CGIA verwendet E-Signaturen mit Dropbox Sign und steigert Umsätze durch um 17 % schnellere Verkaufsabschlüsse
CGIA ist auf nicht standardisierte Kfz-Versicherungen spezialisiert und bietet Versicherungsschutz für eine breite Palette von privaten und gewerblichen Produkten wie Motorräder, Sammlerstücke, Wasserfahrzeuge und mehr. Die Agentur arbeitet unmittelbar mit Versicherungsnehmern und Herstellern zusammen und entwickelt so Policen, die die Bedürfnisse ihrer Kunden erfüllen.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Die Carnegie General Insurance Agency (CGIA) hat praktische Erfahrung mit allen Bereichen der Kfz-Versicherung – von der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen über die Produktentwicklung bis hin zur Programmanalyse. Das Unternehmen arbeitet mit Herstellern (unabhängigen Versicherungsagenturen) zusammen. Dabei liefen Versicherungsanträge normalerweise nach dem Schema „Ausdrucken – Unterschreiben – Scannen – Faxen/Mailen“ ab, bis die endgültige Police vorlag.
„Die Arbeitsabläufe der Hersteller wurden stark davon beeinflusst, dass es zwei oder drei Tage dauerte, bis uns eine rechtsgültige Unterschrift für neue Anträge vorlag und diese finalisiert und in unser Content-Management-System (CMS) übernommen war.“
Bob Negrey, VP of Information Technology bei CGIA.
„Wir mussten dieses Verfahren unbedingt automatisieren, um Versicherten, Herstellern und Anbietern den bestmöglichen Kundendienst anbieten zu können.“
Damit die Arbeitsabläufe der Hersteller beschleunigt werden konnten, entschieden Negrey und sein Team sich 2013 dazu, DocuSign in das EZ-PASS-System für elektronische Übermittlungen zu integrieren.
„Wir hatten DocuSign innerhalb von etwa sechs Monaten integriert, waren aber mit dem zeitraubenden, komplizierten Aboverlängerungsprozess unzufrieden. DocuSign erhöhte zweimal die Gebühren, was aber nicht auf Nutzung oder Funktionen zurückzuführen war“, erläutert Negrey. „Wir waren sehr unzufrieden, unter anderem auch deshalb, weil wir so viel Zeit investieren mussten, um die Lösung zum Laufen zu bringen.“
Wir hatten DocuSign innerhalb von etwa sechs Monaten integriert, waren aber mit dem jährlichen zeitraubenden, komplizierten Aboverlängerungsprozess unzufrieden. Mit DocuSign hatten wir doppelt so hohe Kosten, die nicht mit der Nutzung oder den Funktionen in Zusammenhang standen.
2016 sah sich CGIA Adobe Sign und RightSignature an, erkannte aber schnell, dass Dropbox Sign der ideale langfristige Partner für einen besseren Kundendienst und schnellere rechtsgültige Transaktionen war.
„Am besten hat mir an HelloSign gefallen, dass es die gleichen Funktionen bietet, dabei aber erschwinglicher ist als DocuSign und andere Lösungen für elektronische Signaturen. Außerdem verfügt die Lösung über ein besseres mobiles Endnutzererlebnis“, sagt Negrey dazu.
Der Umstieg von DocuSign auf Dropbox Sign verlief reibungslos. „Für die Migration von DocuSign in die Testphase mit Dropbox Sign haben wir gerade einmal zwei Monate gebraucht. Der Übergang war sowohl für die Hersteller als auch unsere Versicherungsnehmer nahtlos. Sie merkten gar nicht, dass wir auf einen neuen Anbieter umgestiegen waren“, schildert Negrey.
Er fügt an: „Im Vergleich zu DocuSign ist die Aboverlängerung bei HelloSign ganz einfach. HelloSign folgt außerdem aufmerksam aktuellen Technologietrends, was wiederum für uns bei CGIA sehr nützlich ist. Der moderne Ansatz von HelloSign hat CGIA sogar geholfen, einige unserer internen Technologieziele zu erreichen.“
17 % schnellere Bereitstellung endgültiger Policen, schnellerer Vertragsabschluss
HelloSign konnte CGIA bei seiner digitalen Transformation unterstützen, was sich wiederum positiv auf den Umsatz der Versicherungsagentur auswirkt. Miguel Huizar, Hersteller bei CGIA, meint dazu: „Mithilfe von HelloSign können wir Verträge bis zu 17 % schneller abschließen als bei manuellen Signaturen.
Das nahtlose Unterzeichnungserlebnis von HelloSign ermöglicht es uns, in Echtzeit Versicherungsnachweise bereitzustellen, und wir konnten beobachten, wie sich die Zeiten bis zum Vertragsabschluss verkürzt haben. HelloSign ist für uns inzwischen unverzichtbar, weil Onlinekunden sich unkomplizierte Einkaufsmöglichkeiten wünschen.“
Optimierte Arbeitsabläufe sparen 700 Stunden jährlich
Die Dropbox Sign API wurde in zwei Anwendungen von CGIA integriert – Carnegie EZ PASS und in Verzichtserklärungen für den „Uninsured Motorist“-Versicherungsschutz (Abdeckung bei nicht versichertem Unfallgegner). Die Anwendung sendet elektronisch unterzeichnete Dokumente direkt an das Backend-CMS. Vor Integration der Dropbox Sign API mussten traditionelle Versicherungsanträge von Hand indexiert werden, weshalb es jeden Tag zwei bis drei Stunden dauerte, bis unterzeichnete Versicherungsdokumente ins CMS übernommen waren.
Negrey dazu: „Das Team für die Verarbeitung von Policen verbrachte etwa 20 % seines Arbeitstags, also zwei bis drei Stunden an 240 Tagen im Jahr, damit, Dokumente zu indexieren. Durch die Abschaffung der manuellen Indexierung und den Eingang elektronischer Unterschriften in Echtzeit sparen wir mehr als 700 Arbeitsstunden jährlich.“
Schnellere Unternehmenstransformation und besserer Service
Im Laufe ihrer 30-jährigen Geschichte machte sich die Agentur CGIA moderne Technologien zunutze und machte große Fortschritte bei der Entwicklung eines erfolgreichen digitalen Geschäftsmodells. 2018 war sie eine der wenigen Versicherungsagenturen in ihrem Marktsegment, die elektronische Signaturen einsetzten. So konnte sie sich einen Wettbewerbsvorteil sichern und ermöglicht es ihrem Herstellernetzwerk, mehr Vertriebschancen zu erschließen.
Im Gegensatz zu traditionellen Abläufen konnte CGIA aufgrund seiner digitalen Transformation einen zwei bis drei Tage in Anspruch nehmenden Prozess auf wenige Minuten verkürzen, wodurch sich auch der Service des Unternehmens für Hersteller und Versicherte wesentlich verbesserte.
Was plant CGIA als Nächstes?
„Dank des effizienten Hersteller-Arbeitsablaufs, den uns HelloSign ermöglicht, bauen wir nun auf einer stabilen Grundlage für die Umstellung anderer Geschäftsbereiche auf digitale Prozesse auf. Wir planen, elektronische Signaturen auch für Risikoübernahme und Schadensbearbeitung sowie für das Onboarding von Kunden und Partnern einzusetzen“, so Negrey.
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