Transport von gekühlten Medikamenten, wie zum Beispiel Insuline oder Impfstoffe, die über die gesamte Lieferkette hinweg bei konstant 2 bis 8 °C gelagert werden müssen. Umso wichtiger ist es, dass die Prozesse vom Einkauf bis zur Lieferung optimal aufeinander abgestimmt sind. Daher setzt kohlpharma verstärkt auf die Möglichkeiten der Digitalisierung.
Bevor ein Medikament nach dem Einkauf in den Verkehr gebracht werden kann, muss eine Vielzahl von Dokumenten ausgefüllt und unterzeichnet werden. Als Pharmaunternehmen folgt kohlpharma den GMP-Vorschriften (Good Manufacturing Practices), was eine umfangreiche schriftliche Dokumentation aller Prozesse und abgeschlossenen Aufträge bedeutet. Die Korrespondenz, einschließlich Auftragserteilung und Verträge, wurde in der Vergangenheit mithilfe analoger Verfahren durchgeführt: zeitaufwendiges Drucken, Unterzeichnen, Scannen und Versenden per E-Mail. Johannes Reinert sagt: „Die Durchsatzzeiten, insbesondere für GMP-relevante Dokumente, sind manchmal sehr lang und komplex. Deshalb suchten wir nach einer Lösung, die diese Vorgänge beschleunigen konnte. Wir suchten nach einer vereinfachten, digitalen, einheitlichen Grundlage mit all unseren EDP-Zulieferern und Servicepartnern.“
„Viele unserer Anwender arbeiten jetzt von zu Hause aus, was sowohl für unsere Heimarbeiter als auch für die Mitarbeiter der elektronischen Datenverarbeitung eine ganz neue Erfahrung war. Ich bin sehr froh, dass ich mich für Dropbox Sign entschieden habe, denn es hilft mir, die Arbeit sowohl für die Mitarbeiter zu Hause als auch im Büro erheblich zu erleichtern.“
kohlpharma versuchte zunächst, eine interne Lösung zu entwickeln, die nicht nur auf elektronischen Signaturen basierte, sondern auch die damit verbundenen Workflows abbildete. Sich verändernde Prioritäten führten jedoch zu Verzögerungen bei der Fertigstellung, sodass das Unternehmen in die Verwaltung elektronischer Signaturen investieren wollte. Dropbox Sign erwies sich aufgrund seiner Transparenz, Einfachheit, direkten Verfügbarkeit und vertraglichen Rahmenbedingungen als die beste Lösung. Aufgrund des Erfolgs der Cloud-only-Lösung von Dropbox Sign und der API für elektronische Signaturen entschied sich das Unternehmen schnell für einen gründlichen Test.
„Ich sah, dass HelloSign die beste Lösung für uns war. Wir haben zunächst mit einer kleinen Testversion gearbeitet und schnell die Vorteile der Lösung gespürt – sie konnte alle Probleme lösen, die uns bekannt waren, und auch die, die während der Testphase auftraten.“ – Johannes Reinert
Hohe Nutzerfreundlichkeit, schnell zu bedienen
Die Dropbox Sign-Benutzeroberfläche ist intuitiv. Eine schrittweise Führung durch Verträge und Formulare kann sicherstellen, dass alle relevanten Felder ausgefüllt und alle erforderlichen Signaturen eingefügt werden. Dropbox Sign kann in jede Umgebung integriert werden, auch mit individuellem Branding. Dies half kohlpharma sofort bei der erfolgreichen Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus. Vom mündlichen Auftrag bis zur Softwareimplementierung dauerte der gesamte Prozess weniger als eine Stunde.
„Ich hatte die ideale und sofort einsatzbereite Lösung für Signatur-Workflows. Das bedeutete, dass wir es unseren Teams ermöglichen und sie dazu ermutigen konnten, aus der Ferne zu arbeiten. Dies hat die Möglichkeit geschaffen, Geschäftsprozesse zu verbessern und den Arbeitsort freier zu wählen.“ – Johannes Reinert
Von analog zu digital: die papierlose Zukunft
Nachdem die ersten Tests alle Erwartungen übertroffen haben, plant kohlpharma bereits die nächste Stufe zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse und Verbesserung der Arbeitsbedingungen mit Dropbox Sign.
Intern – mehr Transparenz
Für die Zukunft ist geplant, die internen Dokumenten-Workflows vollständig zu digitalisieren, ebenso wie die obligatorische interne Schulungsbestätigung. Dies erhöht die Transparenz erheblich und erspart das spätere Digitalisieren der entsprechenden Dokumente. Bei Dokumenten, die von mehreren Parteien unterschrieben werden müssen, vereinfachen elektronische Signaturen den Prozess sowohl für Editoren als auch für Unterzeichner.
Extern – bessere Zusammenarbeit
Das Red-lining und die Unterzeichnung von Zulieferverträgen werden ebenfalls digitalisiert. Durch diesen Prozess profitieren die Vertragsstrukturen und Vereinbarungen mit Zulieferern von der Vorlagenvereinheitlichung. Von kohlpharma unterzeichnete Dokumente für Geschäftskunden können zukünftig ausschließlich mit Dropbox Sign bearbeitet werden
Qualitätssicherung – Prozesse dauerhaft beschleunigen
Bei SOPs (Standard Operating Procedures), bei denen Produktionsprozesse streng reguliert werden, zum Beispiel bei der Qualitätssicherung und dem EDP-Qualitätssystem, werden manuelle Signaturen durch ihr digitales Äquivalent ersetzt. Mit seinen automatisierten Lagern und der lückenlosen Fernüberwachung der Lieferkette ist kohlpharma schon heute ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung und Automatisierung in der deutschen Pharmaindustrie. Das Unternehmen plant, in absehbarer Zeit alle papierbasierten Genehmigungsprozesse so weit wie möglich abzuschaffen. Bis dahin ist es noch ein weiter Weg, aber mit Dropbox Sign hat das Unternehmen einen wichtigen Meilenstein erreicht. Im Laufe der Zeit können Formulare in Dropbox Sign-Dokumente umgewandelt werden, was die Notwendigkeit der physischen Aufzeichnung während des Prozesses reduziert.
Johannes Reinert erklärt: „Ich hätte gerne, dass zum Beispiel die Qualitätssicherung auf digitale Formulare umgestellt wird. Digitale Formulare sind viel einfacher und können effektiver verwaltet werden. Jegliche gesetzlich vorgeschriebenen Aktualisierungen können in kürzester Zeit an allen relevanten Dokumenten vorgenommen werden, ohne dass Formulare vernichtet werden müssen. Alles wird unterzeichnet und mit nahtlos integrierten Dropbox Sign-Komponenten ausgefüllt. So profitieren wir weiter in Sachen Transparenz – jedes einzelne Detail in jedem Prozess wird nachvollziehbar sein.“
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