So können Sie mit Dropbox Sign Zeit sparen und Fehler im Personalwesen und Vertrieb beseitigen
Process Street unterstützt Unternehmen dabei, wiederkehrende Arbeiten zu verwalten, Prozesse zu vereinfachen und die Gesamteffizienz durch codefreie Software für die Automatisierung von Workflows zu steigern.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Bietet E-Signatur-Funktionalität für über 5000 Process Street-Kunden-Apps
30 Minuten
Spart 30 Minuten pro Vorlage
Weniger Fehler bei der Dateneingabe
Unternehmensprofil
Die nächste Stufe der Workflow-Automatisierung
Als die Welt begann, digitale Tools als Ersatz für traditionell papierbasierte Prozesse wie Mitarbeiter-Onboarding und Vertriebsangebote einzusetzen, geschah etwas Unerwartetes: Teams mussten eine wachsende Zahl an Tools verwalten, um eben diese Prozesse abzuwickeln.
Das Wechseln zwischen verschiedenen Tools war nicht nur zeitraubend für die Mitarbeiter. Es erhöhte auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschlichen, wenn Mitarbeiter Daten wie Sozialversicherungsnummern, Bankleitzahlen und Adressen in einem Tool kopierten und in das nächste einfügten.
Zur Unterstützung entwickelte Process Street seine codefreie Workflow-Automatisierungsplattform, um Unternehmen bei der Beschleunigung alltäglicher Prozesse zu helfen. „In jedem Unternehmen gibt es einen wiederholbaren Prozess, der effizienter gestaltet werden kann. Und das ist es, was Process Street tut“, erklärt Ashley Chain, Director of People and Operations bei Process Street.
Für viele dieser Prozesse – etwa das Onboarding von Mitarbeitern und die Vorbereitung von Verkaufsangeboten – war allerdings das Ausfüllen mit Informationen und das Einholen von Unterschriften erforderlich. Process Street ist der Einsatz von E-Signaturen für diese Aufgaben nicht fremd. Aber das bisherige E-Signatur-Tool des Unternehmens hatte leider eine unzureichende Benutzeroberfläche und konnte nicht in die internen Arbeitsabläufe von Process Street integriert werden. Dies bedeutete, dass Process Street zum Signieren von Dokumenten ein völlig isoliertes Tool verwenden musste – und die Kunden des Unternehmens standen vor dem gleichen Dilemma.
Im Personalbereich führt diese Ineffizienz zu einer Verlangsamung bei Stellenangeboten, beim Onboarding und bei Beförderungen, was dazu führen kann, dass gute Kandidaten möglicherweise auf der Strecke bleiben.
Auf Vertriebsseite konnten sich das Einholen von Angeboten und der Abschluss von Geschäften in die Länge ziehen, was zu Frustration bei potenziellen Kunden führte und gegebenenfalls den Umsatz gefährdete.
Um das Problem zu lösen, machte sich Process Street auf die Suche nach einer E-Signatur-Lösung, die seinem Team und seinen Kunden die E-Signatur-Funktionalität zum Entwickeln vollständiger Arbeitsabläufe bieten würde.
Und so dauerte es nicht lange, bis Process Street Dropbox Sign entdeckte.
„Durch die Automatisierung des Vertragsentwurfsprozesses spare ich jedes Mal, wenn ich mit Dropbox Sign ein Angebotsschreiben an einen neuen Mitarbeiter sende, mindestens 30 Minuten.“
Dropbox Sign stellt Process Street reibungslose Unterzeichnungsfunktionen bereit
Process Street stellt Dropbox Sign-Signaturfunktionen für Workflows über die Zapier-Automatisierung bereit.
Auf diese Weise können Process Street und seine Kunden die über 800 Workflow-Vorlagen des Unternehmens nutzen oder eigene Workflows erstellen, um Aufgaben zu erledigen, die Unterschriften erfordern, wie etwa Mitarbeiter-Onboarding, die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen oder die Unterzeichnung von Kaufverträgen. Beim Versenden von Signaturanfragen können Nutzer Process Street einfach über Zapier mit ihrem Dropbox Sign-Konto verbinden, um automatisierte Unterzeichnungs-Workflows zu erstellen.
Process Street selbst nutzt die E-Signatur-Integration von Dropbox Sign in seinen eigenen internen Prozessen – das beste Zeugnis für sein Produkt. In der Personalabteilung von Process Street nutzt Ashley die Dropbox Sign Zapier-Automatisierung, um Angebotsschreiben zu entwerfen und an neue Mitarbeiter zu senden. Nimmt ein neuer Mitarbeiter ein Angebot mündlich an, startet Ashley einen automatisierten Workflow in Process Street. Die Daten des neuen Mitarbeiters werden dann aus dem System abgerufen und in die entsprechenden Felder in der Dropbox Sign-Vorlage für Angebotsschreiben eingegeben. Dank der vorab ausgefüllten Daten kann Ashley innerhalb weniger Minuten ein offizielles Angebotsschreiben an einen Kandidaten zur Unterschrift senden. „Durch die Automatisierung des Vertragsentwurfsprozesses spare ich jedes Mal, wenn ich mit Dropbox Sign ein Angebotsschreiben an einen neuen Mitarbeiter sende, mindestens 30 Minuten“, berichtet Ashley.
Dinge nicht doppelt anfassen und Daten nicht manuell zwischen den Tools hin- und herschieben zu müssen, war für Process Street jenseits des Einstellungsprozesses enorm hilfreich. Die Personal- und Vertriebsteams konnten die Zahl der Fehler bei der Dateneingabe enorm reduzieren.
„Es besteht keine Gefahr, dass wir zurückgehen und feststellen müssen: ‚Oje, das war die falsche Nummer.‘ Intern sparen wir also Zeit und müssen uns keine Sorgen machen, ob vielleicht etwas falsch eingegeben wurde“, erklärt Ashley.
Auch die Einrichtung und Inbetriebnahme der Integration war für Process Street einfach und unkompliziert. Ashley konnte die Integration direkt beim ersten Versuch selbst einrichten und konfigurieren. Und wenn sie Fragen hatte, stand ihr das Support-Team von Dropbox Sign hilfreich zur Seite. „Ich hatte eine Frage zur Darstellungsweise meiner Signatur, und das Support-Team war super hilfsbereit. Die Mitarbeiter sind alles mit mir durchgegangen, sie haben schnell reagiert und das Problem im Handumdrehen behoben“, erinnert sich Ashley. „Die Vertriebsabteilung sagte das Gleiche, als sie Zapier für die Verkaufsangebote einrichtete. Wir alle haben sehr positive Erfahrungen mit dem Support-Team gemacht.“
Mithilfe der Zapier-Integration kann sich Process Street die Zeit und den Aufwand sparen, die es sonst aufwenden müsste, um selbst ein E-Signatur-Tool zu erstellen. „Es wäre ein enormer Aufwand, so etwas selbst für unsere Plattform zu entwickeln“, erklärt Ashley. „Es war also auch ein großer Vorteil, unseren Kunden zeigen zu können, dass wir diese Integration in unseren Produkten eingerichtet haben und dass es problemlos über Zapier aufzusetzen ist.“
Dropbox Sign macht Signatur-Workflows absolut mühelos
Eine Fülle von Unterzeichnungsmöglichkeiten für Process Street-Kunden
Kunden von Process Street können ihren Workflows E-Signatur-Anfragen hinzufügen, indem sie Dropbox Sign und die Process Street-Plattform über Zapier verbinden. Das bedeutet, dass Dropbox Sign in Process Street-Workflows mit mehr als 5000 Apps (einschließlich Salesforce) verwendet werden kann. Und das ermöglicht flexible neue Anwendungsfälle.
30 Minuten Zeitersparnis pro Vertrag
Dank Dropbox Sign können Dokumente wie Angebotsschreiben oder Verkaufsangebote in nur wenigen Minuten erstellt, ausgefüllt und versendet werden.
Weniger Fehler bei der Dateneingabe
Durch das automatische Ausfüllen von Daten in Verträgen müssen sich die Mitarbeiter von Process Street und ihre Kunden keine Sorgen über Fehler beim Entwerfen von Dokumenten machen.
Wie geht es weiter für Process Street?
Für die Zukunft plant Process Street, neue Funktionen einzuführen und aktuelle basierend auf Feedback von Kunden zu verbessern. Das Unternehmen hofft, mit jedem Update die Prozesse besser an die Bedürfnisse seiner Kunden anzupassen. „Wir arbeiten daran, unsere Funktion für Bedingungen zu verbessern und Merkmale einzuführen, von denen wir erfahren haben, dass unsere Kunden sie wirklich wollen, wie zum Beispiel einen Formulardatensatz. Merkmale, die tieferes Eingreifen in bestimmte Prozesse ermöglichen und mit denen Kunden noch mehr Anpassungen vornehmen können, was wirklich spannend ist – und sehr nerdig. Aber wir freuen uns enorm darüber.“
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