Mit Dropbox Sign reduziert Entrust den Signaturprozess von zwei Wochen auf einen Tag
Die Entrust Public Accounting Corporation bietet professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Beratung, Buchhaltung, Steuern, Unternehmenssekretariat und Auslagerung von Geschäftsprozessen für eine Vielzahl von Unternehmen in Singapur.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
50-seitige, mit Papier und Stift erstellte Finanzverträge werden jetzt vollständig online gestellt
Verkürzung des 2-wöchigen Signaturprozesses auf einen Tag
Wegfall der Kosten für den Druck von 500 Blatt Papier pro Transaktion
Unternehmensprofil
Langsame und manuelle Signaturprozesse
Das Jahr 2020 hat für viele Unternehmen auf der ganzen Welt eine neue Art des Arbeitens mit sich gebracht. Der traditionelle Arbeitsalltag von 9 bis 17 Uhr wurde durch flexible Arbeitszeiten ersetzt, und zwar von dem Zimmer aus, das zu Hause die beste Internetverbindung bot. Um mit diesem Wandel Schritt zu halten, mussten die Unternehmen ihre Arbeitsabläufe schneller denn je digitalisieren.
Um mit dem Übergang zur Telearbeit Schritt zu halten, hat Jason Lew, Director und Gründer der Entrust Accounting Public Corporation, die Umstellung seines Unternehmens auf 100 % Digitalisierung eingeleitet. Einer der wichtigsten Bestandteile dieses Übergangs war die Eliminierung aller kostspieligen, physischen Unterlagen, die das Team täglich handhabte. Das Drucken, Signieren, Scannen und Versenden von Dokumenten war keine gute Option mehr, und der Prozess musste sich weiterentwickeln, damit das Unternehmen weiter wachsen konnte.
Glücklicherweise war Entrust den meisten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Asien einen Schritt voraus. Es nutzte Dropbox bereits, um die Dokumente und Formulare seiner Kunden zu speichern. Deshalb war Dropbox Sign ein einfacher, intuitiver nächster Schritt, um das Unternehmen in einer sich verändernden Welt weiterhin effizient zu betreiben.
„Die Anwälte, Fachfirmen und Behörden, mit denen wir zusammenarbeiten und die an den herkömmlichen Ablauf gewöhnt sind, sind von elektronischen Signaturen beeindruckt. Gerade während der Pandemie, in der sich unsere Arbeitsweise verändert hat, haben wir viel positives Feedback von unseren Kunden erhalten.“
Einfache und mobilgerätefreundliche Unterzeichnung
Als Dropbox-Nutzer war Entrust bereits mit der Benutzerfreundlichkeit und Effektivität des Produkts als Zusammenarbeitstool vertraut. Lew war zuversichtlich, dass Dropbox Sign nicht anders sein würde und genauso einfach zu erlernen und für sein Unternehmen zu übernehmen wäre. Das Unternehmen benötigte weniger als zwei Tage, um das System zu verstehen, es vollständig einzurichten und in seine Arbeitsabläufe zu integrieren. Das erste Projekt, an dem Entrust gearbeitet hat, war die Integration von Dropbox Sign in den Signaturprozess für Kundenserviceverträge. Die Parteien, mit denen es zusammenarbeitet, waren schnell beeindruckt von der einfachen und effizienten elektronischen Signatur.
Diese Kundenserviceverträge sind langwierig und können bis zu 10 Sätze von 50-seitigen Finanzberichten mit insgesamt 500 Blatt Papier erfordern, die von beiden Parteien unterzeichnet werden müssen. Nicht nur sind das manuelle Drucken und Unterzeichnen zeitaufwändig, auch die Nachverfolgung der einzelnen Verträge von Hand ist äußerst mühsam. Bei Dokumenten, die außerhalb von Singapur unterzeichnet werden müssen, kann der gesamte Prozess, einschließlich des zusätzlichen Schritts des internationalen Versands dieser Formulare, mehr als zwei Wochen dauern! Mit Dropbox Sign konnte Lews Firma diesen Prozess auf einen einzigen Tag reduzieren. Lew erklärt:
„Für uns ist Dropbox Sign sehr praktisch, weil wir alles jederzeit und überall von einem Mobilgerät unterzeichnen können. Dadurch sparen meine Kunden und ich eine Menge Zeit – besonders bei Verträgen die im Ausland unterzeichnet werden müssen.“
Angesichts der schnellen Akzeptanz und des positiven Feedbacks zu den elektronischen Signaturen fiel Lew die Entscheidung leicht, das Tool auch für den internen Gebrauch einzuführen. Der Einstellungsprozess und die Zusageschreiben werden jetzt durch elektronische Signaturen gestützt, um eine reibungslose und nahtlose Einarbeitung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Und das Beste daran? Das ganze Team war sofort begeistert.
„Es war extrem einfach, das Team in der Verwendung von Dropbox Sign zu schulen, selbst für Leute, die nicht unbedingt technisch versiert sind. Außerdem nutzen meine Mitarbeiter es gerne.“
Verkürzung des zweiwöchigen Signaturprozesses auf einen Tag
Der bisherige Prozess des Druckens, der Unterzeichnung und des internationalen Versands nahm bis zu zwei Wochen in Anspruch. Durch die Implementierung elektronischer Signaturen und die Möglichkeit, Dokumente überall und jederzeit zu unterzeichnen, konnten das Unternehmen und seine Kunden den gesamten Prozess auf einen einzigen Tag reduzieren.
Wegfall der Kosten für den Druck von 500 Blatt Papier pro Transaktion
Durch den Umstieg auf die umweltfreundliche Methode elektronischer Signaturen und den Wegfall von Stift und Papier aus dem Signaturvorgang konnte Entrust die mit dem Drucken verbundenen Kosten senken. Das Unternehmen bestellte einmal pro Woche Papier und Tinte, um seinen Druckbedarf zu decken. Jetzt wurde diese Bestellung auf einmal im Monat reduziert.
100 % prüffähig und sogar noch sicherer
Papierformulare bereiten nicht nur Kopfzerbrechen bei der manuellen Kontrolle, sondern sind auch ein kostspieliges und risikoreiches Unterfangen, wenn Kurierdienste von Dritten beauftragt werden. Mit der umfassenden Prüfprotokollfunktion von Dropbox Sign waren Jason und seine Mitarbeiter in der Lage, ihre unterzeichneten Dokumente zu überwachen, und können sicher sein, wann und von wem sie unterzeichnet wurden. „Unser Unternehmen nutzt die Prüfprotokollfunktion sehr häufig. Damit können wir überprüfen, ob die Signatur echt ist und wann die Unterzeichnung erfolgt ist. Dies ist ein wichtiges Protokoll für unser Unternehmen. Noch bequemer sind die integrierten Erinnerungen, die die Parteien benachrichtigen, wenn ein Dokument auf ihre Signatur wartet“,so Jason Lew, Director und Gründer von Entrust.
Was plant Entrust als Nächstes?
Entrust nutzt Dropbox und Dropbox Sign bereits in großem Umfang und plant, in Zukunft zu 100 % digital zu arbeiten. Man hofft, sowohl Kunden als auch die Branche dazu zu bewegen, ebenfalls auf digitale Prozesse umzusteigen. Die Buchhaltungsbranche ist immer noch auf ihre traditionellen Wege festgelegt, aber die zukunftsweisenden Methoden von Entrust können andere Firmen in Singapur dazu bewegen, ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren und sie effizienter, bequemer und sogar sicherer zu gestalten.
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