So konnte Media Shower mit Dropbox Sign seinen Absatz ankurbeln UND das Onboarding von neuen Auftragnehmern beschleunigen
Media Shower, ein preisgekröntes Unternehmen, das eine Plattform für Content Marketing anbietet, hilft Kunden aus der Finanz-, Technologie- und Blockchain-Branche dabei, ihre Stärken zu definieren und Content zu entwickeln, der die richtigen Personen anspricht und als Kunden gewinnt.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
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Da Media Shower eine Content-Plattform ist, mit der sowohl ein ständiger Strom neuer Vertragsersteller als auch ein wachsender Kundenstamm verwaltet wird, kam es in beiden Geschäftsbereichen zu Engpässen bei der Bearbeitung von Unterlagen.
Auf der einen Seite stellte der schriftliche Abschluss neuer Geschäfte trotz mündlicher Vereinbarungen eine große Hürde für Media Shower dar. Die Verträge waren übermäßig komplex und erforderten oft ein Hin und Her zwischen Anwälten über unnötige Details, was dazu führte, dass der Verkauf wegen der schriftlichen Vereinbarung ins Stocken geriet. „Der ganze Prozess war umständlich und frustrierend“, erklärt John Hargrave, CEO von Media Shower. „Manchmal dauerte es drei oder vier Monate, bis der Vertrag tatsächlich zustande kam und unterzeichnet wurde. Und für ein kleines Unternehmen ist das ein wirklich großes Problem, weil es nicht bezahlt wird.“
Ein ähnliches Problem mit den Unterlagen trat auch beim Onboarding von Auftragnehmern auf. Die Handhabung der W-9-Formulare und der Verträge für über 1000 Content-Ersteller erwies sich für Media Shower als logistischer und betrieblicher Albtraum, da alles manuell verschickt, gespeichert und verwaltet werden musste. Das bedeutete nicht nur jede Menge zeitraubenden Papierkram, sondern verzögerte auch die Lieferung von Inhalten an die Kunden von Media Shower.
Etwas musste sich ändern. Media Shower brauchte eine Möglichkeit zum Onbording in einem stetig expandierenden Netzwerk dezentral arbeitender Content-Ersteller und zur umfassenden Verwaltung neuer Kunden.
„Wir konnten diesen Prozess, der sehr mühsam und anstrengend war – und der dazu führte, dass uns viele Aufträge entgangen sind –, in einen reibungslosen Ablauf umwandeln, durch den wir viel schneller mehr Aufträge erhalten.“
Mit Dropbox Sign wird die Einhaltung der Fristen für die Steuererklärung zum Kinderspiel
Unerwartete Ergebnisse durch einfacheres Unterzeichnen
Media Shower hatte eine klare Vorstellung davon, was verbessert werden musste, und nahm zunächst den Unterzeichnungsprozess für Kunden ins Visier. Damit dem Unternehmen möglichst keine Geschäfte mehr entgehen, begann es mit der Vereinfachung seiner Verträge. „Anstelle von 10 Seiten haben wir uns auf vier Vertragsseiten beschränkt und dann schließlich auf zwei Seiten gekürzt“, sagt John. „Aktuell verwenden wir eine zweiseitige Vereinbarung, in der lediglich angegeben ist, wer wir sind, wer der Vertragspartner ist und was wir erstellen. Das ist alles. Je einfacher wir den Vertrag gestaltet haben, desto weniger hatte der Kunde das Bedürfnis, ihn an seine Rechtsabteilung zu schicken.“
Mit einem neuen, vereinfachten Vertrag wandte sich Media Shower an Dropbox Sign, um den Prozess noch weiter zu rationalisieren. Durch die digitale Übermittlung von Verträgen konnte Media Shower mündliche Vereinbarungen sofort weiterverfolgen. „Die Einführung eines E-Signatur-Dienstes hat die Zeit zwischen der mündlichen Vereinbarung und dem unterschriebenen Vertrag deutlich verkürzt“, erklärt John, „und das ist besonders für ein expandierendes Unternehmen von großer Bedeutung. Es ist eine echte Transformation. Ich wünschte, ich hätte eher davon erfahren.“
Wider Erwarten hat das Versenden von Verträgen mit Dropbox Sign Media Shower auch dabei geholfen, die tatsächlichen Entscheidungsträger auf Kundenseite im Prozess ausfindig zu machen, der zuvor voller Geheimnisse und rechtlicher Unklarheiten war. „Wir wussten nie, wer den Vertrag prüfte, wer ihn unterzeichnen würde oder wer kaufberechtigt war“, so John. „Wenn wir jetzt Verträge an Kunden schicken, werden wir direkt mit den Beteiligten verbunden, die unterzeichnen müssen. Auf diese Weise lässt sich sehr gut herausfinden, bei wem im Unternehmen tatsächlich die Einkaufskompetenz liegt.“
Onboarding einer Vielzahl von Content-Erstellern wird zum Kinderspiel
Im Hinblick auf die andere Herausforderung – das Onboarding von Kreativen – hätte Media Shower einfach denselben digitalen Prozess einführen können, um viele seiner Onboarding-Probleme zu lösen. Stattdessen ging das Unternehmen einen Schritt weiter und entwickelte eine ganze Plattform, Media Shower Studio, um das Onboarding und die Arbeit seiner Auftragnehmer zu verwalten.
Im Rahmen des Onboarding stellt Media Shower Studio neuen Content-Erstellern einen Onboarding-Workflow zur Verfügung, in dem alle Unterlagen übersichtlich zum Unterzeichnen vorgelegt, an die zuständigen Personen weitergeleitet und nach der Fertigstellung automatisch gespeichert werden. Das Herzstück dieser reibungslosen, automatisierten Onboarding-Erfahrung ist die integrierte Dropbox Sign API, die es den Content-Erstellern ermöglicht, direkt auf der Plattform zu unterzeichnen, ohne PDFs herunterzuladen oder zwischen Fenstern zu wechseln.
John erklärt: „Mit der Dropbox Sign API können wir sämtliche Dokumente ausfüllen, die dann direkt an unser Finanzteam weitergeleitet werden, damit sie alles für die Ersteller einrichten können. Anschließend erfolgt ihr Onboarding in unserem Media Shower Studio, und sie erhalten ihre ersten Aufträge. So konnten wir viel schneller expandieren, was entscheidend für unser Wachstum war.“
Um zu gewährleisten, dass auf ihrem persönlichen Weg stets exakt das Unternehmen widergespiegelt wird, verwendet Media Shower im Rahmen seines Onboarding-Workflows ein individuelles Branding. Das bedeutet, dass die Funktionen von Dropbox Sign beibehalten werden und gleichzeitig das komplette Markenerlebnis geboten wird, das die Ersteller erwarten.
Zeit bis zur Unterzeichnung wurde von Monaten auf Tage reduziert
Die Kunden von Media Shower können nun in kürzester Zeit Onboarding-Verträge unterzeichnen, was dem Unternehmen hilft, Schritt zu halten und den Wachstumsanforderungen gerecht zu werden. John erklärt: „Die radikale Vereinfachung der Rechtssprache und die Ergänzung durch einen E-Signatur-Service haben Wunder gewirkt, da die Zeit, die zwischen der mündlichen Vereinbarung und dem unterschriebenen Vertrag vergeht, verkürzt wurde. Und das ist insbesondere für ein expandierendes Unternehmen von großer Bedeutung. Es ist eine echte Transformation.“
Eine Lösung zur Einstellung einer hohen Anzahl neuer Mitarbeiter
Mit einem neuen Onboarding-System, das auf der Dropbox Sign API basiert, kann Media Shower schnell die Talente finden, die in Rekordzeit preisgekrönten Content erstellen können. „Innerhalb weniger Monate haben wir die Zahl der Autoren von 100 auf 1.000 gesteigert, nachdem wir den gesamten Prozess überarbeitet und stark vereinfacht hatten“, so John.
Überarbeitung der Onboarding-Erfahrung
Die Dropbox Sign API ist direkt in die Media Shower-Plattform eingebettet und hilft dem Unternehmen dabei, einen fest integrierten Onboarding-Prozess zu schaffen, der für interne Mitarbeiter, potenzielle Kunden und Content-Ersteller unglaublich einfach ist.
Wie geht es für Media Shower weiter?
Media Shower nutzt weiterhin Dropbox Sign für den Onboarding-Prozess, um schnell und einfach die Spezialisten einzustellen, die das Unternehmen für die Erstellung herausragender Inhalte für Kunden benötigt. Dank der einfachen Unterzeichnung auf der Plattform und eines automatisierten Onboarding-Workflows hat Dropbox Sign dazu beigetragen, dass Media Shower seinen Onboarding-Prozess umgestalten und allen Beteiligten einen reibungslosen Ablauf bieten konnte.
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