So nutzt Valor Payroll Solutions Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions ist ein unabhängiges Full-Service-Dienstleistungsunternehmen für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Beratung und Personalbeschaffung. Es hilft kleinen Unternehmen, die komplexe Welt der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu strukturieren und zu organisieren – mit moderner Technologie und spezialisiertem Support.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
In den USA ist bei der Gehaltsabrechnung das Formular 8655 entscheidend, um den Dialog mit IRS zu starten und die Befugnis zu erhalten, im Namen von Kunden zu agieren. Und als Lösung für kleine Unternehmen in den USA weiß Valor Payroll nur zu gut, wie Verzögerungen bei der Einholung von Unterschriften neuer Kunden für IRS-Genehmigungsformulare zu größeren Problemen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung führen können. Ohne offizielle Genehmigung kann Valor nicht im Namen seiner Kunden handeln, was letztendlich bedeutet, dass es die Mitarbeiter der Kunden nicht bezahlen kann.
Verzögerungen beim Onboarding waren ein Problem, das Christina Hageny, Gründerin und President von Valor, vermeiden wollte, als sie 2020 ihr Unternehmen gründete. Um das Problem des Kunden-Onboardings zu lösen, fand Christina zunächst eine Grundursache heraus: die veraltete Art und Weise, wie Kunden das Dokument erhielten, unterzeichneten und zurücksendeten. „Egal, von wem wir Unterlagen benötigten: Sie mussten entweder selbst teure Software kaufen oder Dokumente manuell ausdrucken und einscannen“, erklärt Christina. Dies hatte oft zur Folge, dass es Wochen dauerte, bis Formulare zurückkamen.
Valor Payroll Solutions erkannte, dass es eine schnellere und einfachere Möglichkeit für das Onboarding von Kunden brauchte. Und es entschied sich für Dropbox Sign, um den Signierprozess sicher zu optimieren und dadurch das Versenden von Dokumenten, das Einholen von Kundensignaturen und die zeitnahe Erteilung von IRS-Genehmigungen zu vereinfachen.
„Was früher Wochen dauerte, dauert jetzt nur noch wenige Minuten … einfach zu wissen, dass ich etwas senden und vergessen kann und weiß, dass ich es unterzeichnet zurückbekomme, sobald der Kunde es sieht, das ist ein absoluter Gamechanger.“
Valor Payroll Solutions nutzt Dropbox Sign, um all seine Formulare für IRS-Genehmigungen elektronisch zu versenden, wodurch der langsame Prozess des Ausdruckens, Unterzeichnens und Einscannens entfällt. Und da für Dropbox Sign keine zusätzlichen Drittanbieter-Tools zum Unterzeichnen erforderlich sind, können Kunden von Valor in wenigen Minuten überall auf jedem Gerät unterzeichnen. „Der Einsatz von Dropbox Sign macht meinen Kunden das Leben leichter. Sie können ihr Smartphone verwenden, sie können ihren Computer oder irgendein anderes Gerät mit Internetverbindung verwenden. Unabhängig von ihrer Branche oder ihren technischen Fähigkeiten können sie Dinge unterzeichnen lassen, und zwar sehr schnell“, erklärt Christina.
Selbst wenn Kunden vergessen zu unterzeichnen, hilft Dropbox Sign Valor dabei, wichtige Dokumente mit automatischen Erinnerungen schnell fertigzustellen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, nachzuforschen, ob ein Dokument eingegangen ist, und Follow-up-E-Mails an den Kunden zu senden, verfolgt Dropbox Sign jedes von Valor zur Signatur versendete Dokument und verschickt automatisch Erinnerungen, wenn Dokumente nicht unterzeichnet werden. So wird sichergestellt, dass Genehmigungen unterzeichnet werden und Valor die Lohn- und Gehaltsabrechnungen neuer Kunden fristgerecht bearbeiten kann.
Dropbox Sign erspart Valor nicht nur, Signaturen für Dokumente hinterherzujagen, sondern vereinfacht auch das Vorbereiten und Versenden von Dokumenten an Kunden. Mit den wiederverwendbaren Vorlagen von Dropbox Sign kann Valor mit nur wenigen Klicks kundenspezifische Daten eingeben und Formulare versenden – ohne jedes Mal neue Dokumente formatieren zu müssen.
Und was noch wichtiger ist: Da fast jedes Dokument, das Valor bearbeitet und versendet, vertrauliche Informationen enthält, hat Sicherheit immer höchste Priorität. Physische Formulare gehen leicht verloren, werden verlegt oder falsch abgelegt und das gefährdet die Daten der Kunden. Aber durch die Verwendung der Dropbox Sign + Dropbox-Integration sind die Dokumente von Valor automatisch sicher online gespeichert und durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) geschützt – damit wichtige Daten nie in die falschen Hände geraten. „Was die Sicherheit angeht, hilft Dropbox Sign enorm, denn ich weiß, dass alles sicher ist und niemand auf die Daten zugreifen kann. Es lässt sich auch direkt in Dropbox integrieren, es ist also nicht mehr nötig, irgendetwas mit PDFs und per E-Mail zu erledigen“, erklärt Christina.
Eine dramatische Senkung der Bearbeitungszeit
Durch die Implementierung elektronischer Signaturen in die Workflows von Valor Payroll Solutions können Kunden nun jederzeit und überall unterzeichnen. Das reduziert die Bearbeitungszeit für geschäftskritische Dokumente auf wenige Minuten. „Wir sprechen von einer Bearbeitungszeit von zehn Sekunden für die Unterzeichnung eines unserer wichtigsten Formulare, anstatt eine Woche, zwei Wochen oder länger warten und immer wieder nachfragen zu müssen“, erklärt Christina.
Verbesserte interne Produktivität
Anstatt Stunden damit zu verbringen, Dokumente zu erstellen und auf deren Rücksendung zu warten, arbeitet Valor jetzt mit benutzerdefinierten Vorlagen und versendet sie innerhalb von Minuten zur Signatur.
Sicherheit, die Vertrauen aufbaut
Mit sicherer Speicherung, 2FA und einfacher Integration in Dropbox können sich Kunden von Valor beruhigt darauf verlassen, dass ihre wichtigen Informationen vor böswilligen Akteuren geschützt sind.
Wie geht es für Valor Payroll Solutions weiter?
Mit dem Wachstum und der Weiterentwicklung von Valor hat sich auch die Nutzung von Dropbox Sign ausgedehnt. Valor plant, den Einsatz auszuweiten und die Vorteile unbegrenzter Vorlagen zu nutzen, um die Effizienz zu verbessern und all seinen Kunden ein papierloses Onboarding-Erlebnis zu bieten.
Ganz gleich, ob es darum geht, den Onboarding-Prozess zu optimieren, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beschleunigen oder dem Kunden einfach die unkomplizierteste Möglichkeit zu bieten, wichtige Dokumente zu unterzeichnen: Dropbox Sign ist ein wesentlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts und wird auch in Zukunft eine der wichtigsten Lösungen im Produktivitäts-Toolkit von Valor bleiben.
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