ISCA spart mit Dropbox Sign über 10.000 Seiten pro Monat
Das Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) ist die nationale Buchhaltungsstelle in Singapur, die Buchhaltungsunternehmen und Fachleuten Schulungsprogramme bietet, ihren Mitgliedern die Digitalisierung erleichtert und mit Regierungsbehörden und Ministern an Budgetangelegenheiten arbeitet.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Für die neue Remotewelt
Die Ereignisse des Jahres 2020 haben den Betrieb in vielen Unternehmen auf der ganzen Welt verändert. Eine der größten Veränderungen dabei war die Art und Weise, wie wichtige Dokumente unterzeichnet werden. Vor der Pandemie hatte die Einführung elektronischer Signaturen keine Priorität, weil das bestehende Papiersystem noch funktionierte. Aber COVID-19 hat für etablierte Signiermethoden mit Stift und Papier in Unternehmen überall einen Strich durch die Rechnung gemacht. Etwas musste sich ändern.
Für die über 100 ISCA-Mitarbeiter, die mehr als 32.000 ISCA-Mitglieder betreuen, ist die effiziente Verwaltung Tausender Dokumente entscheidend für den täglichen Betrieb. Dabei geht es vor allem um interne Schulungsanwendungen, Genehmigungen und Vorstandsmitgliedschaften sowie externe Anbieterverträge. Doch angesichts der neuen, dezentralen Arbeitsmethoden wurde bei der ISCA eine große Herausforderung vorausgesehen, wenn nicht schnell gehandelt würde. „Uns wurde klar, dass all unsere Anforderungsformulare und Memos nicht auffindbar waren, weil wir uns nicht mehr im selben Gebäude befanden. Wir können nicht einfach auf eine andere Etage gehen und um die Signatur bitten. Wir mussten eine Lösung finden, denn in dem Moment, in dem wir eine Vertragsfrist nicht eingehalten hätten, wäre das zu einem großen Problem für uns und unsere Mitglieder geworden“, so Edmund Liu, Head of InfoComm Technology & Management bei der ISCA.
Und so wurde Dropbox Sign hinzugezogen, um die Signierprozesse bei ISCA mit der E-Signatur-Technologie zu digitalisieren.
„Ich habe verschiedene erstklassige, teure eSignature-Lösungen verwendet, aber HelloSign [jetzt Dropbox Sign] hat meine Perspektive verändert. denn es ist die einfachste und hat die beste UX, während es die gleiche Leistung wie andere, viel teurere Lösungen bietet.“
Schnelleres Signieren mit weniger Seiten
ISCA hat Dropbox Sign sofort implementiert, um interne Genehmigungsprozesse zu beschleunigen und zu verwalten. Wenn Projekte die Unternehmensleitung betreffen, sind oft mehrere Signaturen von verschiedenen Abteilungsleitern, Rats- oder Vorstandsmitgliedern erforderlich. Bei Papierdokumenten bestand jedoch die Gefahr, dass diese Signaturkette unterbrochen wurde, wenn ein Dokument verloren ging oder es zu einem Engpass im Signaturprozess kam.
Was die Komplexität noch weiter erhöht – ISCA-Dokumente müssen von den Beteiligten in einer bestimmten Reihenfolge genehmigt werden. Wird eine dieser Genehmigungen außerplanmäßig vorgenommen, beginnt der gesamte Signiervorgang erneut.
Mit der integrierten Logik von Dropbox Sign gehen jedoch die richtigen Verträge immer zur richtigen Zeit an die richtigen Personen.
„Was ich an HelloSign [jetzt Dropbox Sign] am meisten mag, ist die Funktion für die Signaturreihenfolge. Wir können zwei Personen gleichzeitig dazu auffordern, zu signieren, oder wir können verlangen, dass die Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge signiert werden. Die gesamte Logik, das Senden und die Zeitplanung werden von HelloSign [jetzt Dropbox Sign] übernommen. Außerdem können wir sehen, wer noch nicht signiert hat oder wo ein Dokument hängengeblieben ist, und können dann eine Erinnerung an diese Person schicken.“
Dropbox Sign hat auch die Produktivität bei der ISCA erheblich verbessert. Bei der Verwaltung zahlreicher detaillierter Papierverträge können Fehler und Versionskontrollen kostspielig sein. Schon der kleinste Fehler kann zu einem Neudruck mit 20 bis 30 Seiten führen, was viel Zeit und Papier in Anspruch nimmt.
ISCA-Mitarbeiter teilen und signieren Dokumente jetzt digital – auf diese Weise können sie sie Fehler korrigieren und das Dokument erneut versenden, ohne auch nur eine einzige Seite ausdrucken zu müssen. Da Dokumente bei der ISCA nun als Datei angehängt werden können, müssen die Empfänger nicht mehr auf Seitenbasis signieren, sondern müssen nur noch eine Signatur für das gesamte Dokument anfertigen. Dadurch wird der Signiervorgang weiter beschleunigt. „Der ganze Aufwand beim manuellen Nachdrucken und Versenden von Dokumenten ist mühsam. Da wir mit HelloSign [jetzt Dropbox Sign] digital signieren und neu gestalten, können wir das gesamte Dokument einfach erneut hochladen und alles elektronisch erneut senden. Es ist so einfach“, sagt Edmund.
Dies war nur die Spitze des Eisbergs bei der Signatur. Bei der Beschaffung sind Originale erforderlich. Ausdruckte Versionen gehen aber hin und wieder verloren oder werden beschädigt. In diesem Fall ist eine Sicherungskopie nötig, was eine langwierige erneute Überprüfung und Genehmigung durch das Finanzteam nach sich zieht. Aber, so erklärt Edmund, „mit HelloSign [jetzt Dropbox Sign], haben alle, die ein Dokument unterzeichnet haben, automatisch eine eigene Kopie des Originals. Und da diese digital ist, kann sie nicht verloren gehen oder beschädigt werden. Es ist für alle Beteiligten so viel einfacher geworden, weil sie sich selbst helfen und mit HelloSign [jetzt Dropbox Sign] Originaldokumente finden können.“
Mit ISCA wird auch Zeit bei der Verwaltung und Ablage von Informationen gespart, indem Dokumente zusammengefasst werden. „Eine meiner Lieblingsfunktionen von HelloSign [now Dropbox Sign] ist die Möglichkeit, viele Dateien in unterschiedlichen Formaten und Größen anzuhängen. Per Drag & Drop ist das wirklich einfach. Ich kann auch frühere HelloSign-Dokumente [now Dropbox Sign] anhängen, die bereits signiert wurden, und so alle relevanten Informationen in einem Paket teilen“, sagt Edmund Liu.
Wegfall der Kosten für den Druck von 10.000 Blatt Papier pro Monat
Durch den Wechsel von Signaturen mit Stift und Papier zu elektronischen Signaturen konnte der Papierverbrauch bei der ISCA um umweltfreundliche 10.000 Seiten pro Monat reduziert werden. Was noch besser ist: Die Papierkosten konnten um über 10 % gesenkt werden, was einer Ersparnis von mehr als 300 USD pro Monat entspricht.
Mehr Produktivität beim Signieren
Neben den Kosteneinsparungen konnte die Produktivität erheblich gesteigert werden. Da die integrierte Logik von HelloSign [jetzt Dropbox Sign] nun mehrere Signaturanfragen in einer bestimmten Reihenfolge verwaltet, verschwenden die Teams bei der ISCA keine Zeit mehr mit der Verwaltung und Verfolgung des Signaturprozesses. „Die Produktivität ist enorm gestiegen. Das spart Zeit und die Arbeit wird schneller erledigt. Seit wir HelloSign [jetzt Dropbox Sign] nutzen, gibt es kein Zurück mehr zur alten Vorgehensweise,“ sagt Edmund.
Was kommt bei der ISCA als Nächstes?
Dropbox Sign ist nun die etablierte ISCA-Plattform zum Signieren von Dokumenten – es wird von über 17 verschiedenen Teams genutzt. Tatsächlich sind die Nutzer so beeindruckt, dass es mittlerweile als bevorzugte Signiermethode für alle internen und externen Dokumente betrachtet wird. „Aufgrund der breiten Akzeptanz von HelloSign [jetzt Dropbox Sign] innerhalb der ISCA erwägen wir nun, HelloSign [jetzt Dropbox Sign] als zentrale Plattform für alle signaturbezogenen Aufgaben einzusetzen“, so Edmund.
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