ISCA spart mit HelloSign über 10.000 Seiten pro Monat
Das Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) ist die nationale Buchhaltungsstelle in Singapur, die Buchhaltungsunternehmen und Fachleuten Schulungsprogramme bietet, ihren Mitgliedern die Digitalisierung erleichtert und mit Regierungsbehörden und Ministern an Budgetangelegenheiten arbeitet.
Für die neue Remotewelt
Die Ereignisse des Jahres 2020 haben den Betrieb in vielen Unternehmen auf der ganzen Welt verändert. Eine der größten Veränderungen dabei war die Art und Weise, wie wichtige Dokumente unterzeichnet werden. Vor der Pandemie hatte die Einführung elektronischer Signaturen keine Priorität, weil das bestehende Papiersystem noch funktionierte. Aber COVID-19 hat für etablierte Signiermethoden mit Stift und Papier in Unternehmen überall einen Strich durch die Rechnung gemacht. Etwas musste sich ändern.
Für die über 100 ISCA-Mitarbeiter, die mehr als 32.000 ISCA-Mitglieder betreuen, ist die effiziente Verwaltung Tausender Dokumente entscheidend für den täglichen Betrieb. Dabei geht es vor allem um interne Schulungsanwendungen, Genehmigungen und Vorstandsmitgliedschaften sowie externe Anbieterverträge. Doch angesichts der neuen, dezentralen Arbeitsmethoden wurde bei der ISCA eine große Herausforderung vorausgesehen, wenn nicht schnell gehandelt würde. „Uns wurde klar, dass all unsere Anforderungsformulare und Memos nicht auffindbar waren, weil wir uns nicht mehr im selben Gebäude befanden. Wir können nicht einfach auf eine andere Etage gehen und um die Signatur bitten. Wir mussten eine Lösung finden, denn in dem Moment, in dem wir eine Vertragsfrist nicht eingehalten hätten, wäre das zu einem großen Problem für uns und unsere Mitglieder geworden“, so Edmund Liu, Head of InfoComm Technology & Management bei der ISCA.
So wurde HelloSign hinzugezogen, um die Signierprozesse bei ISCA mit der E-Signature-Technologie zu digitalisieren.
„Ich habe verschiedene teure Top-Lösungen für E-Signatur verwendet, aber HelloSign hat meine Perspektive komplett verändert, denn es ist die einfachste und hat die beste UX, während es die gleiche Leistung wie andere, viel teurere Lösungen bietet.“
Schnelleres Signieren mit weniger Seiten
Bei der ISCA wurde HelloSign sofort implementiert, um interne Genehmigungen zu beschleunigen und zu verwalten. Wenn Projekte die Unternehmensleitung betreffen, sind oft mehrere Signaturen von verschiedenen Abteilungsleitern, Rats- oder Vorstandsmitgliedern erforderlich. Doch mit Papierdokumenten ist diese Signaturkette gefährdet, wenn ein Dokument verlorengegangen ist oder ein Engpass im Signiervorgang auftrat.
Was die Komplexität noch weiter erhöht – ISCA-Dokumente müssen von den Beteiligten in einer bestimmten Reihenfolge genehmigt werden. Wird eine dieser Genehmigungen außerplanmäßig vorgenommen, beginnt der gesamte Signiervorgang erneut.
Mit der integrierten Logik von HelloSign gehen jedoch die richtigen Verträge immer zur richtigen Zeit an die richtigen Personen.
„Was ich an HelloSign am meisten mag, ist die Funktion für die Signaturreihenfolge. Wir können zwei Personen gleichzeitig dazu auffordern, zu signieren, oder wir können verlangen, dass die Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge signiert werden. Die gesamte Logik, das Senden und die Zeitplanung werden von HelloSign übernommen. Außerdem können wir sehen, wer noch nicht signiert hat oder wo ein Dokument hängengeblieben ist, und können dann eine Erinnerung an diese Person schicken.“
HelloSign hat auch die Produktivität bei der ISCA erheblich verbessert. Bei der Verwaltung großer Mengen detaillierter Papierverträge können Fehler und Versionskontrollen kostspielig sein. Schon der kleinste Fehler kann zu einem Neudruck mit 20 bis 30 Seiten führen, was viel Zeit und Papier in Anspruch nimmt.
ISCA-Mitarbeiter teilen und signieren Dokumente jetzt digital – auf diese Weise können sie das Dokument reparieren und erneut senden, wenn ein Fehler auftritt, ohne eine einzige Seite zu drucken. Da Dokumente bei der ISCA nun als Datei angehängt werden können, müssen die Empfänger nicht mehr auf Seitenbasis signieren, sondern müssen nur noch eine Signatur für das gesamte Dokument anfertigen. Dadurch wird der Signiervorgang weiter beschleunigt. „Der ganze Aufwand beim manuellen Nachdrucken und Versenden von Dokumenten ist mühsam. Da wir mit HelloSign digital signieren und neu gestalten, können wir das gesamte Dokument einfach erneut hochladen und alles elektronisch erneut senden. Es ist so einfach“, sagt Edmund Liu.
Dies war nur die Spitze des Eisbergs bei der Signatur. Bei der Beschaffung sind Originale erforderlich. Ausdruckte Versionen gehen aber hin und wieder verloren oder werden beschädigt. Dann ist eine Sicherungskopie nötig, was eine langwierige Überprüfung und Genehmigung durch das Finanzteam nach sich zieht. Aber, so erklärt Edmund Liu, „mit HelloSign haben alle, die ein Dokument unterschrieben haben, automatisch eine eigene Kopie des Originals. Da diese digital ist, kann sie nicht verlorengehen oder beschädigt werden. Es ist für alle Beteiligten so viel einfacher geworden, weil sie sich selbst helfen und mit HelloSign Originaldokumente finden können.“
Bei der ISCA wird auch Zeit bei der Verwaltung und Ablage von Informationen gespart, indem Dokumente zusammengefasst werden. „Eine meiner Lieblingsfunktionen von HelloSign ist die Möglichkeit, viele Dateien in unterschiedlichen Formaten und Größen anzuhängen. Per Drag & Drop ist das wirklich einfach. Ich kann auch frühere HelloSign-Dokumente anhängen, die bereits signiert wurden, und so alle relevanten Informationen in einem Paket teilen“, sagt Edmund Liu.
Wegfall der Kosten für den Druck von 10.000 Blatt Papier pro Monat
Durch den Wechsel von Signaturen mit Stift und Papier zu elektronischen Signaturen konnte der Papierverbrauch bei der ISCA um umweltfreundliche 10.000 Seiten pro Monat reduziert werden. Was noch besser ist: Die Papierkosten konnten um über 10 % gesenkt werden, was einer Ersparnis von mehr als 300 USD pro Monat entspricht.
Mehr Produktivität beim Signieren
Neben den Kosteneinsparungen konnte die Produktivität erheblich gesteigert werden. Da die integrierte Logik von HelloSign nun mehrere Signaturanfragen in einer bestimmten Reihenfolge verwaltet, verschwenden die Teams bei der ISCA keine Zeit mehr mit der Verwaltung und Verfolgung des Signaturprozesses. „Die Produktivität ist enorm gestiegen. Das spart Zeit und die Arbeit wird schneller erledigt. Seit wir HelloSign nutzen gibt es kein Zurück mehr zur alten Vorgehensweise,“ sagt Edmund Liu.
Was kommt bei der ISCA als Nächstes?
HelloSign ist nun die etablierte ISCA-Plattform zum Signieren von Dokumenten – es wird von über 17 verschiedenen Teams genutzt. Tatsächlich sind die Nutzer so beeindruckt, dass es mittlerweile als bevorzugte Signiermethode für alle internen und externen Dokumente betrachtet wird. „Aufgrund der breiten Akzeptanz von HelloSign innerhalb der ISCA erwägen wir nun, HelloSign als zentrale Plattform für alle signaturbezogenen Aufgaben einzusetzen“, so Edmund Liu.
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