ISCA saves over 10,000 pages per month with Dropbox Sign
Das Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) ist die nationale Buchhaltungsstelle in Singapur, die Buchhaltungsunternehmen und Fachleuten Schulungsprogramme bietet, ihren Mitgliedern die Digitalisierung erleichtert und mit Regierungsbehörden und Ministern an Budgetangelegenheiten arbeitet.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Für die neue Remotewelt
Die Ereignisse des Jahres 2020 haben den Betrieb in vielen Unternehmen auf der ganzen Welt verändert. Eine der größten Veränderungen dabei war die Art und Weise, wie wichtige Dokumente unterzeichnet werden. Vor der Pandemie hatte die Einführung elektronischer Signaturen keine Priorität, weil das bestehende Papiersystem noch funktionierte. Aber COVID-19 hat für etablierte Signiermethoden mit Stift und Papier in Unternehmen überall einen Strich durch die Rechnung gemacht. Etwas musste sich ändern.
Für die über 100 ISCA-Mitarbeiter, die mehr als 32.000 ISCA-Mitglieder betreuen, ist die effiziente Verwaltung Tausender Dokumente entscheidend für den täglichen Betrieb. Dabei geht es vor allem um interne Schulungsanwendungen, Genehmigungen und Vorstandsmitgliedschaften sowie externe Anbieterverträge. Doch angesichts der neuen, dezentralen Arbeitsmethoden wurde bei der ISCA eine große Herausforderung vorausgesehen, wenn nicht schnell gehandelt würde. „Uns wurde klar, dass all unsere Anforderungsformulare und Memos nicht auffindbar waren, weil wir uns nicht mehr im selben Gebäude befanden. Wir können nicht einfach auf eine andere Etage gehen und um die Signatur bitten. Wir mussten eine Lösung finden, denn in dem Moment, in dem wir eine Vertragsfrist nicht eingehalten hätten, wäre das zu einem großen Problem für uns und unsere Mitglieder geworden“, so Edmund Liu, Head of InfoComm Technology & Management bei der ISCA.
That’s when they turned to Dropbox Sign to help them digitize their signing processes with eSignature technology.
“I have used various top-notch, expensive eSignature solutions, but HelloSign [now Dropbox Sign] changed my perspective. It is the simplest and has the best UX while still achieving the same output as those other expensive solutions.”
Schnelleres Signieren mit weniger Seiten
ISCA immediately implemented Dropbox Sign to speed up and manage internal approvals. When projects involve senior management, they often require several signatures from different heads of department, council members, or board members. But with paper documents, this signature chain was at risk of breaking down whenever a document was lost or a bottleneck in the signing process arose.
Was die Komplexität noch weiter erhöht – ISCA-Dokumente müssen von den Beteiligten in einer bestimmten Reihenfolge genehmigt werden. Wird eine dieser Genehmigungen außerplanmäßig vorgenommen, beginnt der gesamte Signiervorgang erneut.
With Dropbox Sign's built-in logic, however, the right contracts always go to the right people at the right time.
“What I like most about HelloSign [now Dropbox Sign] is the ordered signing feature. We can request two people to sign at the same time or request documents are signed in a specific order. All the logic, sending, and timings are handled by HelloSign [now Dropbox Sign]. Plus we can see who has not yet signed or where a document is stuck, and then we can send a reminder to that person.”
Dropbox Sign has also greatly improved ISCA’s productivity. When managing high volumes of detailed paper contracts, errors and version control can be costly. Even the smallest mistake might lead to a 20- to 30-page reprint, wasting huge amounts of time and paper.
ISCA's employees now share and sign documents digitally — that way, when an error does occur, they can fix it and resend the document without a single page of printing. Plus, because ISCA can attach documents as one file, recipients don’t need to sign on a page-by-page basis anymore; it's just one signature for the entire document — speeding up the signing process further. “The whole effort of reprinting and sending documents manually is a pain. Because we’re signing and resigning digitally with HelloSign [now Dropbox Sign], we can just upload the whole document again and resend everything as a soft copy. It’s so easy,” says Edmund.
This was just the tip of the signing iceberg. When it comes to procurement, the process demands original copies. But sometimes hard copies get lost or damaged. Once that happens, you need a backup copy, which requires drawn-out reverification and approval from the finance team. But, as Edmund explains, “with HelloSign [now Dropbox Sign], once a document is signed, everyone who has signed it automatically has their own original copy. And because it’s digital, it can’t get lost or damaged. It has become so much easier for everyone along the way because they can help themselves and find original documents using HelloSign [now Dropbox Sign].”
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Wegfall der Kosten für den Druck von 10.000 Blatt Papier pro Monat
Durch den Wechsel von Signaturen mit Stift und Papier zu elektronischen Signaturen konnte der Papierverbrauch bei der ISCA um umweltfreundliche 10.000 Seiten pro Monat reduziert werden. Was noch besser ist: Die Papierkosten konnten um über 10 % gesenkt werden, was einer Ersparnis von mehr als 300 USD pro Monat entspricht.
Mehr Produktivität beim Signieren
Alongside cost savings was a big boost in productivity. Because Dropbox Sign's built-in logic now manages multiple signature requests in a specific order, ISCA’s teams no longer waste time managing and tracking the signing process. “Productivity has increased tremendously. Time is saved, and work is done quicker. Once everyone started using HelloSign [now Dropbox Sign], we didn’t look back,” says Edmund.
Was kommt bei der ISCA als Nächstes?
Dropbox Sign is now ISCA’s established platform for signing documents, with over 17 different teams using it. In fact, they’re so impressed, they’re considering it as their preferred signing method for all internal and external documents. “Because of HelloSign's [now Dropbox Sign] wide adoption within ISCA, we are now considering using HelloSign [now Dropbox Sign] as the key platform for all signing-related tasks,” says Edmund.
Sie möchten ähnliche Erfolge wie die ISCA erzielen?
Dropbox Sign ist die einfachste Möglichkeit für Unternehmen, rechtsgültige elektronische Signaturen zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Mit unserer Lösung für elektronische Signaturen, die zwei Jahre in Folge von G2 zur Nummer 1 bei der Nutzerfreundlichkeit gewählt wurde, können Sie Ihre wichtigen Workflows beschleunigen, vereinfachen und sicherer gestalten. Registrieren Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion und beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Kontakt
