Mit Dropbox Sign hat Flow Healthcare für seine Kunden Einsparungen von 600 US-Dollar pro Mitarbeiter erzielt
Flow Healthcare ist eine All-in-one-Software für die klinische und administrative Verwaltung von Teams im Gesundheitswesen. Die zugehörigen Produkte optimieren Arbeitsabläufe und senken die Kosten für Onboarding, Verwaltung, Ausbildung und Einstellung.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Optimierte Arbeitsabläufe haben Flow-Kunden 600 US-Dollar pro Mitarbeiter gespart
Der zeitliche Verwaltungsaufwand des Flow-Kunden Beam Healthcare konnte um 50 % reduziert werden
Wird von einem einzigen Entwickler in nur ein paar Wochen implementiert
Unternehmensprofil
Das Onboarding medizinischer Mitarbeiter ist komplex
Für das Onboarding neuer Mitarbeiter im Gesundheitswesen sind nicht nur die üblichen Personaldaten, wie Leistungen und Versicherungen, erforderlich, sondern auch klinische Daten, die wichtige Informationen über Zulassungen, klinische Erfahrung, Weiterbildung, Monitoring und Behandlungsfehler liefern. Neben den üblichen bundesstaatlichen und lokalen Prüfungen des Hintergrunds durch den Arbeitgeber sind weitere, für das Gesundheitswesen spezifische Hintergrundprüfungen erforderlich.
Aber die Komplexität endet hier nicht. Der Flow-Kunde Beam Healthcare, ein Unternehmen, das Gesundheitsdienstleister für Online-Telemedizindienste und abgelegene Krankenhäuser bereitstellt, musste für die Einstellung medizinischer Fachkräfte eine Fülle doppelt vorhandener Papierformulare mehrmals ausfüllen. „Wenn ein Dienstleister von Beam eingestellt wurde, musste er einen Antrag ausfüllen. Anschließend führte Beam eine Hintergrund- und Referenzprüfung durch. Wenn der Dienstleister dann aber zur Arbeit in drei oder fünf verschiedene Krankenhäuser entsandt wurde, musste er denselben Antrag erneut ausfüllen und verschiedene Prüfungen durchlaufen. Sie können sich vorstellen, was für ein Verwaltungsaufwand das für den Anbieter und das Verwaltungspersonal war, diese ganzen Papiere zum Abschluss zu bringen. Dieser archaische Prozess hat bei den Klinikmitarbeitern für sehr viel Frust gesorgt und gelegentlich versuchten sie es zu vermeiden, in mehreren Einrichtungen eingesetzt zu werden. Wenn wir den Zugriff auf die Pflege verbessern möchten, dann muss sich die Gesundheitsversorgung auf Prozesse konzentrieren, die über die Produktion von mehr Dienstleistern hinausgehen,“ so Sarjoo Patel, CEO von Flow. Noch schlimmer wurde es, wenn das Krankenhaus Teil einer großen Einrichtung mit dezentralen Kliniken war. Dann musste der Dienstleister für jede dieser Kliniken dieselben Unterlagen ausfüllen und sich denselben Hintergrundprüfungen unterziehen.
Während des gesamten Onboarding-Prozesses mussten die medizinischen Fachkräfte immer wieder akribisch dieselben Informationen angeben. Das erforderte Zeit, die man besser für die Behandlung der Patienten aufgewendet hätte. An diesem Punkt wandte sich Flow an Dropbox Sign, um den Umgang mit Dokumenten im Gesundheitswesen zu vereinfachen.
„Wir konnten mit Flow 600 US-Dollar pro Mitarbeiter einsparen und den Verwaltungsaufwand für Beam Healthcare um 50 % reduzieren. Und das hat viel mit Dropbox Sign zu tun und damit, wie es viele Dokumente für uns automatisiert hat.“
Schnelle, digitale Formulare, die nur einmal ausgefüllt werden müssen
Um die Anzahl der Formularduplikate zu reduzieren, die Dienstleister bei der Arbeit in anderen Krankenhäusern ausfüllen müssen, hat Flow mithilfe der Dropbox Sign API automatisierte Vorlagen implementiert. Hierzu erklärt Sarjoo Patel: „Sobald medizinische Mitarbeiter eingestellt sind, besteht das wahre Wertversprechen von Flow und Dropbox Sign für unsere Kunden im Gesundheitssektor darin, dass das redundante Ausfüllen der Dokumente entfällt. Die von den Krankenhäusern benötigten Papierformulare werden in Flow als Vorlagen erstellt. Wenn ein Krankenhaus eines der Formulare braucht, wird es dank der Integration der Dropbox Sign API, die mit unserer Datenbank verbunden ist, automatisch ausgefüllt. Der Dienstleister liest sich das Dokument lediglich durch und unterzeichnet es. Sobald das Onboarding abgeschlossen ist, müssen keine zusätzlichen Dokumente mehr manuell ausgefüllt werden.“
Aber nicht alle Arztpraxen sind gleich, weshalb die Vorlagen von Flow flexibel sein müssen. „Unser Abonnement von Dropbox Sign ermöglicht Flow-Kunden eigene Anpassungen. [Flow-Nutzer] können ihre eigenen PDF-Dokumente hochladen und die von ihnen benötigten spezifischen Datenfelder hinzufügen. So können Kunden einige ihrer einfachen Dokumente anpassen“, erläutert Chance Hammacher, Full Stack Developer bei Flow.
Neben der schnellen und einfachen Bedienung hat Flow auch sichergestellt, dass die gesamte Handhabung der Dokumente für seine Kunden ohne Unterbrechungen abläuft. „Mit der eingebetteten Formularfunktion von Dropbox Sign sind wir sehr glücklich. Wir können damit alle unsere Nutzer auf einem System behalten und sind gleichzeitig geschützt“, fährt Chance Hammacher fort. „Wir haben uns für das [individuelle Branding von Dropbox Sign] entschieden, um unseren Kunden, die elektronische Signaturen nutzen, mehr Personalisierung zu bieten.“
Um die Handhabung medizinischer Dokumente weiter zu vereinfachen, nutzt Flow außerdem HelloWorks, um zeitaufwendige Referenzprüfungen zu automatisieren. „Wir nutzen HelloWorks hauptsächlich für die Referenzprüfung. Für die Prüfung beruflicher Referenzen versenden wir diese entweder per E-Mail oder SMS mit der Bitte, die berufliche Referenz für diesen Dienstleister auszufüllen, weil er oder sie sich auf diese Position bewirbt“, sagt Sarjoo Patel.
Getreu seinem Versprechen, den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu verwalten, erstellt Flow mit HelloWorks auch Vorlagen, die bei internen Arbeitsdokumenten helfen. Angenommen, Sie möchten ein internes Dokument aus einem Steuersystem wie irs.gov oder W9 versenden: Mit HelloWorks hat Flow auch diese Funktionalität direkt in seine Plattform integriert.
Bei so vielen Formularen und komplexen Prozessen, die automatisiert werden müssen, hätte man annehmen können, dass die Integration der Dropbox Sign API in die Plattform von Flow eine Weile dauert. Um es aber mit Chance Hammacher zu sagen: „Die Integration hat nicht allzu lange gedauert, höchstens ein paar Wochen, und dies mit einem einzigen Entwickler. Die Dokumentation ist gut. Sie enthält klare Anweisungen für den von uns verwendeten Workflow. Wir konnten problemlos testen und sämtliche Probleme beheben, bevor wir mit Dropbox Sign in den Echtbetrieb gingen.“
Diese schnelle Integration kam für die Kunden von Flow, insbesondere für Beam, genau zum richtigen Zeitpunkt. Beam musste während der Pandemie schnell und in großem Umfang Mediziner einstellen und integrieren, um seinen Telemedizindienst auszubauen. „Sie mussten mehr Mitarbeiter einstellen, um den auf den Krankenhäusern lastenden Druck zu verringern“, erklärt Sarjoo Patel. Dank der schnellen Integration von Flow mit der Dropbox Sign API konnte Beam das Onboarding der Mitarbeiter innerhalb von 48 Stunden realisieren.
Reduzierung des zeitlichen Verwaltungsaufwands um 50 %
Da mit der Dropbox Sign API Dokumente automatisch ausgefüllt werden und nicht mehr mehrmals bearbeitet werden müssen, konnte der Flow-Kunde Beam die Zeit, die seine Mitarbeiter für das Bearbeiten administrativer Dokumente aufwenden, um 50 % reduzieren und so pro Mitarbeiter geschätzte 600 US-Dollar einsparen.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren davon
Amy Faust, Business Officer, CPMSM und CPCS sagt dazu:
„Dropbox Sign hat [Flow] geholfen, standardmäßige Referenzprüfungen und Verifizierungen auf systematische Weise durchzuführen. Das sorgt für schnellere Durchlaufzeiten und zufriedenere Mitarbeiter, die Dokumente nicht mehr ausdrucken, ausfüllen, scannen und hochladen müssen. Auch die Arbeitgeber sind zufrieden, weil Dokumente leichter lesbar sind und Pflichtfelder gleich beim ersten Mal ausgefüllt werden.“
Integration innerhalb weniger Wochen durch einen einzigen Entwickler
Dank einer detaillierten, leicht verständlichen Dokumentation und einem Support-Team, das Flow jederzeit bei allen Problemen unterstützt hat, konnte ein einzelner Flow-Entwickler die Dropbox Sign API in nur wenigen Wochen integrieren.
Was plant Flow als Nächstes?
Flow punktet vermehrt bei medizinischen Teams und konnte Kunden wie Beam Healthcare, Pivotal Health und CVC Health Care gewinnen. Als vom ersten Tag an papierloses Unternehmen, plant Flow, papierbasierte Engpässe in der medizinischen Welt noch weiter zu reduzieren.
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Die Integration der Dropbox Sign API bietet den einfachsten Weg zur Vereinfachung Ihrer Workflows durch nahtloses Signieren mit eigenem Branding über API-integrierte Vorlagen, in denen doppelt abgefragte Informationen automatisch ausgefüllt werden. Mit der Dropbox Sign-Lösung für elektronische Signaturen, die zwei Jahre in Folge von G2 als die Nummer 1 bei der Nutzerfreundlichkeit gewählt wurde, können Sie Ihre wichtigen Workflows beschleunigen, vereinfachen und sicherer gestalten.
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