So spart das Unternehmen GSD Solutions Zeit und verbessert die Effizienz mit Dropbox Sign
GSD Solutions ist ein Wirtschaftsförderungsunternehmen, das sich auf die digitale Akzeptanz spezialisiert. Es verwendet Dropbox Sign, um den Verwaltungsprozess von Verträgen zu vereinfachen.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Unternehmensprofil
Effizienz bei Verträgen verbessern
Im Jahr 2019 gründete Georgie-Ann Getton GSD Solutions, ein visionäres Unternehmen, das sich zum Ziel gesetzt hat, die Effizienz und Produktivität kleiner und mittlerer Unternehmen zu steigern – indem es Abläufe am Arbeitsplatz neu konzipiert. Georgie-Anns Unternehmen nahm die unterschiedlichen Herausforderungen unter die Lupe, mit denen diese Unternehmen konfrontiert sind. Es war damit zu einem Ansprechpartner für maßgeschneiderte IT-, Betriebs- und AV-Lösungen geworden.
Nachdem sie sich von ihrem Ed Tech Venture zurückgezogen hatte, nahm sich Georgie-Ann ein Sabbatjahr. In dieser Zeit beschäftigte sie sich mit der Betriebsdynamik verschiedener Unternehmen, von kleinen Firmen bis hin zu großen Konzernen. Sie erkannte einen weit verbreiteten Bedarf von mittleren bis kleinen Unternehmen an optimierten Abläufen, insbesondere in einer Zeit, in der digitale Anforderungen dominieren. Georgie-Ann erkannte hier eine Chance und wurde dazu inspiriert, eine Reihe von Diensten zu entwickeln, die speziell auf diese Herausforderungen zugeschnitten sind.
Während ihres gesamten beruflichen Werdegangs fielen Georgie-Ann besonders die erheblichen Hürden bei der Vertragsverwaltung auf – Verzögerungen bei der Vertragsunterzeichnung erschwerten ein schnelles Kunden-Onboarding und die Erbringung von Dienstleistungen. Entschlossen, diesen Prozess zu verbessern, tüftelte sie an einem System, das nicht nur die Vertragsverwaltung beschleunigen kann, sondern auch wichtige Arbeitsabläufe automatisiert.
Der traditionelle papierbasierte Unterzeichnungsprozess von Verträgen sorgte zuvor für viele Engpässe. Oft dauerte es Stunden, bis Verträge an Kunden gesendet und diese unterzeichnet wurden, wenn nicht sogar Tage. Außerdem war es eine umständliche Aufgabe, den Status eines jeden Vertrags zu verfolgen. Dieser manuelle Prozess verschwendete nicht nur wertvolle Zeit, sondern brachte auch das Risiko menschlicher Fehler und Missverständnisse mit sich. Georgie-Ann wusste schon bei der Gründung von GSD Solutions, dass sie ein effizienteres und zuverlässigeres Verwaltungssystem von Verträgen brauchte.
Außerdem ist GSD Solutions stets bestrebt, seinen Kunden einen außergewöhnlichen Service und kurze Bearbeitungszeiten zu bieten. Mit einem manuellen Prozess der Vertragsunterzeichnung hätten sie dieses Ziel verfehlt. Kunden erwarten sich schnelle und reibungslose Interaktionen. Deshalb suchte Georgie-Ann nach einer Lösung, mit der ihr Team Verträge verschicken, Unterschriften einsammeln und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen kann, um ein reibungsloseres und effizienteres Kunden-Onboarding sicherzustellen.
„Wir brauchten eine Möglichkeit, den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu optimieren und Zeit einzusparen, damit wir uns auf andere Aspekte unseres Geschäfts konzentrieren konnten.“
„Dank Sign ist mein gesamter Arbeitsablauf reibungsloser, da es mit den Tools verbunden ist, die wir täglich verwenden, wie Hubspot und Google Drive. Und wir haben alles automatisiert. Sobald der Kunde unterschreibt, wird das Dokument in unser Google Drive gespeichert. Wir erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Wir erhalten eine Benachrichtigung über SMS. Und dann passt alles.“
Ein Tool mit Integrationen und Vorlagen
Georgie-Ann fand mit Dropbox Sign die Lösung für ihre Herausforderungen. Die benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integrationen und robuste Sicherheitsfunktionen machten Dropbox Sign zum idealen Tool, um die Vertragsverwaltung von GSD Solutions zu optimieren und wichtige Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Mit Dropbox Sign war Georgie-Ann in der Lage, jene drei Dokumente als Vorlage einzurichten, die sie am häufigsten braucht: Kundenverträge, Auftragnehmerverträge und das Formular W-9. Jetzt schickt sie Verträge innerhalb weniger Minuten an Kunden, damit diese sie unterzeichnen. Der Zeitaufwand für die Vertragsunterzeichnung und das Onboarding neuer Kunden wird somit erheblich reduziert.
„Diese drei wichtigsten Verträge sind Vorlagen in [Dropbox] Sign zu finden. So ist es wirklich einfach, ein Geschäft abzuschließen. Wir können jetzt einfach sagen: ‚Ja, der Vertrag wird in 24 Stunden in Ihrem Posteingang sein‘, und nicht: ‚Oh, geben Sie uns drei Tage‘.“
Die Echtzeit-Tracking-Funktion der Plattform bietet einen umfassenden Überblick über den Status eines jeden Vertrags, sodass keine manuelle Suche und Nachverfolgung erforderlich sind. Dieser optimierte Prozess spart nicht nur Zeit ein, sondern steigert auch die Effizienz und Produktivität. So kann sich GSD Solutions auf die Bereitstellung außergewöhnlicher Dienstleistungen für seine Kunden konzentrieren.
Darüber hinaus verbessert die Integration von Dropbox Sign mit den bestehenden Geschäftstools von GSD Solutions die Effizienz ihrer Abläufe noch mehr, etwa durch die Verknüpfung mit Google Drive und HubSpot. Durch die Zentralisierung aller vertragsbezogenen Informationen an einem sicheren Ort können Georgie-Ann und ihr Team einfach auf Verträge zugreifen und diese verwalten, einen reibungslosen Arbeitsablauf gewährleisten und das Risiko beseitigen, wichtige Dokumente zu verlegen oder zu verlieren.
Optimierte Arbeitsabläufe und verbesserte Effizienz
GSD Solutions nutzte die Vorteile von Dropbox Sign und war so in der Lage, einen optimierten Verwaltungsprozess von Verträgen einzurichten. Damit konnten sie auch ihren Kunden schnell und effizient ihre Dienstleistungen anbieten. Die Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe sparten Zeit ein. Georgie-Ann und ihr Team konnten sich so darauf konzentrieren, ihren Kunden mit neuen strategischen Arbeitsdenkweisen zu begegnen.
Die Effizienz und die schnellen Bearbeitungszeiten, die Dropbox Sign ermöglichte, führten letztendlich zu einem verbesserten Kundenservice und einer besseren Kundenzufriedenheit. GSD Solutions kann die Erwartungen der Kunden an eine schnelle und reibungslose Interaktion erfüllen, stärkere Beziehungen zu ihnen fördern und Vertrauen aufbauen.
Mit der Zeitersparnis durch die Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe konnten Georgie-Ann und ihr Team ihren Fokus von administrativen Aufgaben auf strategische Initiativen verlagern, die das Geschäftswachstum und die Kundenzufriedenheit vorantreiben. Dieser strategische Wandel ermöglichte es GSD Solutions, neue Geschäftsmöglichkeiten zu erkunden und ihre Position auf dem Markt zu stärken.
Förderung durch Innovation
Mit Blick auf die Zukunft plant Georgie-Ann, GSD Solutions durch die Einrichtung eines umfassenden Content-Centers noch weiter zu verbessern. Dieser Hub wird eine Anlaufstelle für gleichgesinnte Unternehmer sein. Hier werden sie unterstützt, die Effizienz der Arbeitsabläufe neu zu interpretieren und KI in ihren Geschäftsbetrieb zu integrieren.
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