Wie Bizimply mit Dropbox Sign ein reibungsloses HR-Erlebnis für Unternehmen mit Schichtbetrieb bietet.
Bizimply ist eine All-in-One-Plattform für die Belegschaftsverwaltung, die Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Berichterstattung und mehr miteinander kombiniert, um Frontline-Manager in Einzelhandels-, Gastgewerbe- und Gesundheitsdienstleistungsunternehmen, die im Schichtbetrieb arbeiten, dabei zu helfen, ihren Arbeitsalltag so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Die schnelllebige Welt des Einzelhandels und des Gastgewerbes ist auch ohne die Verwaltung mehrerer Softwaresysteme, separater Tools und schwieriger Prozesse schon herausfordernd genug. Wenn Sie als Frontline-Manager ein gut laufendes Unternehmen leiten, können Sie es sich nicht leisten, langsamer zu werden, denn die kleinste Zeitverschwendung setzt die Mitarbeiter stärker unter Druck und wirkt sich für Kunden negativ aus.
Um das Verwaltungsproblem bei der Schichtarbeit zu lösen, hat Bizimply alle täglichen Verwaltungsaufgaben wie Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Berichterstellung in einer zentralen Anmeldeplattform zusammengefasst, und das mit großem Erfolg. Heute verlassen sich Marken wie Costa, Vodafone und KFC auf die All-in-One-Plattform von Bizimply, um alle Schichten zu verwalten.
Es gab jedoch ein Problem: Die Personalabteilung von Bizimply benötigte noch immer manuelle Unterschriften auf Papier. Die Kunden mussten Dokumente umständlich ausdrucken, unterzeichnen und scannen oder ein Tool eines Drittanbieters außerhalb der Plattform finden, um Vereinbarungen zu unterzeichnen. Diese lästigen Schritte führten nicht nur zu Engpässen und zusätzlichen Hürden für Personalverantwortliche, sondern widersprachen auch dem All-in-One-Ethos von Bizimply. „Unser Ziel ist es, eine Komplettlösung für die Verwaltung anzubieten. Aber um das zu erreichen, müssen wir alles mit nur einem einzigen Anmeldevorgang anbieten, nicht mit zehn verschiedenen unabhängigen Angeboten“, so Elisabeth Schaffalitzky, Customer Success Team Lead bei Bizimply.
Nachdem das Unternehmen eine Lücke im Produktangebot festgestellt hatte, wurde klar, dass die E-Signatur das fehlende Puzzleteil war. Bizimply benötigte eine integrierte Lösung zum Unterzeichnen von Dokumenten, die sich nahtlos in die bestehende Plattform einfügt, um den Kunden einen zentralen Ort für alle Anforderungen in Personalwesen, Betrieb und Verwaltung zu bieten.
„Für unsere Kunden ist jetzt alles papierlos. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Mitarbeiter-Onboarding kann alles online unterzeichnet werden, und es sind diese Einfachheit und der problemlose Zugang, die unsere Kunden begeistern.“
Um ein wirklich umfassendes Signaturerlebnis zu schaffen, hat Bizimply die Dropbox Sign E-Signatur API integriert. Damit erhalten die Kunden nicht nur eine intuitive Möglichkeit zum Unterzeichnen, die API ist auch mit den anderen Tools von Bizimply kompatibel, um Einstellungen umfassend auf einer einzigen Plattform zu bearbeiten. „Zum Glück fügt sich Dropbox Sign nahtlos in unsere Plattform ein, sodass wir die E-Signatur-Funktionen bereitstellen konnten, die wir für ein umfassenderes Produkt benötigten, ganz ohne zusätzlichen Aufwand, der uns aufhält“, erklärt Elisabeth.
Die Dropbox Sign API stellte den Kunden von Bizimply auch Funktionen bereit, die über das bloße Signieren hinausgingen. Mit klarer Nachverfolgung und Erinnerungen gibt Dropbox Sign ihnen die Gewissheit, dass Verträge die richtigen Personen erreichen.
„Es hat den Personalverantwortlichen die Unsicherheit und die Angst genommen, da sie nun einen Überblick über den gesamten Einstellungsprozess haben – und diese Gewissheit ist ein wichtiges Verkaufsargument“, erklärt Elisabeth.
Die Integration eines neuen Tools in ein bereits etabliertes System kann sich als schwierig erweisen, aber dank der Dokumentation der Dropbox Sign API und des engagierten Kundensupports war die Implementierung ein Kinderspiel. Elisabeth erklärt weiter: „Die API-Dokumentation war unglaublich detailliert. Alle Informationen waren vorhanden, sie waren klar und einfach zu verstehen, und Dropbox Sign war immer zur Stelle, um uns zu unterstützen, sodass unser Entwickler die Funktionen für uns innerhalb kürzester Zeit einrichten konnte.“
Da E-Signaturen inzwischen ein fester Bestandteil der Produktsuite von Bizimply sind, haben viele Kunden die Umstellung auf völlig papierlose Prozesse geschafft. Kunden können Dokumente direkt in ihrem Konto unterzeichnen, senden und speichern, was das Unterzeichnen für alle Benutzer vereinfacht, ganz gleich, ob sie technisch versiert sind oder nicht.
Fest integrierte Dokumentunterzeichnung
Die Dropbox Sign API ist nahtlos in die bestehende Lösung von Bizimply integriert, sodass Kunden alles bequem von der Plattform aus erledigen können, die sie in- und auswendig kennen, statt sich mehrfach anmelden und mehrere Tools verwenden zu müssen. „Wir wollten sicherstellen, dass wir für unsere Kunden keine zusätzlichen Reibungsverluste verursachen“, sagt Elisabeth. „Zum Glück bedeutet die Dropbox Sign-Integration, dass wir alles an einem Ort bereitstellen können, sodass unsere Kunden nicht herumlaufen und an verschiedenen Orten suchen müssen, um ihr Business zu betreiben.“
Ein vollständiges, papierloses HR-Erlebnis
Indem Bizimply eine intuitive E-Signatur-Lösung auf seiner Plattform implementierte, konnten die Kunden des Unternehmens physischen Papierkram hinter sich lassen und erhalten stattdessen ein digitales Signaturerlebnis mit höherer Geschwindigkeit und Sicherheit. Jetzt verfügt Bizimply über ein umfassenderes Produktangebot, das seinem wachsenden Kundenstamm die Einstellung, Einarbeitung und Mitarbeiterverwaltung erleichtert. „Dropbox Sign hat unseren Kunden dabei geholfen, Papierkram, Scan- und Upload-Prozesse vollständig zu eliminieren. Alles ist effizienter – die Dokumente sind stets verfügbar, müssen nur an die richtigen Personen versendet und unterzeichnet zurückerwartet werden, und das war es auch schon“, erklärt Elisabeth.
Breite Kundenakzeptanz
Nachdem Bizimply Dropbox Sign zu seiner Produktsuite hinzugefügt hatte, profitierten die Kunden schnell von den Vorteilen der zusätzlichen Funktionen. Sie sparten Zeit, reduzierten den Papieraufwand und integrierten das flexible Unterzeichnen in ihre bestehenden Arbeitsabläufe. „Seit Januar hatten wir bei unseren Kunden über 6.000 E-Signaturen zu verzeichnen“, sagt Elisabeth. „Das Feedback, das wir erhalten haben, ist großartig – manuelle Prozesse wurden eliminiert, die Abwicklung ist schneller und die verbesserte Transparenz hat uns viel von der Unsicherheit genommen, die mit der Nachverfolgung und Verwaltung von Papierkram einhergeht.“
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Wie geht es für Bizimply weiter?
Mit den E-Signaturen von Dropbox Sign als zentralem Bestandteil des Produktangebots von Bizimply konnte das Unternehmen nun mehr Kunden von deren Nutzung und von den Vorteilen des papierlosen Unterzeichnens auf der Plattform überzeugen.
Bizimply hofft, die Nutzung von Dropbox Sign weiter auszubauen, indem Kunden die Möglichkeit erhalten, Verträge in großen Mengen zu versenden. „Wir freuen uns darauf, in den nächsten Monaten zu expandieren und Größeres in Angriff zu nehmen“, sagt Elisabeth. „Die weitere Phase mit Dropbox Sign besteht darin, unsere Kapazität zu erhöhen, damit wir ein größeres Volumen an Verträgen verwalten können, die von unseren Kunden versendet werden.“
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