Daiichi Jitsugyo Asia hat internationale Signaturen mit HelloSign beschleunigt
Die Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA-Gruppe) ist eine Tochtergesellschaft des japanischen Handelsunternehmens Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. und hat ihren Hauptsitz in Asien in Singapur (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Der Schwerpunkt des expandierenden Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmens liegt auf der Versorgung von Industrieeinrichtungen und Anlagen für die Industrie, gepaart mit einem herausragenden Service und einem global gut ausgebauten Netzwerk.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Beschleunigung des internationalen Signaturprozesses
Keine Druck- und Versandkosten
Weniger Kosten für die Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten
Unternehmensprofil
Internationale Signaturen waren eine Belastung
Das Versenden von Angeboten, Verträgen, Abschlussberichten und Lieferaufträgen für Kunden über internationale Grenzen hinweg gestaltete sich für Daiichi Jitsugyo Asia als umständlicher und langsamer Prozess.
Aber nicht nur die Verkaufsunterlagen haben die Dinge verlangsamt. Auch die sensiblen internen Unterlagen zur Hauptversammlung mussten durch Direktoren mehrerer Länder unterschrieben werden – in Japan, Thailand und anderswo. Und es dauerte Tage, bis diese Dokumente unterschrieben und zurückgegeben wurden. Yohei Takahashi, Direktor bei Daiichi Jitsugyo Asia sagt:
„Uns ging es vor allem um eine schnelle Abwicklung. Die DJKA-Gruppe betreibt Büros auf der ganzen Welt, weshalb es lange gedauert hat, eine handschriftliche Signatur zu erhalten. Unser Hauptsitz liegt zum Beispiel in Japan. Also mussten wir die Originaldokumente dorthin schicken und dann warten, bis sie unterschrieben zurückgeschickt wurden. Schon damals haben die Empfänger oft im Home-Office oder während einer Geschäftsreise im Inland gearbeitet – wir hätten also sehr lange auf eine Unterschrift warten müssen.“
Das traditionelle Verfahren mit Stift und Papier war nicht nur langsam, es kostete Daiichi Jitsugyo Asia außerdem ein kleines Vermögen, die Dokumente hin- und herzuschicken. Takahashi meint dazu:
„Wenn wir um Unterschriften bitten, sind die Dokumente in der Regel sehr wichtig. Wir mussten ein spezielles Logistikunternehmen wie DHL oder OCS beauftragen, was aber sehr teuer war.“
Daiichi Jitsugyo Asia brauchte eine zu seinen internationalen Aktivitäten passende schnellere und kostengünstigere Möglichkeit für das Versenden und Empfangen interner und für Kunden bestimmter Dokumente. Daher wandte sich das Unternehmen an HelloSign.
„Vor dem Start mit HelloSign haben wir uns genau angeschaut, wie viele Umschläge wir jeden Monat verwenden, wie viele Dokumente wir gedruckt und wie viel wir für den Versand ins Ausland ausgegeben haben. Dabei sind wir zu dem Schluss gekommen, dass die Abokosten für HelloSign sich für uns lohnen.“
Schnelle digitale Signaturen über Grenzen hinweg
Um die für den internationalen Versand und das Unterzeichnen von Dokumenten erforderliche Zeit für Kunden und Mitarbeiter zu verkürzen, hat Daiichi Jitsugyo Asia HelloSign implementiert.
Dank der digitalen Technologie für elektronische Signaturen muss das Team nicht mehr warten, bis Papierdokumente aus einem anderen Land ankommen. Es muss sich nicht mehr um den Versand der Dokumente an ein Unternehmen kümmern und dann wieder warten, bis sie unterschrieben und über einen anderen Lieferdienst zurückgesendet wurden. Jetzt erhalten die Unterzeichner einfach eine E-Mail und können sofort auf ihrem Computer oder Gerät unterschreiben. Damit sparen beide Parteien Zeit.
Darüber hinaus hat Daiichi Jitsugyo Asia enorme Kosteneinsparungen im gesamten Prozess der Dokumentunterzeichnung erzielt. Hiroki Koumura, Leiter der Personalabteilung, sagt:
„Als wir noch Papierdokumente verschickt haben, nutzten wir DHL statt der normalen Luftpost, weil dies sicherer war. Das war aber auch ausgesprochen teuer. Nun haben wir die Zustellungskosten reduziert, indem wir Papierdokumente durch digitale HelloSign-Dokumente ersetzt haben. Wir haben HelloSign mit einigen anderen Produkten verglichen. Der Preis und die einfache Nutzung von HelloSign haben uns überzeugt.“
Und diese Nutzerfreundlichkeit war für die erfolgreiche eSignature-Implementierung bei Daiichi Jitsugyo Asia besonders wichtig. Entscheidend war, dass die Unterzeichner von Daiichi Jitsugyo Asia schnell erfassen können, wie sie ohne Unterstützung durch das Daiichi Jitsugyo Asia-Team auf Signaturanfragen reagieren müssen. Tan Ming Wei, leitender Angestellter der Personalabteilung, erklärt:
„Wenn wir jemanden bitten, ein Dokument zu unterschreiben, müssen wir manchmal erklären, wie der digitale Signierprozess funktioniert. Dies könnte die Person verunsichern und mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aber mit HelloSign stellt sich diese Herausforderung erst gar nicht, weil HelloSign intuitiv funktioniert und für jeden leicht verständlich ist.“
HelloSign hat auch das Leben des Teams von Daiichi Jitsugyo Asia erleichtert. Es kann Dokumente jetzt in Echtzeit verfolgen und weiß so wer unterschrieben hat und auf wen es noch wartet.
Da Daiichi Jitsugyo Asia bereits Dropbox-Kunde war, hat sich die Nutzerfreundlichkeit durch die Integration von HelloSign und Dropbox drastisch verbessert. Dank der Integration von HelloSign und Dropbox werden Dokumente automatisch geschützt und in den vorhandenen Ordnern von Daiichi Jitsugyo Asia gespeichert. Das Unternehmen muss keine Zeit damit verbringen, Dokumente zwischen beiden Tools zu verschieben. Hiroki Koumura sagt:
„Mit Dropbox werden unsere signierten Dokumente automatisch in leicht zugänglichen Ordnern gespeichert. Das heißt, dass unsere Mitarbeiter signierte Verträge sehr leicht finden können.“
Schnelleres Signieren im internationalen Raum
Der frühere Prozess des Druckens, Unterzeichnens und Versendens von Dokumenten ins Ausland dauerte Tage. Durch die Implementierung elektronischer Signaturen können Führungskräfte und Kunden jederzeit und überall unterzeichnen. Daiichi Jitsugyo Asia hat die Gesamtzeit für das Unterzeichnen von Dokumenten für die Hauptversammlung und den Vertrieb drastisch verkürzt. Yohei Takahashi, Direktor bei Daiichi Jitsugyo Asia, sagt:
„Wir können den Fortschritt problemlos verfolgen und erkennen, wer noch nicht alle Dokumente unterschrieben hat. Auch wenn der Unterzeichner unterwegs oder außerhalb des Büros ist, können wir trotzdem um eine Unterschrift bitten.“
Keine Zustellungskosten mehr für Dokumente
Daiichi Jitsugyo Asia hat Stift und Papier aus dem Signaturprozess verbannt und die damit verbundenen Druck- und Versandkosten reduziert, die anfallen, sobald sensible Dokumente über internationale Grenzen hinweg transportiert werden müssen.
HelloSign-Integration mit Dropbox für die automatische Speicherung von Dokumenten
Dank der Integration von HelloSign und Dropbox speichert Daiichi Jitsugyo Asia alle Dokumente nach der Unterzeichnung automatisch und geschützt in seinem Dropbox-Unternehmenskonto. So ist jedes Dokument leicht auffindbar und das Team erspart sich stundenlange Verwaltungsarbeiten für die Übertragung von Dokumenten zwischen verschiedenen Systemen.
Wie geht es weiter bei Daiichi Jitsugyo Asia?
Daiichi Jitsugyo Asia setzt Dropbox bereits unternehmensweit und HelloSign in seinen Niederlassungen in Singapur ein. Der nächste Schritt von Daiichi Jitsugyo Asia wird darin bestehen, HelloSign auch international einzuführen, um die Signaturprozesse im gesamten Unternehmen zu optimieren.
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