So nutzt EqualTo elektronische Signaturen, um Neueinstellungen und Geschäftsabschlüsse zu beschleunigen
EqualTo ist ein Beliner Start-up, das Software-Teams bei der Integration von Tabellenkalkulationstechnologie in ihre Produkte unterstützt.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Senkt Kosten durch die Automatisierung manueller Aufgaben
Beschleunigt den Einstellungsprozess um 3–5 Tage
Sendet Signaturanfragen remote und direkt an die Unterzeichner
Unternehmensprofil
Durch die manuelle Vertragsunterzeichnung werden Einstellungs- und Businessvereinbarungen ausgebremst
Das Team von EqualTo hat eine Tabellenkalkulationstechnologie für Softwareentwickler entwickelt. Dadurch erhalten Entwickler die Möglichkeit, ihren Produkten problemlos Tabellenkalkulationsfunktionen hinzuzufügen.
Als Software-Unternehmen ist EqualTo jedoch stets auf der Suche nach Möglichkeiten, seine Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Ein Bereich, der bei EqualTo intern effizienter gestaltet werden sollte, war die Einstellung von Mitarbeitern. Wenn Sie auf einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt den Prozess nicht schnell genug vorantreiben, können Sie gute Bewerber, Zeit und Geld verlieren. Bei EqualTo könnte sich der Rekrutierungsprozess nicht nur durch die Notwendigkeit von Unterschriften verzögern, sondern auch durch den zusätzlichen Schritt, vier verschiedene Dokumente verschicken zu müssen. Zu diesen Verträgen gehören ein Arbeitsvertrag, eine Vertraulichkeitsvereinbarung, eine Vereinbarung über die private Internetnutzung und eine Vereinbarung über Aktienoptionen, ganz zu schweigen von zusätzlichen Dokumenten, wenn ein Visum erforderlich ist.
„Angenommen, Sie stellen in einem Monat vier oder fünf Personen ein. Dann gibt es schon so viele Dokumente, die unterzeichnet werden müssen. Wenn all dies auf Papier erfolgt, wird viel Zeit verschwendet und der Prozess ist äußerst ineffizient“, so Dmitri Kemenev, Vice President of Finance and Operations bei EqualTo. Außerdem können zusätzliche Tage, die Sie für den Versand und das Warten auf Dokumente aufwenden müssen, dazu führen, dass neue Mitarbeiter, die ein Angebot von einem anderen Unternehmen erhalten oder ihre Meinung geändert haben, sich doch noch gegen eine Anstellung bei EqualTo entscheiden.
EqualTo möchte nicht nur die besten Talente einstellen, sondern auch so schnell wie möglich Geschäfte abschließen. Bei der Zusammenarbeit mit Kunden und Drittanbietern muss EqualTo eine Vielzahl von Dokumenten unterzeichnen lassen, darunter Kaufverträge, NDAs, Lieferantenformulare und Lieferantenvereinbarungen. Beim Versenden von Dokumenten per E-Mail kann sich der Vorgang jedoch in die Länge ziehen. Nach dem Versand kann es einige Tage (oder länger) dauern, bis ein Dokument eintrifft. Die Person, die das Dokument erhält (die möglicherweise nicht der vorgesehene Adressat ist), muss den Vertrag dem Unterzeichner vorlegen. „Dokumente sollen möglichst schnell unterzeichnet werden. Dabei sollte keine Zeit mit dem Drucken, dem Gang zur Post und dem Versenden von Dokumenten per Post verschwendet werden. Wer weiß, wann das Dokument tatsächlich eintrifft?“, sagt Dmitri.
Die Funktion der E-Signatur war für den Einstellungsprozess bei EqualTo und den allgemeinen geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung, weshalb sich das Unternehmen für Dropbox Sign entschied.
„Durch die Verwendung von E-Signaturen im Einstellungsprozess sparen wir 3–5 Tage … Wir können gute Kandidaten einstellen, weil wir im Vergleich zu anderen Unternehmen schneller sind. Das gelingt uns mit Dropbox Sign.“
E-Signaturen optimieren Einstellung und Vertragsunterzeichnung
Dmitri und die Gründer von EqualTo hatten Dropbox Sign bereits in ihrem vorigen Unternehmen verwendet. Sie vertrauten darauf, dass Dropbox Sign die Effizienz liefern würde, die ihr neues Start-up benötigte, und implementierten E-Signaturen daher frühzeitig.
Nach deutschem Recht müssen Arbeitsverträge mit Tinte auf Papier unterzeichnet werden, aber EqualTo verwendet Dropbox Sign, um diese Verträge zunächst nach Treu und Glauben elektronisch zu unterzeichnen. Dadurch kann EqualTo Bewerber verpflichten und an sich binden, während die neuen Mitarbeiter auf die offizielle Unterzeichnung physischer Verträge warten.
Für andere Dokumente für neue Mitarbeiter, wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Vereinbarungen über die private Internetnutzung und Vereinbarungen über Aktienoptionen, kann EqualTo auch ausschließlich auf E-Signaturen zurückgreifen. So wird das Onboarding beschleunigt und die Einstellung insgesamt effizienter gestaltet.
„Durch die Verwendung von E-Signaturen im Einstellungsprozess sparen wir drei bis fünf Tage“, sagt Dmitri. „Dies ist beim Einstellungsprozess von entscheidender Bedeutung. Wir können gute Kandidaten einstellen, weil wir im Vergleich zu den anderen Unternehmen schneller sind, und das gelingt uns mithilfe von Dropbox Sign.“
Auch die Unterzeichnung eines Dokuments durch Kunden und Lieferanten geht viel reibungsloser vonstatten. Anstatt die Dokumente in einem umständlichen Prozess zu versenden und darauf zu hoffen, dass sie rechtzeitig bei der richtigen Person ankommen, bieten E-Signaturen EqualTo die Möglichkeit, Dokumente einfach direkt an die Person zu senden, die zur Unterzeichnung autorisiert ist, wodurch der Abschluss von Verkäufen und Lieferantenvereinbarungen beschleunigt wird.
Darüber hinaus ermöglicht die Echtzeit-Dokumentenverfolgung von Dropbox Sign, dass EqualTo den Status von Verträgen vollständig im Blick hat – so wissen die Mitarbeiter, ob ein Unterzeichner einen Vertrag erhalten oder gesehen hat und wann es Zeit ist, nachzufassen. „Anstatt Verträge per Post zu versenden, insbesondere jetzt, da immer mehr Menschen im Home-Office arbeiten, können wir mit Dropbox Sign schnell Signaturen erhalten. Mit Dropbox Sign lässt sich auch der Status von Signaturen anzeigen, wir können sehen, wer bereits unterschrieben hat und wer nicht, und automatische Erinnerungen einrichten und konfigurieren. Ich denke, der Hauptvorteil besteht in der erheblichen Zeitersparnis“, erklärt Dmitri.
Dank des optimierten Prozesses haben die Mitarbeiter von EqualTo mehr Zeit, sich auf dringendere Prioritäten zu konzentrieren. Früher hätten nOffice Manager, Vorgesetzte usw. (vielleicht auch Administratoren) die Aufgabe gehabt, all diese Verträge und zugehörigen Dokumente zu senden, zu empfangen und den Überblick zu behalten. Durch die Automatisierung dieser Verwaltungsaufgaben mithilfe von E-Signaturen muss EqualTo kein zusätzliches Personal einstellen, um diese banale Arbeit zu erledigen.
Dropbox Sign gestaltet Ihr Business effizienter
Verkürzung des Einstellungsprozesses um 3–5 Tage
Das Versenden der meisten Einstellungsdokumente über Dropbox Sign hat zu einer Beschleunigung des Einstellungsprozesses geführt und dazu, dass Kandidaten mit geringerer Wahrscheinlichkeit ein anderes Angebot annehmen.
Wegfall der schwerfälligen Arbeit mit Papier
EqualTo musste keinen Office Manager einstellen, der oder die sich um das Versenden und Einholen von Signaturen kümmert.
Signaturanfragen werden remote und direkt an Unterzeichner gesendet
Mit E-Signaturen kann EqualTo Signaturanfragen direkt an die richtigen Personen senden und von diesen empfangen, wodurch zusätzliche Schritte und Zeitverluste durch das Warten auf den Dokumenteneingang vermieden werden.
Wie geht es für EqualTo weiter?
Das Unternehmen EqualTo besteht erst seit zwei Jahren und befindet sich derzeit in der Planungsphase (Seed). Der nächste Schritt ist die folgende Finanzierungsrunde (Serie A). Das Startup hofft, dies bis 2024 oder noch eher zu erreichen. Dazu sagt Dmitri: „Das hängt von der Marktsituation ab. Im Moment geht es bei den Investitionen relativ ruhig zu, aber wir sind sehr optimistisch, was unsere weitere Entwicklung angeht. Sobald wir also in die nächste Phase (Serie A) eintreten, werden wir wahrscheinlich viele Skalierungen vornehmen und viele Mitarbeiter einstellen.“
Die E-Signatur wird auch weiterhin ein wesentlicher Bestandteil der gesamten betrieblichen Prozesse von EqualTo bleiben. „Sie wird nicht verschwinden. Wo immer wir können, werden wir E-Signaturen verwenden“, so Dmitri weiter. „Ich könnte mir sogar vorstellen, dass die Anzahl der E-Signaturen mit zunehmendem Wachstum steigt. Es gibt keinen Grund zu der Annahme, dass sie gleich bleiben oder sinken wird.“
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