Dropbox Sign hat es für Ana Law Group möglich gemacht, wichtige Verträge von Kunden unterzeichnen zu lassen, ohne sich persönlich treffen zu müssen.
Das Unternehmen Ana Law Group spezialisiert sich auf das Recht des geistigen Eigentums, insbesondere auf den Schutz von Patenten, Marken und des Copyrights. Durch den Einsatz von Dropbox Sign verbesserten sie erfolgreich die Kundenerfahrung und beschleunigten den Prozess der Absicherung von milliardenschweren Ideen.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Unternehmensprofil
Milliardenschwere Ideen schützen
Ana Juneja gründete Ana Law, um sich um Fälle des Marken-, Patent- und Immaterialgüterrechts zu kümmern. Das Unternehmen eröffnete seine Türen im Jahr 2021, erhielt seither mehr als acht Preise und Auszeichnungen und weist eine Kundenerfolgsrate von 100 % auf. Juneja war entschlossen, ihre schlanke Geschäftsstruktur beizubehalten und gleichzeitig den Widerstand für die Kunden zu verringern. Das veranlasste sie dazu, eine Dokumentensignatursoftware zu recherchieren, die eine Komplettlösung aus einer Hand darstellt.
Die Rechtsbranche hat den Ruf, archaische und veraltete Technologien einzusetzen. Und in einer Branche, die normalerweise pro Stunde verrechnet, stehen Effizienz und Geschwindigkeit nicht immer im Vordergrund. Aber die Rechtsanwältin Ana Juneja wusste, dass es bessere Wege in der Zusammenarbeit mit Kunden gab: keine Anreize, um langsam zu arbeiten, und die Übernahme neuer Technologien von Beginn an.
Das Rechtsteam von Juneja bei Ana Law kann bereits auf über 25 Jahre Erfahrung in der Bearbeitung von Rechtsfällen zu geistigem Eigentum zurückblicken. Mit mehr als 6.000 eingereichten Patenten in über 190 Ländern verrechnet das Unternehmen Pauschalgebühren für seine beispiellose Arbeit bei Patent-, Markenrechts- und Copyrightfällen. „Ich schaffe Anreize dafür, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, um tatsächliche Ergebnisse für meine Kunden zu erzielen“, sagt Juneja.
Juneja ist stolz darauf, ein wichtiger Teil der Client-Journey zu sein. Sie ist davon überzeugt, dass Effizienz der effektivste Weg ist, um Fälle zum geistigen Eigentum zu lösen. Und obwohl sie keine Scheu davor hat, ihrem Technologie-Stack weitere Optionen hinzuzufügen, möchte sie die Komplexität für ihre Kunden nicht erhöhen. Juneja eröffnete ihre Anwaltskanzlei nur mit den notwendigsten Tools – Dropbox, ein Social-Media-Konto und eine Terminplanungs-App. Sie war überzeugt, dass ihre Kunden Zugang zu einfacheren Technologien und Prozessen brauchen, um sich in den Fällen zum geistigen Eigentum zurechtzufinden.
Die Kunden von Juneja waren meistens dann frustriert, wenn sich die Dokumentensignatur zu kompliziert gestaltete. Bei der traditionellen Dokumentensignatur sind Dutzende von Schritten erforderlich: vom Zuschicken von ausgedruckten Kopien der Dokumente bis hin zum Scannen der fertigen Dokumente. Die Nutzung eines digitalen Signaturtools konnte vieles davon rationalisieren, was sowohl für ihre Kunden als auch für das Unternehmen einen Gewinn darstellte.
„Mit Dropbox Sign legen wir den Menschen nicht so viele Hindernisse in den Weg. Wir zwingen die Leute nicht dazu, Dinge an uns per E-Mail zu schicken – das Signieren von Dokumenten erfordert jetzt nur noch einen einzigen Klick. Wir arbeiten mit vielen Führungskräften und internen Beratern zusammen – das bedeutet, dass unsere Kunden nicht viel Zeit haben. Wir optimieren also diese Prozesse und nehmen den Menschen Arbeit ab. So helfen wir ihnen, mehr Arbeit erledigen zu können. Das gefällt ihnen.“
Reibungslose Signaturtools, um die Kunden nicht zu überlasten
Juneja recherchierte mehrere mögliche Optionen für die Integration von Dokumentensignaturtools in ihr Unternehmen. Viele dieser Tools erwiesen sich jedoch als komplex oder ineffizient. Und das stimmte nicht mit ihrem Geschäftsansatz überein. Einige Optionen, einschließlich DocuSign, waren zu unübersichtlich und schwierig einzurichten. Aber als sie Dropbox Sign entdeckte, wusste Juneja sofort, dass sie die perfekte Lösung gefunden hatte.
„Ich musste nur meine E-Mail-Adresse eingeben und dann war alles bereit“, sagt Juneja. „Ich konnte einen Vertrag hochladen und innerhalb von zwei Sekunden verschicken.“
Dropbox Sign war aber nicht Junejas erste Erfahrung mit einem Dropbox-Dienst. Schon zu Gründungszeiten arbeitete sie mit dem Dropbox-Speicherplatz für die Falldokumente, darunter auch Vertraulichkeitsvereinbarungen, Kaufverträge, Patentkäufe und Lizenzvereinbarungen. Sie zögerte nicht, sich für eine Erweiterung eines Dienstes zu registrieren, den sie sowieso schon erfolgreich nutzte.
Die Integration von Dropbox Sign erwies sich als sehr unkompliziert. Juneja hat den Signaturprozess auf wenige Minuten reduziert und dabei eine nahtlose Verknüpfung mit ihrem vorhandenen Dropbox-Speicherplatz hergestellt. Das Ergebnis war ein organisierter und effizienter Prozess der Dokumentensignatur, dank dem ihre Kunden nicht physisch in einem Büro erscheinen mussten. Das mobilfreundliche Layout von Dropbox Sign ermöglicht es ihren Kunden auch, Dokumente einfach auf ihren Mobilgeräten hochzuladen.
„In anderen Anwaltskanzleien muss ein Rechtsanwaltsgehilfe die Dokumente vorbereiten, drucken und transportieren“, sagt Juneja. „Mit Dropbox Sign ist dieser gesamte Vorgang mit zwei Klicks erledigt. Personen können Dokumente signieren, auf „Fertig stellen“ klicken und ihre Dokumente von überall hochladen. Sie müssen sich nicht den Kopf zerbrechen, wenn sie ihre Dokumente auf verschiedenen Geräten abgespeichert haben. Dropbox Sign funktioniert immer, egal, wo sie sich befinden und welches Gerät sie verwenden.“
Ein weiterer Vorteil für Ana Law ist, dass mit Dropbox Sign eine weitere Sicherheitsstufe eingeführt wird. Juneja vertraut der verteilten Infrastruktur auf der Plattform und der Verschlüsselung mit 256-Bit-AES. „Ich muss mir keine Sorgen machen, dass ein Dokument in die falschen Hände gerät“, erklärt Juneja. „Ich muss mir auch keine Sorgen machen, dass meine Kunden nicht geschützt sind.“
Dropbox Sign stellt außerdem die Einhaltung von Zeit- und Datumsstempeln sicher und ermöglicht es Juneja, Formulare an verschiedene Anforderungen anzupassen. Zum Beispiel kann sie anfordern, dass jede Seite mit Initialen versehen wird, damit sie die Bestätigung hat, dass ein Kunde jeden Abschnitt gelesen hat.
Verbesserung der Kundenerfahrung durch einfachere Dokumentation
Juneja verfügt nun nicht nur über effektivere Optionen für das Speichern und Signieren von Dokumenten, sondern kann auch Vertraulichkeitsvereinbarungen und Verträge mit einer Formularausfüllung erstellen, die Kunden sofort unterschreiben und zurücksenden können.
Juneja konzentriert sich auch stark auf die Automatisierung, um die Verknüpfung zwischen Speicherplatz und den Signaturen noch reibungsloser zu gestalten. Zuerst unterschreiben die Kunden bestimmte Dokumente und senden diese zur Überprüfung zurück. Die Dokumente werden dann im Kundenordner gespeichert, damit alle zur richtigen Zeit auf die richtigen Dateien zugreifen können. Dieser digitale Signaturprozess von Anfang bis zum Schluss spart den Administrationsaufwand von bis zu zwei Personen ein, sodass Juneja schnell auf Kundenbedürfnisse eingehen kann, ohne Dokumente drucken oder suchen zu müssen.
„Seit ich Dropbox Sign verwende, gibt es für mich kein Zurück mehr“, sagt Juneja. „Dropbox macht genau das, was es verspricht. Alle, mit denen ich zusammengearbeitet habe, hatten keine Probleme damit.“
Dropbox Sign hat es Juneja ermöglicht, eine bessere Kundenerfahrung und einen einfacheren Workflow für Admins zu schaffen. Sie sucht weiterhin nach neuen Automatisierungsmöglichkeiten für ihr Unternehmen und vertraut dabei auf die Dropbox-Produkte. Je größer ihr Unternehmen wird, desto mehr verlässt sie sich auf Dropbox, um Dokumente schnell, effektiv und reibungslos zu verwalten.
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