So beschleunigt Vermouth Beauty die Finanzierung und Einstellung von Mitarbeitern und spart dabei 75.000 US-Dollar
Vermouth Beauty trägt mit seinen Lippenstiften auf pflanzlicher Basis dazu bei, Umweltprobleme und die Verwendung schädlicher Inhaltsstoffe in der Kosmetikbranche anzugehen. Seit der Implementierung von Dropbox Sign konnte das Unternehmen das Anwerben von Investitionen, juristische Angelegenheiten und die Personaleinstellung beschleunigen – und ist jetzt für die Skalierung bestens gerüstet.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Das Ergebnis
Beschleunigung für Finanzierung, juristische Angelegenheiten und Personalverwaltung
über 75.000 US-Dollar
in einem Jahr gespart
40 Std.
Arbeitsersparnis während einer Finanzierungsrunde
Unternehmensprofil
Umständliche Technologie, die wichtige Vereinbarungen hinauszögert
Start-ups sind dann erfolgreich – und ihre Marke bei ihrer Kundschaft in aller Munde –, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Sie brauchen ein herausragendes Produkt, eine sorgfältig ausgearbeitete Strategie für die Markteinführung, ein talentiertes Team und eine starke Unternehmenskultur. Weniger offensichtlich, aber ebenso grundlegend, ist die Einrichtung sattelfester Workflows für Vereinbarungen. Warum? Je schneller Sie Kapital anschaffen, Personal einstellen, Geschäfte abschließen und Ihr geistiges Eigentum schützen können, desto eher erzielen Sie auch die Wachstumsziele für Ihr Unternehmen.
Als CEO von Vermouth Beauty hat Meg Diaz die unzähligen Herausforderungen, mit denen Start-ups konfrontiert sind, aus erster Hand erlebt und meistert diese auf inspirierende Weise. Die Produktpalette an ethisch vertretbaren Artikeln ist einfach wunderbar Der Lippenstift wird aus rein pflanzlichen Inhaltsstoffen hergestellt und kommt in einer kompostierbaren Verpackung daher. Damit trifft das Unternehmen genau den Zahn der Zeit für Produkte, die sowohl Kunden als auch dem Planeten etwas Gutes tun. Und die Strategie für die Personalverwaltung zielt nebenbei darauf ab, noch unbekannte Expertinnen aus aller Welt mit ins Boot zu holen.
Vermouth Beauty hatte zwar das Produkt, die Strategie und das nötige Selbstvertrauen für den Erfolg, trotzdem gab es noch einen Stolperstein. Wettbewerbsfähig konnte das Unternehmen nämlich nur dann bleiben, wenn es vom Anwerben von finanziellen Mitteln über die Personaleinstellung bis hin zum Vertrieb auch mit Schnelligkeit punkten konnte. Allerdings verlangsamte die umständliche Technologie die Weiterleitung und Verfolgung von geschäftskritischen Vereinbarungen – das Unternehmen arbeitete praktisch im Schneckentempo.
„Ursprünglich hatten wir uns bei der Freigabe und sicheren Unterzeichnung von Vereinbarungen für DocuSign entschieden, da wir uns darauf einstellten, schnell nach oben zu skalieren und zu wachsen. Wir dachten, dass wir also mit der Software, die eigens auf diese Dimensionen ausgerichtet ist, am besten fahren würden“, sagt Meg, „Aber wir haben bemerkt, dass die Lösung unhandlich und zeitaufwändig zugleich war – sie hing uns wie ein Klotz am Bein.“
Mehrere überzeugende Gründe sprachen für eine Optimierung der Workflows für Vereinbarungen. Erstens ergab sich eine Chance auf eine nicht unerhebliche Summe an Startkapital. Dazu waren aber ziemlich viele Vereinbarungsebenen notwendig. Hunderte Dokumente wollten angepasst, weitergeleitet und korrekt verfolgt werden, bevor das zusätzliche Kapital gesichert war. Da war die Sorge groß, dass das Unternehmen mit den damaligen Tools nicht schnell genug reagieren würde.
Zweitens gipfelten Probleme mit der veralteten Software in ineffizienten Abläufen in allen Workflows für die Personalverwaltung. Der Umgang mit den technologischen Lösungen musste aufwendig gelernt werden und verlangte dann alle Mühen in der Umsetzung ab. Dadurch konnte das Team Verträge und andere Personaldokumente nicht so schnell weiterleiten oder verfolgen, wie es sich das eigentlich gewünscht hätte.
Meg sagt:
„Wir hatten große Probleme beim Onboarding von Mitarbeitern und Auftragnehmern. Obwohl wir zu diesem frühen Zeitpunkt nur eine relativ kleine Anzahl von Arbeitsvereinbarungen und -verträgen verschickten, wussten wir, dass sich das Problem nur vervielfachen würde, wenn wir unser Wachstum und unsere Leistung steigern würden.“
Vermouth Beauty stand am Scheideweg. Das Unternehmen musste seine Workflows für Vereinbarungen dringend optimieren, insbesondere im Hinblick auf die Verwaltung von Fundraising-Deals und die Personalverwaltung. Mit der richtigen Lösung konnten die Unternehmensstruktur verbessert, mehr finanzielle Erfolge erreicht und eine Umgestaltung der Personaleinstellung erzielt werden.
„Wir sind wirklich zufrieden mit Dropbox Sign. Das Tool ermöglicht es uns, uns auf unsere strategischen Prioritäten und unser Wachstum zu konzentrieren, anstatt auf den logistischen Kleinkram, der auf dem Weg dorthin erforderlich ist.“
Schnelleres Anwerben von finanziellen Mitteln und Personal durch optimierte Arbeitsabläufe
Auf dem überfüllten Technologiemarkt bot sich Vermouth Beauty die Qual der Wahl. Ein Tool hob sich aber von der Konkurrenz ab und sollte das Unternehmen vorantreiben – Dropbox Sign.
Meg erklärt: „Wir haben Dropbox Sign sowohl wegen der Benutzerfreundlichkeit als auch wegen des Preises ausgewählt. Es bot uns eine Lösung, die für unsere damalige Situation gut funktionierte und die dazu in der Lage war, gemeinsam mit uns als ehrgeiziges Start-up zu wachsen.“
Mit Dropbox Sign nutzt Vermouth Beauty eine benutzerfreundliche Plattform zum Vorbereiten, Versenden, Unterzeichnen und Verfolgen von Vereinbarungen. Das niederschwellige Tool ermöglichte es Mitarbeitern, innerhalb von wenigen Tagen Vereinbarungen nahtlos an Investoren, potenzielle Mitarbeiter, Auftragnehmer und Kunden zu senden.
Dank Dropbox Sign trug das Anwerben von finanziellen Mitteln sofort Früchte. Während einer kürzlich durchgeführten Finanzierungsrunde für Startkapital beschleunigte das Tool nicht nur den Prozess, komplexe Vereinbarungen an potenzielle Investoren zu senden, sondern ermöglichte es Meg und ihrem Team auch, die Weiterleitung selbst zu verwalten, anstatt Rechtsexperten Tausende von Dollar für diese Aufgabe zu überweisen.
„Ohne Dropbox Sign wäre es an unserer Rechtsabteilung gelegen, alle Aufgaben zur Weiterleitung und Verwaltung zu übernehmen. Und das hätte uns Tausende von Dollar gekostet“, sagt sie. „Indem wir die Weiterleitung selbst verwalten, können wir den Fortschritt von Vereinbarungen einsehen, Abläufe überprüfen und Fehler schnell beheben, ohne dass wir ständig bei der Rechtsabteilung nachfragen müssen. Das hat den Prozess beschleunigt und uns eine Menge Zeit und Geld gespart.“
Auch der Einstellungsprozess von Vermouth Beauty beschleunigte sich. Der gesamte Papierkram in Bezug auf die Personalverwaltung lässt sich jetzt ganz einfach verwalten. Kollegen laden einfach das erforderliche Dokument in Dropbox Sign hoch – beispielsweise Vertraulichkeitsvereinbarung (NDAs) oder Angebotsschreiben –, fügen Details zu den betreffenden Unterzeichnern hinzu und bringen die erforderlichen Felder dann per Drag & Drop an Ort und Stelle. Auf der Seite der Empfänger ist der Ablauf genauso einfach.
Noch besser: Vermouth Beauty trennt und automatisiert Arbeitsabläufe für verschiedene Vereinbarungen. Indem Dokumente in mehreren Häppchen anstatt auf einen Schlag versendet werden, fühlen neue Mitarbeiter sich nicht von der Aufgabe überwältigt, einen ganzen Stapeln an Dokumenten unterzeichnen zu müssen.
Meg erklärt:
„Dropbox Sign hat es einfach gemacht, einen Prozess einzurichten, bei dem wir unsere NDAs weiterleiten, bevor wir mit anderen Teilen der Vereinbarung und SOWs beginnen. Arbeitsabläufe lassen sich mühelos erstellen und so stellen wir sicher, dass alles im Lot ist. Vorher wäre das wohl ein zermürbendes Unterfangen gewesen.“
Wenn mehrere Dokumente weitergeleitet und verwaltet werden müssen, schätzt Meg die vollkommene Transparenz in Bezug auf den Workflow-Status von Vereinbarungen vom Versenden bis zur Unterzeichnung.
Sie sagt:
„Mit Dropbox Sign sehen wir ganz einfach, wer ein Dokument angesehen oder unterzeichnet hat sowie den Prozessfortschritt. Wurde ein Dokument zwar angesehen, aber nicht unterzeichnet, können wir selbst aktiv werden und nachfragen – dann gelingt es uns ganz oft, im Prozess effiziente Schritte nach vorn zu machen.“
In einem Jahr über 75.000 US-Dollar eingespart und für ein organisierteres und agileres Unternehmen gesorgt
Vermouth Beauty trauert der früheren Situation, vor Dropbox Sign, keineswegs nach. Heute präsentiert sich das Unternehmen organisiert und agil, schließt Fundraising-Geschäfte schneller ab und gestaltet die Personaleinstellung von Personen aus der ganzen Welt effizient.
Immense finanzielle Einsparungen
Durch die Optimierung seiner Workflows für Vereinbarungen mit Dropbox Sign konnte Vermouth Beauty immense Kosteneinsparungen erzielen. Tatsächlich ist Dropbox Sign so umfassend, zuverlässig und benutzerfreundlich, dass das Unternehmen noch keine Vollzeitstellen für Marketing- oder Personalexperten einrichten musste, was Jahr für Jahr ungefähr 60.000 US-Dollar einspart. In nur einem Monat der letzten Finanzierungsrunde hatte das Unternehmen außerdem 15.000 US-Dollar an Anwaltskosten und 40 Arbeitsstunden für die Operations Managerin eingespart.
Als ehrgeiziges Start-up-Unternehmen, bei dem der Cashflow im Vordergrund steht, lässt es sich Budgets und Prognosen einfacher erstellen und Wachstum mit Zuversicht entgegenblicken, wenn man so viel Geld zur Verfügung hat.
Meg sagt:
„Die Tatsache, dass Dropbox Sign für uns eine Einsparung darstellt, ist wirklich wichtig. Jetzt geben wir unser Geld für unser Personal, die Produktentwicklung, Rohstoffe und die Optimierung von Prozessen aus, statt für Anwaltskosten und überhöhte Gehälter. Wir stellen sicher, dass jeder angeworbene Dollar genau dort ankommt, wo er wirklich gebraucht wird.“
Noch unbekannte Expertinnen aus aller Welt mit ins Boot holen
Da Dropbox Sign die Personalverwaltung so viel einfacher macht, stellt Vermouth Beauty noch unbekannte Expertinnen schneller ein und bietet ihnen ein Onboarding an.
Meg sagt:
„Dropbox hat unseren Prozess für die Personalverwaltung bedeutend einfacher gemacht. Wir können uns jetzt schneller durch den Papierkram für das Onboarding arbeiten und dann gleich mit anderen wichtigen Aspekten fortfahren, zum Beispiel machen wir dann unsere neuen Mitarbeiter mit entscheidenden Grundlagen wie unserer Mission, unseren Werten und Erwartungen und unserer Unternehmenskultur vertraut.“
Meg ist stolz darauf, dass Vermouth Beauty einen Markt für Kundinnen beliefert, der oft ins Hintertreffen gerät, und schätzt die Rolle, die Dropbox Sign dabei spielt. „Dropbox Sign gibt uns die Flexibilität, unsere Vereinbarungen schnell und einfach anzupassen, sodass auch wir den Talenten, die wir anwerben möchten, die gewünschte Flexibilität bieten können“, sagt sie.
Mehr Zeit für den Fokus auf Strategie und Wachstum
Dropbox Sign sorgt für Zeitersparnis und Effizienz bei allen Vereinbarungen, die darüber abgewickelt werden. So kann sich das Team von Meg darauf konzentrieren, seine Prozesse und Workflows zu verfeinern und zukunftsfest zu machen, anstatt sich mit umständlichen Tools herumschlagen zu müssen.
„Die Benutzerfreundlichkeit von Dropbox Sign hat es uns ermöglicht, uns stärker auf seit Langem verfolgte strategische Ziele sowie Prozessverbesserungen zu konzentrieren“, sagt Meg, „Außerdem hat meine Operations Managerin somit auch mehr Zeit, ihre hervorragenden analytischen Fähigkeiten bei Angelegenheiten einzusetzen, die weit über die mühsame Arbeit an einem Tool hinausgehen.“
Meg empfiehlt Dropbox Sign jedem Unternehmen, das Workflows für Vereinbarungen optimieren und eine solide Ausgangsbasis für Wachstum schaffen möchte. Sie sagt: „Das Tool ermöglicht es uns, uns auf unsere strategischen Prioritäten und unser Wachstum zu konzentrieren, anstatt auf den logistischen Kleinkram, der auf dem Weg dorthin erforderlich ist. Wir sind wirklich zufrieden mit Dropbox: Wir haben Investitionsarbeit geleistet, wir haben die Personalverwaltung verbessert, wir haben für den Schutz unseres geistigen Eigentums gesorgt. Und bei den dazu notwendigen Workflows stand Dropbox Sign als erfolgversprechendes, reibungslos laufendes und effizient arbeitendes Tool an unserer Seite.“
Wie geht es weiter für Vermouth Beauty?
Dropbox Sign nimmt etwas Ballast von den Schultern der Führungskräfte und bewirkt bedeutende Einsparungen in puncto Zeit und Geld – dadurch kann Vermouth Beauty sich voll und ganz auf die Finanzierung, den Betrieb und das Wachstum des Unternehmens konzentrieren. Meg sagt:
„Wir lieben Dropbox Sign. Meiner Meinung nach kann dieses Tool uns bei der Skalierung unter die Arme greifen, ohne dabei zu technisch zu sein – und darauf kommt es für uns wirklich an, deshalb greifen wir darauf zurück.“
Angesichts des steigenden Auftragsvolumens und Umsatzes plant das Unternehmen die kostenintensive Beschaffung von Rohstoffen über Zwischenhändler hinter sich zu lassen und stattdessen direkt zu den Anbietern zu gehen. Meg sagt: „Bei der Beschaffung gehen wir direkt zur Quelle und müssen dafür unabhängige Vereinbarungen schließen. Dabei werden Vorlagen von Dropbox Sign für uns von großem Nutzen sein.“
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