How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Die Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA-Gruppe) ist eine Tochtergesellschaft des japanischen Handelsunternehmens Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. und hat ihren Hauptsitz in Asien in Singapur (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Der Schwerpunkt des expandierenden Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmens liegt auf der Versorgung von Industrieeinrichtungen und Anlagen für die Industrie, gepaart mit einem herausragenden Service und einem global gut ausgebauten Netzwerk.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Beschleunigung des internationalen Signaturprozesses
Keine Druck- und Versandkosten
Weniger Kosten für die Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten
Unternehmensprofil
Internationale Signaturen waren eine Belastung
Das Versenden von Angeboten, Verträgen, Abschlussberichten und Lieferaufträgen für Kunden über internationale Grenzen hinweg gestaltete sich für Daiichi Jitsugyo Asia als umständlicher und langsamer Prozess.
Aber nicht nur die Verkaufsunterlagen haben die Dinge verlangsamt. Auch die sensiblen internen Unterlagen zur Hauptversammlung mussten durch Direktoren mehrerer Länder unterschrieben werden – in Japan, Thailand und anderswo. Und es dauerte Tage, bis diese Dokumente unterschrieben und zurückgegeben wurden. Yohei Takahashi, Direktor bei Daiichi Jitsugyo Asia sagt:
„Uns ging es vor allem um eine schnelle Abwicklung. Die DJKA-Gruppe betreibt Büros auf der ganzen Welt, weshalb es lange gedauert hat, eine handschriftliche Signatur zu erhalten. Unser Hauptsitz liegt zum Beispiel in Japan. Also mussten wir die Originaldokumente dorthin schicken und dann warten, bis sie unterschrieben zurückgeschickt wurden. Schon damals haben die Empfänger oft im Home-Office oder während einer Geschäftsreise im Inland gearbeitet – wir hätten also sehr lange auf eine Unterschrift warten müssen.“
Das traditionelle Verfahren mit Stift und Papier war nicht nur langsam, es kostete Daiichi Jitsugyo Asia außerdem ein kleines Vermögen, die Dokumente hin- und herzuschicken. Takahashi meint dazu:
„Wenn wir um Unterschriften bitten, sind die Dokumente in der Regel sehr wichtig. Wir mussten ein spezielles Logistikunternehmen wie DHL oder OCS beauftragen, was aber sehr teuer war.“
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Schnelle digitale Signaturen über Grenzen hinweg
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Dank der digitalen Technologie für elektronische Signaturen muss das Team nicht mehr warten, bis Papierdokumente aus einem anderen Land ankommen. Es muss sich nicht mehr um den Versand der Dokumente an ein Unternehmen kümmern und dann wieder warten, bis sie unterschrieben und über einen anderen Lieferdienst zurückgesendet wurden. Jetzt erhalten die Unterzeichner einfach eine E-Mail und können sofort auf ihrem Computer oder Gerät unterschreiben. Damit sparen beide Parteien Zeit.
Darüber hinaus hat Daiichi Jitsugyo Asia enorme Kosteneinsparungen im gesamten Prozess der Dokumentunterzeichnung erzielt. Hiroki Koumura, Leiter der Personalabteilung, sagt:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
Und diese Nutzerfreundlichkeit war für die erfolgreiche eSignature-Implementierung bei Daiichi Jitsugyo Asia besonders wichtig. Entscheidend war, dass die Unterzeichner von Daiichi Jitsugyo Asia schnell erfassen können, wie sie ohne Unterstützung durch das Daiichi Jitsugyo Asia-Team auf Signaturanfragen reagieren müssen. Tan Ming Wei, leitender Angestellter der Personalabteilung, erklärt:
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
„Mit Dropbox werden unsere signierten Dokumente automatisch in leicht zugänglichen Ordnern gespeichert. Das heißt, dass unsere Mitarbeiter signierte Verträge sehr leicht finden können.“
Schnelleres Signieren im internationalen Raum
Der frühere Prozess des Druckens, Unterzeichnens und Versendens von Dokumenten ins Ausland dauerte Tage. Durch die Implementierung elektronischer Signaturen können Führungskräfte und Kunden jederzeit und überall unterzeichnen. Daiichi Jitsugyo Asia hat die Gesamtzeit für das Unterzeichnen von Dokumenten für die Hauptversammlung und den Vertrieb drastisch verkürzt. Yohei Takahashi, Direktor bei Daiichi Jitsugyo Asia, sagt:
„Wir können den Fortschritt problemlos verfolgen und erkennen, wer noch nicht alle Dokumente unterschrieben hat. Auch wenn der Unterzeichner unterwegs oder außerhalb des Büros ist, können wir trotzdem um eine Unterschrift bitten.“
Keine Zustellungskosten mehr für Dokumente
Daiichi Jitsugyo Asia hat Stift und Papier aus dem Signaturprozess verbannt und die damit verbundenen Druck- und Versandkosten reduziert, die anfallen, sobald sensible Dokumente über internationale Grenzen hinweg transportiert werden müssen.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Wie geht es weiter bei Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
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