So nutzt Ingenique Dropbox Sign, um Dokumente einfacher zu unterzeichnen und die Sicherheit zu erhöhen
Ingenique Solutions bietet leistungsstarke Lösungen zur Bekämpfung von Geldwäsche sowie zur Gewährleistung der Sorgfaltspflicht, die Unternehmen dabei helfen, Compliance-Vorschriften einzuhalten und Risiken besser zu verwalten.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
75 %
Verlängerungsformulare werden um 75 % schneller zurückgeschickt
2 Min.
Kauf- und Verlängerungsverträge werden in weniger als zwei Minuten versendet
Mehr als 1.000
Vorlagen helfen bei der Generierung von mehr als 1.000 Verträgen jährlich
Unternehmensprofil
Wenn Sie Software entwickeln, die Unternehmen bei der Bekämpfung von Geldwäsche und der Einhaltung der Sorgfaltspflicht unterstützen soll, definiert Sicherheit Ihren Ruf. Und niemand weiß das besser als Martin Lim, Gründer und Direktor des Softwareunternehmens zur Bekämpfung von Geldwäsche und Gewährleistung der Sorgfaltspflicht Ingenique Solutions. „Ich sage meinen Technikern immer: ‚Wenn mit unseren Kundendaten etwas schiefgeht, können wir den Laden morgen schließen, weil uns niemand mehr vertrauen wird.‘“
Ingenique ist bestrebt, die komplizierte Welt der Compliance für seine Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Aber sichere und vertrauenswürdige Prozesse und die sichere – und effiziente – Aufbewahrung von Kundendaten sind nie einfach.
Ein Bereich, den Ingenique jedoch sowohl hinsichtlich der Sicherheit als auch der Einfachheit als verbesserungswürdig identifizierte, waren die papierintensiven Vertriebs- und HR-Workflows.
Einerseits verlief die Vertragserstellung langsam, da jeder maßgeschneiderte Vertrag viel Zeit für die Mitarbeiter in Anspruch nahm. Wenn Sie jeden Monat über 60 Verträge bearbeiten, nimmt das eine Menge Zeit in Anspruch.
Am anderen Ende des langwierigen Erstellungsprozesses waren die Unterzeichnung und die Rücksendung des achtseitigen Ingenique-Vertrags verwirrend, fehleranfällig und bereitete dem Vertriebsteam administrative Kopfschmerzen. „Einige [Kunden] unterschrieben auf der ersten Seite und vergaßen die letzte Seite. Einige unterschrieben nur die letzte Seite. Manche scannten und schickten eine schöne PDF-Datei, andere machten ein Foto mit ihrem Handy und schickten es zurück. Dokumente kamen in allen möglichen Formen und Größen zurück. All dies machte die Arbeitsbelastung des Teams noch größer. Es konnte sich nicht wirklich auf den Vertrieb konzentrieren“, sagt Martin.
Die Ineffizienz wirkte sich auch auf die HR-Prozesse aus. Halbjährliche Leistungsbeurteilungen, Einverständniserklärungen zu Bewerberdaten, Geheimhaltungserklärungen und Arbeitsverträge – das Unternehmen nutzte Druck-, Scan- und Rücksendemethoden, die dazu führten, dass im Büro eine Menge Papierkram anfiel.
Für Ingenique war die Antwort klar: Wir gehen digital. Aber in einer so sicherheitsorientierten Branche waren E-Mails nicht die ideale Möglichkeit, Verträge oder persönliche Informationen jeglicher Art zu versenden. Daher machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem sicheren und vertrauenswürdigen E-Signatur-Tool, um seinen Ruf zu schützen und das Vertrauen seiner Kunden aufrechtzuerhalten. Nach einer intensiven Suche landete es bei Dropbox Sign.
„Dropbox Sign hat die Arbeit für das Team viel schneller gemacht. Es verbringt nicht mehr viel Zeit damit, Verträge abzuschließen. Wir bekommen Formulare zur Verlängerung um etwa 75 % schneller zurück.“
Um von Papierformularen und per E-Mail verschickten PDFs wegzukommen, nutzte Ingenique alle Vorteile der Dropbox Sign- Features und -Funktionen.
Zunächst ging es darum, den Prozess der Vertragserstellung zu verbessern. Mithilfe von Dropbox Sign-Vorlagen erstellte Ingenique eine Reihe von Formularen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind. Auf diese Weise mussten die Vertriebsmitarbeiter bei allen Kaufverträgen, Servicebestellformularen und Verlängerungsformularen nur grundlegende Kundendaten eingeben und dann auf „Senden“ klicken. „Wir melden uns einfach bei Dropbox Sign an, wählen die Vorlage aus und klicken auf ‚Senden‘. Auftragsbestätigungen an den Kunden zu senden ist zu einer sehr befriedigenden Angelegenheit geworden. Es geht sehr, sehr schnell – es dauert nicht länger als zwei Minuten“, sagt Tan Lee Kiau, Senior Sales Executive bei Ingenique.
Dropbox Sign hat auch das Signaturerlebnis auf Kundenseite verbessert.
„Es hat den Prozess des Einholens unterzeichneter Verträge wirklich beschleunigt. Wir haben einige Kunden, die technisch nicht versiert sind, und so können auch sie Verträge sehr einfach unterzeichnen und zurückgeben“, sagt Tan Lee Kiau.
Das Signieren ist einfacher, da Dropbox Sign jedem Dokument obligatorische Unterzeichnerfelder hinzufügt, sodass Unterzeichner genau sehen können, was sie ausfüllen müssen. Sie können einen Vertrag nicht zurücksenden, ohne diese Felder auszufüllen, sodass nie etwas übersehen wird. „Dropbox Sign hat die Arbeit für das Team viel schneller gemacht. Es verbringt nicht mehr viel Zeit damit, Verträge abzuschließen. Wir bekommen Formulare zur Verlängerung um etwa 75 % schneller zurück“, sagt Martin.
Die Ergebnisse beschränkten sich jedoch nicht nur auf das Vertriebsteam von Ingenique. Die Mitarbeiter profitieren jetzt von einer schnelleren Dokumentenvorbereitung im Vorfeld von Leistungsbeurteilungen. Formulare können innerhalb weniger Minuten digital ausgefüllt und an die Personalabteilung zurückgesendet werden – so gibt es keinen Stress mehr mit dem Drucker.
Wenn es um die Einstellung geht – das Einholen der Einwilligung zur Erfassung der Daten eines neuen Mitarbeiters, die Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen und von Arbeitsverträgen –, geht alles schneller und sicherer vonstatten, wenn Sie ein ISO-zertifiziertes E-Signatur-Tool verwenden.
Und das Beste daran? Dank umfassender Audit-Protokollierung, Verschlüsselung und Integration wird jedes Dokument geschützt, nachverfolgt und mit einem Zeitstempel versehen – von der Übermittlung bis zur vollständigen Unterzeichnung und Sicherung –, sodass die Sicherheit jedes Mal nahtlos in das Signaturerlebnis integriert ist. Für Ingenique wirkt sich dies positiv auf sein sicherheitsbewusstes Image aus. „Indem wir Dropbox Sign bei unseren Kunden nutzen, signalisieren wir, dass wir alles in unserer Macht Stehende tun, um Sicherheit zu garantieren“, so Martin.
Verlängerungsformulare werden um 75 % schneller zurückgeschickt
Seit der Einführung von Dropbox Sign unterschreiben Kunden laut Ingenique auf Kaufverträgen oder Verlängerungen nicht nur an allen Stellen, an denen sie sie unterzeichnen müssen, sondern sie unterzeichnen und übermitteln die Dokumente auch um rund 75 % schneller.
Eine zeitsparende Vorlage für jeden Anlass
Die manuelle Erstellung von über 1.000 Verträgen pro Jahr war extrem unpraktisch. Mit Dropbox Sign-Dokumentvorlagen hat Ingenique Zugriff auf eine umfangreiche Bibliothek mit individuellen Verträgen, Kaufvereinbarungen und Bestellformularen für jede Branche. Das Team verschickt Verträge nun in weniger als zwei Minuten – und hat so mehr Zeit, sich auf den Verkauf zu konzentrieren.
Ein vertrauenswürdiges Tool zur Stärkung des Rufs von Ingenique in Sachen Sicherheit
Ingenique baut auf dem Ruf eines sicheren, vertrauenswürdigen Unternehmens auf. Als ISO-zertifizierter Anbieter trägt Dropbox Sign zur Verbesserung der Sicherheit bei. Mit der vollständigen Dokumentenverfolgung über einen umfassenden Pfad mit Prüfprotokollen kann Ingenique nun problemlos die ISO 27001-Anforderungen einhalten und gleichzeitig die Sicherheit seiner Kundendaten jederzeit gewährleisten.
Wie geht es für Ingenique weiter?
Nachdem Ingenique die weitreichenden Unternehmensvorteile von Dropbox Sign kennengelernt hat, befürwortet es nun den Einsatz bei einer ständig wachsenden Kundenbasis. Künftig wird Ingenique elektronische Signaturen in seine bestehenden Dokument-Workflows integrieren mit dem Ziel, jeden Aspekt der HR- und Vertriebs-Workflows zu verbinden und sowohl neuen Mitarbeitern als auch Kunden ein noch enger integriertes Erlebnis zu bieten.
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