So schließt Military Veteran Partnerschaftsverträge schneller ab und spart mehr als 100 Stunden pro Jahr
Die Gründer von The Military Veteran haben Tausende von Veteranen auf ihrem Weg zur Hochschulbildung und zu einer sinnvollen Karriere unterstützt. Seit der Implementierung von DocSend und Dropbox Sign verstehen sie das Verhalten ihrer potenziellen Kunden besser und gelangen schneller zu Geschäftsabschlüssen.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Hilfe für mehr Veteranen durch die Optimierung von Vertrieb und Personalwesen
Als ehemaliger Marinesoldat weiß Brendan Aronson, wie emotional herausfordernd der Wechsel vom Militär- ins Zivilleben ist. Er hat es sich daher zur Mission gemacht, anderen Veteranen dabei zu helfen, sinnvoll in die nächste Phase ihres Lebens überzugehen. Brendans Unternehmen, The Military Veteran, schafft eine Gemeinschaft, erstellt inspirierende Inhalte, organisiert Rekrutierungsveranstaltungen und hilft Unternehmen, ihre erfolgreichen Mitarbeiter der nächsten Generation einzustellen. Durch The Military Veteran und frühere gemeinnützige Arbeit haben Brendan und sein Mitbegründer Tausende von Veteranen auf ihrem Weg vom Militär hin zu einer höheren Bildung und einer bedeutsamen Karriere unterstützt.
Um den eigenen Betrieb zu finanzieren und weiter zu wachsen, verkauft The Military Veteran Sponsoringpakete für seine Rekrutierungsveranstaltungen an Unternehmenskunden, mittelständische Firmen und Venture-Capital-Start-ups. Diese Deals sind für alle Seiten eine Win-Win-Situation. Sie bringen The Military Veteran entscheidenden Umsatz und den Marken seiner Kunden hervorragende Publicity und Geschäftswert, während diese gleichzeitig die Möglichkeit haben, aus dieser fantastischen Community Mitarbeiter einzustellen. The Military Veteran hilft Unternehmen durch direkte Vermittlung außerdem, Mitarbeiter einzustellen.
Selbst für ein zweckorientiertes Unternehmen wie The Military Veteran kann das Organisieren und Abschließen von Sponsoringverträgen eine Herausforderung sein. Das Unternehmen war fest entschlossen, mehr Umsatz zu erzielen und mehr Veteranen zu helfen. Doch mühsame manuelle Prozesse im gesamten Vertriebsablauf waren eine enorme Belastung für das gesamte Team.
Das Versenden und Nachverfolgen von Pitch Decks war eine besondere Schwachstelle. Es kostete viel Zeit und Ressourcen, alle relevanten Unterlagen und Anhänge in einer E-Mail zusammenzufassen. Wenn nach dem Klicken auf „Senden“ ein Fehler festgestellt wurde, war es nötig, einen Schritt zurückzugehen, das Dokument zu aktualisieren und erneut zu senden. Jeder Fehler oder zusätzliche Reibungsverlust für den potenziellen Kunden führte dazu, dass The Military Veteran Gefahr lief, den Auftrag zu verlieren.
Noch problematischer war, dass The Military Veteran keinen Überblick darüber hatte, wann potenzielle Kunden das Deck öffneten, was sie sich dann ansahen oder ob sie wirklich interessiert waren. Ohne diese Informationen musste es sich bei der Entscheidung, wann und wie nachgefasst werden sollte, auf seine Intuition verlassen. Im besten Fall führte dies zum Abschluss des Vertriebszyklus. Im schlechtesten Fall entging dem Unternehmen der Auftrag vollständig.
Das Team sah sich mit einer weiteren Verwaltungslawine konfrontiert, als die potenziellen Kunden bereit waren, einen Vertrag zu unterzeichnen. The Military Veteran griff auf die herkömmliche Methode des Ausdruckens, Unterzeichnens und Scannens von PDF-Dokumenten zurück, was zu unnötigem Arbeitsaufwand und Reibungsverlusten führte, und dies genau dann, wenn die Prozesse eigentlich hätten einfach sein sollen.
Papierbasierte Prozesse verursachten mehr Probleme im HR-Bereich. Das Unternehmen besteht aus Veteranen und Ehepartnern von Angehörigen des Militärs. Für deren Onboarding musste alles unterzeichnet werden, von NDAs bis hin zu Vereinbarungen über IP-Zuweisungen. Ursprünglich brauchte Brendan 90 Minuten, um alle Dokumente zu finden und zusammenzustellen, und das noch bevor er Unterschriften eingeholt hatte.
Als unter Zeitdruck stehender CEO war Brendan entschlossen, den Vertrieb und die Personalabteilung von erdrückenden Aufgaben zu entlasten. Je mehr das Unternehmen seine Prozesse rationalisieren und automatisieren konnte, desto mehr Geschäftsabschlüsse konnte es tätigen und desto mehr Veteranen konnte es letztendlich helfen. Es war Zeit für eine digitale Kehrtwende.
„Die Einführung von DocSend und Dropbox Sign war ein enormer Fortschritt für unser Unternehmen. Sie haben die Hürden in unserem Abschlussprozess abgebaut und sind inzwischen ein entscheidender Bestandteil unseres Sales Funnels geworden. Ohne DocSend und Dropbox Sign zu arbeiten, das wäre wie ein Schritt zurück ins Mittelalter.“
Sicherer, optimierter und schnellerer Abschluss von Geschäften
The Military Veteran hat sich für DocSend und Dropbox Sign entschieden, um die manuelle Arbeit im Vertrieb und in der Personalabteilung zu reduzieren, mehr Informationen über das Verhalten seiner potenziellen Kunden zu erhalten und letztendlich schneller mehr Geschäfte abzuschließen.
Mit DocSend verfügt The Military Veteran über eine zentrale Plattform, um Pitch Decks freizugeben und gemeinsam zu nutzen und deren Performance nachzuverfolgen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, verstreute Dateien zu suchen und umfangreiche Anhänge hinzuzufügen, ruft The Military Veteran die relevanten Dokumente in DocSend auf und erstellt dann mit nur einem Klick einen sicheren Link. Potenzielle Kunden müssen nichts herunterladen, und der DocSend-Link kann problemlos auf jeder Plattform angezeigt werden.
Während The Military Veteran davor keine Informationen darüber hatte, was die potenziellen Kunden mit den versendeten Unterlagen machten, erhält es mit DocSend die entsprechenden Informationen jetzt in Echtzeit. Es wird benachrichtigt, wenn sich ein Interessent das Deck ansieht, und erhält Analysen dazu, welche Folien im Einzelnen Beachtung finden und wie lange die Folien durchgesehen werden. Laut Brendan bietet die Dokumentenverfolgung einen enormen Wettbewerbsvorteil:
„Es ist perfekt, denn du weißt, dass du bei den Kunden präsent bist. Also kannst du das Eisen schmieden, solange es heiß ist. Du kannst die Sache direkt weiterverfolgen und nachhaken, ob sie Fragen haben, und das Geschäft so voranbringen.“
Die Analysen sind so detailliert und aussagekräftig, dass The Military Veteran sie zur Optimierung der Vertriebsmaterialien und zur Neuausrichtung auf die Seiten mit der besten Performance nutzt.
Und noch ein Problem wurde durch DocSend gelöst, da die Lösung es so einfach macht, Tippfehler zu korrigieren und aktualisierte Versionen von Vertriebsmaterial zu verschicken, auch noch nachdem auf „Senden“ geklickt wurde. Brendan aktualisiert einfach das Dokument in DocSend – und jeder Link, den er geteilt hat, wird automatisch aktualisiert. Und so werden mögliche Verwirrungen oder Unannehmlichkeiten bei potenziellen Kunden direkt vermieden.
Wenn Leads bereit sind, eine Vereinbarung zu unterzeichnen, verwendet The Military Veteran E-Signaturen in Dropbox Sign, um schneller Geschäfte abzuschließen. In dem einfachen, automatisierten Arbeitsablauf von Dropbox Sign wählt Brendan den zu unterzeichnenden Vertrag aus, fügt die Kontaktdaten des Unterzeichners hinzu und sendet ihn zur Unterzeichnung. Der potenzielle Kunde kann von jedem Gerät aus unterzeichnen, ohne sich anzumelden, und tut dies in der Regel sofort.
In der Vergangenheit hatte Brendan das Nachverfolgen von Unterschriften ständig im Hinterkopf, und das lenkte ihn von anderen wichtigen Aufgaben ab. Dropbox Sign schickt ihm automatisch Benachrichtigungen über den Status des jeweiligen Vertrags. Er erklärt: „Der gesamte Prozess findet an einer zentralen Stelle statt. Und immer wenn ich mich anmelde, informiert mich das System, wenn noch eine Signatur für irgendetwas fehlt. Ich muss mich nicht mal selbst um die Nachverfolgung kümmern, denn Dropbox Sign schickt automatisch Erinnerungen an potenzielle Kunden, was wirklich großartig ist.“
The Military Veteran nutzt Dropbox Sign außerdem, um Praktikanten schneller einzuarbeiten als je zuvor. Statt jedes Mal, wenn er einen neuen Praktikanten einstellt, mühsam NDAs und andere Vereinbarungen zusammenzusuchen, erstellt Brendan in Dropbox Sign wiederverwendbare Vorlagen und versendet sie innerhalb von Sekunden. Früher glich das Onboarding einem Schlachtfeld. Jetzt wird es mühelos abgewickelt. Brendan berichtet: „Vor ein paar Tage habe ich für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters gerade mal 30 Sekunden gebraucht, denn ich hatte die Formulare bereits gespeichert vorliegen. Es ist nur ein Klick, dann unterzeichnen sie, und schon kann es losgehen. Es ist großartig!“
DocSend und Dropbox Sign sparen jährlich mehr als 100 Stunden ein
Bei the Military Veteran war die Einführung von DocSend und Dropbox Sign sofort von Erfolg gekrönt. Das Unternehmen spart Zeit und Kosten, schließt mehr Verkäufe ab und hat mehr Zeit, sich um seine Hauptaufgabe zu kümmern – die Vermittlung von Veteranen aus dem Militärdienst. Brendan berichtet: „Bereits innerhalb der ersten Woche hatten wir hervorragende Ergebnisse zu verzeichnen. Wir machten einen riesengroßen Schritt nach vorne. Das sind großartige Tools.“
Weniger Zeit für Verwaltung, mehr Zeit für Veteranen
Mit DocSend und Dropbox Sign entfällt so viel manuelle Arbeit, dass The Military Veteran mindestens zwei Stunden pro Woche – das sind mehr als 100 Stunden pro Jahr – einspart und sich stärker auf Vertrieb, Einstellung und die Pflege von Kundenbeziehungen konzentrieren kann. Brendan sagt: „Ich kann mehr Zeit den Aufgaben widmen, die wirklich befriedigend sind, und muss mich weniger mit den administrativen Aufgaben meines Jobs aufhalten. Ich investiere mehr Zeit in Treffen mit Kunden, in die Akquise neuer Aufträge und vor allem in die Arbeit für die Gemeinschaft, der wir dienen.“
Beachtlicher ROI und 25 % Umsatzsteigerung
Der finanzielle Nutzen der Implementierung von DocSend und Dropbox Sign übertrifft die Investition von The Military Veteran bei weitem. Da potenzielle Kunden in dem Moment benachrichtigt werden, in dem sie sich die Verkaufsunterlagen ansehen, schließen sie schneller mehr Geschäfte ab. Brendan sagt: „Dropbox Sign beschleunigt den Geschäftsabschluss und verringert die Hürden auf dem Weg zum Abschluss. Ich schätze, dass es direkt zu einer Steigerung unseres Umsatzes um 25 % beigetragen hat, und damit ist es ein wichtiger Bestandteil unseres Funnels.“
Brendan fügt hinzu, dass der ROI der Software beachtlich ist: „Selbst wenn wir nur einen zusätzlichen Verkauf mit der Software abgeschlossen haben sollten, bedeutet das einen enormen ROI von weit über 100 %.“
Schneller einstellen und mehr Veteranen helfen
Seit der Einführung von Dropbox Sign läuft der Einstellungsprozess bei The Military Veteran schnell und unkompliziert ab. Die Zeit für das Zusammenstellen und Versenden von Onboarding-Dokumenten wurde von 90 Minuten auf gerade mal 30 Sekunden verkürzt. Gleichzeitig wurde der zeitliche Aufwand für Neueinstellungen um 30 % reduziert. Das spart Mühen und Zeit, ermöglicht Veteranen einen schnelleren Arbeitsstart und fördert den Ruf des Unternehmens als unterstützenden und effizienten Arbeitsplatz.
Damit ihre Mission zählt
Dropbox Sign und DocSend arbeiten nahtlos zusammen und lösen gleich mehrere Probleme für The Military Veteran. Brendan sagt: „Wir können jetzt mehr Zeit mit Dingen verbringen, die uns wirklich befriedigen oder einen Mehrwert für unsere Kunden und Veteranen schaffen, und genau so möchte ich meine Zeit investieren. Ich bin ein großer Fan von Dropbox Sign und DocSend. Sie versetzen mich in die Lage, mehr Veteranen dabei zu helfen, ihre nächste Rolle in einer zivilen Karriere zu finden, und das schätze ich sehr.“
Wie geht es weiter für The Military Veteran?
Mit Blick auf die Zukunft ist Brendan überzeugt, dass die positiven Auswirkungen von Dropbox Sign und DocSend auf die Effizienz im Betrieb und den finanziellen Erfolg von The Military Veteran weiter zunehmen werden. Er erklärt: „Das Schöne an der Arbeit mit diesen Produkten ist, dass sie mit uns skaliert werden können. Wenn wir wachsen und unser Team und unser Impact größer werden, dann werden sie ein noch wichtigerer Teil unseres Workflows werden.“
„Unser Unternehmen befindet sich an einem entscheidenden Wendepunkt, an dem wir ein extremes Wachstum erleben. In den kommenden Monaten wird die Zahl der mithilfe von Dropbox-Produkten eingesparten Stunden in unserem gesamten wachsenden Unternehmen noch viel höher werden“, fügt Brendan hinzu. „Wenn Ihr Unternehmen gerne Veteranen einstellen möchte, kontaktieren Sie uns unter leadership@themilitaryveteran.org.“
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