So hat Symphonic das Onboarding neuer Künstler sowie die Vertragserstellung optimiert
Symphonic ist ein unabhängiges Musikvertriebsunternehmen, das Künstler beim Vertrieb von Musik und Videos, der Einforderung von Tantiemen, Marketing und vielem mehr unterstützt. So hilft es ihnen, ihre Musik in der Welt bekannt zu machen und ihre Karriere voranzubringen.
Vertragserstellung und Onboarding neuer Künstler in großem Umfang
Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Musik produziert, konsumiert und vertrieben wird, in den letzten 15 Jahren dramatisch verändert. Die Verschiebung von CDs zu digitalen Medien hat dazu beigetragen, dass die Kontrolle zurück in die Hände von Künstlern und Fans gelangt ist. Jetzt können Künstler einen Beat kaufen, über Nacht daran arbeiten und schon am nächsten Tag einen kompletten Song fertig haben, der auf eine Streaming-Plattform hochgeladen und dort geteilt werden kann. Und es hat nicht nur die Geschwindigkeit der Musikproduktion zugenommen – auch die Anforderungen an die Vertriebsunternehmen, die dafür sorgen, dass die Lieder der Künstler zahlungspflichtig und rechtlich geschützt sind, sind gestiegen.
Die alten Methoden, Verträge einzuscannen und die PDF-Dateien per E-Mail zu versenden oder Dokumente auszudrucken und persönlich zu unterzeichnen, passten nicht zu der neuen, schnellen Welt der digitalen Musik. Schlimmer noch: Diese veralteten Signierprozesse führten dazu, dass Künstler zusätzlichen Aufwand betreiben und wochenlang warten mussten, um neue Musik zu veröffentlichen oder Verträge auszuhandeln.
Symphonic wusste, dass es ein vielseitiges Tool brauchte, um Künstler mit neuen Veröffentlichungen zu unterstützen und gleichzeitig das Onboarding neuer Künstler zu beschleunigen. Das Tool musste mit der hohen Nachfrage Schritt halten, sich in das etablierte Marketing- und Vertriebssystem von Symphonic integrieren lassen, um den Signierprozess für interne Team zu vereinfachen, und es musste Musikern helfen, ihre Musik in ihrem Zeitplan zu veröffentlichen. Und so fanden sie Dropbox Sign.
„Es ist so einfach, Kunden ein Dokument zukommen zu lassen, es unterzeichnen zu lassen und zu wissen, dass Sie eine verbindliche Unterschrift zurückbekommen. Das ist wirklich das Beste daran.“
Nahtlose HubSpot-Integration trifft den richtigen Ton
Symphonic nutzt das HubSpot CRM, um seine ständig wachsende Liste an Musikern und Content-Erstellern zu verwalten. Alle Interaktionen, Geschäftsabschlüsse und Anmerkungen in Verbindung mit Künstlern von Symphonic werden in HubSpot nachverfolgt. Die Plattform erfasst alle relevanten Informationen und speichert alles an einem leicht zugänglichen Ort, sodass das Unternehmen die Beziehungen zu den Künstlern, mit denen es zusammenarbeitet, besser verwalten kann. Aufgrund der nahtlosen Integration von Dropbox Sign in HubSpot war schnell klar, dass das Unternehmen es als Tool der Wahl für Vertragsunterzeichnungen übernehmen würde.
Jetzt profitieren Vertragsmanager im gesamten Unternehmen von der zusätzlichen E-Signatur-Funktionalität in einer Plattform, mit der sie bereits vertraut sind. Anstatt Verträge per Post zu verschicken, können Künstler mit Dropbox Sign neue Verträge sofort unterzeichnen, wodurch unnötiger Aufwand entfällt. Rebecca Graff, Chief Operating Officer bei Symphonic, erklärt, warum dies so wichtig war: „Durch die Integration von Dropbox Sign in HubSpot haben unsere Vertragsmanager Zugang zu Verträgen, die sie, sobald sich ein Geschäft anbahnt, einfach verschicken können – und Künstler können mit Dropbox Sign sofort unterzeichnen.“
Symphonic nutzt Dropbox Sign-Vorlagen optimal aus und verwendet jetzt über 60 schnell einsetzbare Vorlagen für verschiedene Vertragsstrukturen, was die Erstellung neuer Verträge schnell und einfach macht. Dies stellt einen zentralen Bestandteil des neuen Onboarding-Prozesses von Symphonic dar, der mittlerweile weitgehend automatisiert ist: Das Unternehmen versendet monatlich über 400 automatisierte Dokumentenanfragen. HubSpot und Dropbox Sign arbeiten perfekt zusammen, mit automatisierten Auslösern, die das Onboarding in großem Umfang unglaublich einfach machen. „Künstler bewerben sich, füllen ein Formular aus und dann wird ihnen über Dropbox Sign dieser Vertrag zurückgeschickt, den sie unterzeichnen. Dadurch werden die weiteren Schritte in HubSpot zum Erstellen des Kontos ausgelöst, mit dem die Künstler ihre Inhalte hochladen können – und all das kann innerhalb eines Tages erledigt werden“, erklärt Rebecca.
Dropbox Sign stellt die Funktionalität bereit, um Verträge von überall aus digital zu unterzeichnen. Dadurch haben Symphonic-Künstler jetzt die kreative Freiheit, Musik zu ihren Bedingungen zu veröffentlichen, ohne von veralteten, manuellen Prozessen gebremst zu werden.
HubSpot und Dropbox Sign arbeiten perfekt zusammen
Verträge im Handumdrehen fertigstellen
Früher hielt das Nachverfolgen von Vertragsunterschriften Veröffentlichungen wochenlang auf. Dank der E-Signatur-Funktionalität von Dropbox Sign können unabhängige Künstler ihre Musik jetzt ganz einfach, ohne Verzögerung in die Welt bringen. „Wenn jemand ein Dokument herunterladen, ausdrucken, unterzeichnen, einscannen und zurücksenden muss, verlangsamt das den Prozess enorm. Jetzt können Sie mit Künstlern im Studio sein und wenn sie sagen, sie möchten den Song veröffentlichen, dann können Sie das in wenigen Minuten umsetzen.“
Zeitsparende Vorlagen für jedes Geschäft
Das Vorbereiten von Geschäftsabschlüssen, das Entwerfen von Verträgen und das Erstellen neuer Dokumente für jede Vertragsstruktur war für die Vertragsmanager zeitaufwändig und ineffizient. Mit den Dropbox Sign-Vorlagen hat Symphonic nun benutzerdefinierte Dokumente, Verträge und Vereinbarungsformulare für jeden Anlass.
Nahtlose Integration in HubSpot
Anstatt sich mit noch einem weiteren Tool vertraut machen zu müssen, konnte Symphonic Dropbox Sign nahtlos in die Plattform integrieren, die es bereits täglich nutzte. Dies bedeutete, dass Teams im gesamten Unternehmen produktiv bleiben und sofort von E-Signaturen profitieren konnten, ohne HubSpot überhaupt verlassen zu müssen.
Wie geht es weiter bei Symphonic?
Dropbox Sign ist nun ein wesentlicher Bestandteil der Art und Weise, wie Symphonic Geschäfte macht. Mit Dropbox Sign werden Verträge schneller unterzeichnet, Künstler können Musik leichter veröffentlichen und niemand bei Symphonic muss mehr Unterschriften hinterherjagen – alles dank eines Tools, das sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise des Unternehmens einfügt.
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