So vereinfacht das Gesundheitsunternehmen VolitionRx die Suche nach besseren Möglichkeiten bei der Krebsdiagnose mithilfe von Dropbox Sign und Dropbox
VolitionRx ist ein multinationales Gesundheitsunternehmen mit Sitz in Austin, Texas. Außerdem gibt es Standorte in Großbritannien, Belgien, Kalifornien und Singapur. Das Unternehmen entwickelt blutbasierte Krebstests, die vorhandene abnormale Zellen viel früher als herkömmliche Screening-Programme erkennen.
Rechtsgültige Verträge unterzeichnen, ordnen und teilen
Die Pandemie im Jahr 2020 hat unsere Arbeitsweise verändert. Durch das Social Distancing mussten viele Unternehmen quasi über Nacht auf mobiles Arbeiten umsteigen – für das Biotech-Unternehmen VolitionRx war das aber nicht ganz so einfach.
VolitionRx hatte seine 60 Mitarbeiter in Europa, Asien, Nord- und Südamerika schon mit Dropbox Business vernetzt. Trotzdem musste das Unternehmen einen Weg finden, sein 20.000 Quadratmeter großes Labor offen zu halten, mit den von Zuhause aus arbeitenden Beschäftigten in Kontakt zu bleiben und die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, während die Mitarbeiter sich während der Pandemie ins Homeoffice zurückgezogen hatten.
Wie bei allen Unternehmen im Gesundheitswesen wird die Datensicherheit bei VolitionRX sehr ernst genommen. Bei der Erstellung und Validierung von nukleosomenbasierten Krebstests entstehen Massen geschützter medizinischer Daten, die bei jeder Verwendung oder Weitergabe gesichert und unterzeichnet werden müssen. Als an der New Yorker Börse notiertes Unternehmen müssen die Mitarbeiter von VolitionRx außerdem regelmäßig eine Reihe von Fair-Practice-Vereinbarungen eigenhändig unterzeichnen.
Das Ergebnis? Die Mitarbeiter konnten zu Hause rechtsgültige Verträge nur schwer unterzeichnen, sortieren und aufbewahren – das galt besonders für die Personal- und Rechts-Teams, die sich während der Pandemie um die Aktualität der Dokumente kümmern mussten.
Um den Dokumentenaufwand zu verringern, hat der Group IT Manager von VolitionRx, Daniel Halter, den Unterzeichnungsprozess mit Dropbox Sign digitalisiert.
„Wir suchten eine wiederholbare, skalierbare Lösung für elektronische Signaturen. Zusätzlich sollte sie in verschiedenen Zeitzonen und Sprachen einsetzbar sein und nicht von lokalen und schwer zu wartenden IT-Systemen abhängen.“
„Dropbox Sign ist orts- und geräteunabhängig und skalierbar. Der Traum eines jeden IT-Teams: Alle haben dieselbe Nutzererfahrung und die Pflege ist unkompliziert. Wenn wir uns vergrößern, müssen wir unsere Arbeitsweise also nicht verändern – Dropbox Sign und Dropbox Business wachsen mit uns mit.“
Schnelligkeit und Sicherheit mit Dropbox Sign und Dropbox erreichen
Da die mobilen Labor-Teams und Mitarbeiter schon über Dropbox Business verbunden waren, war die Integration von Dropbox Sign laut Daniel Halter ein Kinderspiel. „Je weniger ein Mitarbeiter abgelenkt wird, umso effizienter ist ein Tool. Durch die Nutzung von Dropbox Sign direkt in Dropbox sind keine Wechsel zwischen Apps nötig, werden die Workflows nicht beeinträchtigt und die Nutzerfreundlichkeit steigt. Der gesamte Prozess ist effizient gestaltet und integriert.
Jetzt nutzen die Mitarbeiter von VolitionRx Dropbox Sign, um alle Formulare zur Freigabe medizinischer Daten, Fair-Practice-Vereinbarungen und interner Dokumente zu teilen und zu unterzeichnen. Durch die automatische Speicherung der unterzeichneten Dokumente in Dropbox sind die Prüfprotokolle leicht nachvollziehbar und Dokumente können einfacher mit externen Aufsichtsbehörden geteilt werden.
Der neue cloudbasierte Workflow ist orts- und geräteunabhängig. So ist er für die Mitarbeiter immer einfach und überall zu nutzen und für die IT-Abteilung leicht zu pflegen. Durch den sehr geringen Schulungsaufwand war die Integration von Dropbox Sign in die bestehenden Geschäftsabläufe für VolitionRx schnell und kostengünstig.
„Durch die Nutzung von Dropbox Sign direkt in Dropbox sind keine Wechsel zwischen Apps nötig, werden die Workflows nicht beeinträchtigt und die Nutzerfreundlichkeit steigt. Das verbessert nicht nur die Sicherheit für uns als IT-Team, sondern beschleunigt auch die Workflows und verringert den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter!“
Laut Daniel Halter wurde die Integration von Dropbox Sign in Dropbox von den Mitarbeitern durch den geringen Schulungsaufwand gut angenommen. Daniel Halter sieht die Vorteile auch bei seiner Arbeit. „Dropbox Sign ist orts- und geräteunabhängig und skalierbar. Der Traum eines jeden IT-Teams: Alle haben dieselbe Nutzererfahrung und die Pflege ist unkompliziert. Wenn wir uns vergrößern, müssen wir unsere Arbeitsweise also nicht verändern – Dropbox Sign und Dropbox Business wachsen mit uns mit.“
Nachdem das Tool zuerst bei nur einem Anwendungsfall im HR-Team eingesetzt wurde, hat es sich von selbst im gesamten Unternehmen etabliert. Daniel Halter sieht in Zukunft sogar noch mehr Möglichkeiten für den Einsatz von Dropbox Sign.
Für andere IT-Teams, die ihre Workflows vereinfachen und die Zusammenarbeit von mobilen Teams sicherstellen möchten, hat Daniel Halter folgenden Tipp:
„Die Mitarbeiter werden euch unterstützen, wenn ihr ihnen zuhört und ihnen einfache Lösungen anbietet, die die Arbeit erleichtern. Dropbox Sign und Dropbox Business können Ihnen dabei helfen.“
Was plant VolitionRx als Nächstes?
„Zukünftig sollen alle Mitarbeiter im Unternehmen Dropbox Sign verwenden. Besonders Teams wie die Rechtsabteilung, die immer noch papierbasierte Prozesse nutzt. Dadurch verbessert sich nicht nur die Sicherheit für das IT-Team. Der Wechsel von einem physischen zu einem cloudbasierten Prozess für elektronische Signaturen beschleunigt auch die Workflows und verringert den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter!“
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