So spart Eagle Financial mit Dropbox Sign pro Dokument 4 Minuten ein – und schützt nebenbei seine Kunden vor Säumniszahlungen für verspätete Einreichung

Mit Dropbox Sign wird die Einhaltung der Fristen für die Steuererklärung zum Kinderspiel

Indem Eagle Financial seinen aufwendigen E-Mail-Anhangsprozess direkt durch die Dropbox Sign-Web-App ersetzt hat, kann das Unternehmen Steuererklärungen und andere Dokumente, die von Kunden unterzeichnet werden müssen, sehr viel einfacher versenden und erhält sie in einem Bruchteil der Zeit unterschrieben zurück. „Die Rücklaufquote der Dokumente ist deutlich gestiegen. Mit Dropbox Sign unterzeichnet der Kunde in neun von zehn Fällen die Dokumente genau dann, wenn wir ihn darum bitten. Das ist eine enorme Erleichterung, vor allem, wenn wir kurz vor einem Abgabetermin stehen“, erklärt Adam.

Wenn Kunden Steuererklärungen oder andere Dokumente aus irgendeinem Grund nicht unterzeichnen, kommen die Nachverfolgungs- und automatischen Erinnerungsfeatures von Dropbox Sign ins Spiel. So stellt Eagle Financial sicher, dass alle Unterlagen rechtzeitig zum Termin unterschrieben sind: „Dropbox Sign sendet Kunden innerhalb von 48 Stunden eine automatische Erinnerung und danach nochmal am dritten und siebten Tag, sodass wir den Unterschriften nicht mehr zwei oder drei Wochen lang hinterherlaufen müssen. Das vereinfacht die Nachverfolgung für uns erheblich“, meint Adam.

Dropbox Sign hat auch die Menge an Papierunterlagen reduziert, die die Teams von Eagle Financial intern verwalten. Statt Unterlagen innerhalb des Verwaltungsteams von einer Person an die nächste weiterzuleiten, werden die unterzeichneten Formulare jetzt automatisch direkt an die E-Mail-Adresse des Verwaltungsteams gesendet, das die Steuererklärung sofort einreichen kann. Das spart Zeit, weil der Kunde die Unterlagen nicht an uns zurückschickt, damit wir sie weiterleiten.“  

Während die einzelnen Leistungen, die mit elektronischen Signaturen erzielt werden konnten, an sich schon beeindruckend waren, so hatte die Einführung von Dropbox Sign insgesamt noch einen weiteren entscheidenden Einfluss auf das Geschäft von Eagle Financial. „Mit Dropbox Sign sparen wir insgesamt etwa vier Minuten pro Dokument. Bei den rund 10.000 Dokumenten, die wir pro Jahr versenden, entspricht das einem enormen Zeitgewinn für die Buchhaltung, der dadurch entsteht, dass wir Dokumenten nun nicht mehr hinterherlaufen müssen. Das ist bares Geld für uns – wir gewinnen 80.000 USD an Zeit für abrechenbare Aufgaben zurück.“

Ein Feature von Dropbox Sign, das nach Angaben von Adam einen großen Einfluss auf die Zeitersparnis bei Eagle Financial hat, ist die automatische Konvertierung in das richtige Format. Dadurch reduziert sich der Aufwand für das Herumprobieren und die Bearbeitung, die mit dem manuellen Konvertieren von Dokumentformaten verbunden ist. „Ein Word-Dokument wird einfach beim Ziehen und Ablegen in Dropbox Sign in eine PDF-Datei konvertiert. Dadurch sparen wir bis zu etwa einer Minute pro Dokument.“

Der Erfolg von Dropbox Sign bei Eagle ist jedoch nicht nur auf die Prozessoptimierung zurückzuführen. Auch die Google-Bewertungen des Buchhaltungsunternehmens haben sich seit Einführung von Dropbox Sign erhöht. Insbesondere die Art und Weise, wie Eagle Financial Bewertungen von Kunden erfasst, hat sich durch Dropbox Sign weiterentwickelt. Das Team von Eagle Financial hat hart gearbeitet, um seine Arbeitsweise zu ändern, und wollte sich bei seinen Kunden bedanken und die Teammitglieder belohnen, die ausgezeichnete Leistungen erbracht haben.

Zu diesem Zweck hat Eagle Financial eine Landingpage eingerichtet, wohin die Kunden nach der Unterzeichnung von Dokumenten weitergeleitet werden. Die Seite enthält eine Mitteilung der Gründer, die sich bei den Kunden für die Zusammenarbeit bedanken, und hebt die Leistung der Buchhalter hervor. Diese Nachricht soll Kunden zeigen, dass das Team sich um sie kümmert, und der Interaktion mit Eagle Financial eine persönliche Note verleihen. Dieser Prozess und die zusätzliche persönliche Note haben dazu geführt, dass Kunden mehr Bewertungen abgaben. Während die Anzahl der Google-Bewertungen Anfang 2020 noch bei etwa 20 lag, hatte sie zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels bereits über 200 erreicht. „Wir haben viele Kunden, die zu uns kommen, weil wir so viele gute Bewertungen erhalten“, sagt Adam. „Potenzielle Kunden achten auf solche Dinge. Deshalb haben wir auch die Landingpage eingerichtet, die angezeigt wird, nachdem sich Kunden über Dropbox Sign angemeldet haben.“

‍

4 Minuten Zeitersparnis pro Dokument

Durch Umstellung der Vorgehensweise beim Erstellen und Versenden digitaler Dokumente auf Dropbox Sign konnte Eagle Financial den Prozess zum Versenden von Formularen um etwa 4 Minuten kürzen, was bei den mehr als 10.000 Dokumenten, die Eagle Financial jedes Jahr verschickt, eine Ersparnis von 80.000 USD in abrechenbarer Zeit bedeutet.

Bessere Kundenabschlussraten

Eagle Financial nutzt die Web-App Dropbox Sign für alle Steuererklärungen und anderen Dokumente, die von Kunden unterzeichnet werden müssen. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Dokumente schneller versenden und erhält sie in einem Bruchteil der Zeit unterschrieben zurück. „Die Rücklaufquote der Dokumente ist deutlich gestiegen. Mit Dropbox Sign unterzeichnet der Kunde in neun von zehn Fällen die Dokumente genau dann, wenn wir ihn darum bitten. Das ist eine enorme Erleichterung, vor allem, wenn wir kurz vor einem Abgabetermin stehen“, erklärt Adam.

Über 200 Google-Bewertungen und die Zahl steigt weiter

Durch die automatische Weiterleitung der Kunden auf eine spezielle Landingpage nach der Unterzeichnung hat Eagle Financial dafür gesorgt, dass die Kunden mehr Bewertungen abgeben. So stieg die Zahl der Bewertungen bei Google von etwa 20 Anfang 2020 auf über 200 zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels.

Was plant Eagle Financial als Nächstes?

Adam und das Team überlegen, wie sie die Technologie noch besser nutzen können und wie Tools wie Dropbox und Dropbox Sign dem Unternehmen und seinen Kunden helfen können, immer größere und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Um mehr über Eagle Financial zu erfahren, klicken Sie hier.

Sie möchten ähnliche Erfolge wie Eagle Financial erzielen?

Dropbox Sign ist die einfachste Möglichkeit für Unternehmen, rechtsgültige elektronische Signaturen zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Mit unserer Lösung für elektronische Signaturen, die zwei Jahre in Folge von G2 zur Nummer 1 bei der Nutzerfreundlichkeit gewählt wurde, können Sie Ihre wichtigen Workflows beschleunigen, vereinfachen und sicherer gestalten. Registrieren Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion und beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens.