AdvicePay beschleunigt die Vertragsverwaltung für Nutzer durch Dropbox Sign um 50 %
AdvicePay ist eine Cloud-Plattform, die Abrechnungs- und Zahlungslösungen für selbstständige Finanzplaner sowie kleine und große Unternehmen bietet, die ihre Dienstleistungen nach dem Prinzip der Einzelleistungsvergütung abrechnen. Das Unternehmen ist der erste und einzige RIA-konforme Zahlungsanbieter für Finanzplaner, der eine flexible Integration von Abrechnungs- und Zahlungsfunktionen, Datensicherheit, Zahlungsabwicklung und mehr bietet und die Einhaltung von SEC- und staatlichen Vorschriften sicherstellt.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
AdvicePay wurde von den USA-weit anerkannten Finanzberatern Alan Moore und Michael Kitces gegründet, die sich seit Langem für das innovative Modell der Einzelleistungsvergütung als Zukunft der Finanzplanung einsetzen. Die Schaffung einer Abrechnungs- und Zahlungsplattform zur Unterstützung dieser Wachstumsstrategie war eine natürliche Entwicklung für die beiden Unternehmensgründer und die Branche.
Zunächst konnten AdvicePay-Nutzer (Berater) nur Rechnungen an Kunden senden und Zahlungen entgegennehmen. Die Dokumente wurden mit einer anderen Software unterzeichnet, sodass Kunden bei der Zusammenarbeit mit einem Berater mehrere Systeme verwenden mussten. Das war zeitaufwendig und anfällig für Datenfehler. Zahlungen konnten sich verzögern oder Beträge mussten rückerstattet werden, wenn Vertrags- und Rechnungsdaten nicht übereinstimmten, und das Kunden-Onboarding war umständlich.
Die Integration des digitalen Transaktionsmanagements (DTM) in die AdvicePay-Plattform, um Rechnungen und Verträge miteinander zu verbinden, war eine natürliche Weiterentwicklung. Die Integration war unerlässlich, um die Erfahrung der einzelnen Finanzberater beim Kunden-Onboarding zu optimieren und AdvicePay zu helfen, die Bedürfnisse einer immer größeren Anzahl von Unternehmenskunden zu erfüllen.
Lead-Entwickler Joe Timmer meint dazu: „Wir hatten uns im Bereich elektronischer Unterschriften im Juli 2018 zunächst für DocuSign entschieden, um die Integration von Rechnungen und Verträgen zu erleichtern, und haben drei Monate lang versucht, die Lösung zu implementieren. Wir wollten, dass die Sicherheit über ein einziges, authentifiziertes E-Signatur-Konto gesteuert werden kann und die Nutzererfahrung in unserer Anwendung bleibt. Außerdem stellten wir eine unserer Meinung nach schwerwiegende Sicherheitslücke in den integrierten Abläufen von DocuSign fest, durch die unsere Kunden Einblick in die Daten anderer Kunden erhielten.
Wir haben das Problem dem DocuSign-Support gemeldet und nach einigen Wochen erfahren, dass dies beabsichtigt sei und dokumentiert sein sollte, und unser Support-Ticket wurde geschlossen. Das fanden wir besorgniserregend, da diese Technologie einen wichtigen Bestandteil unserer Lösung darstellt und wir massiv darin investiert haben.“
„Wir haben erreicht, dass elektronische Signaturen mit einem oder zwei Klicks hinzugefügt werden können, und einen externen Arbeitsablauf für unsere Nutzer entfernt. Vorher hat das Erstellen und Abgleichen von Rechnungen und Verträgen zwei- oder dreimal so lange gedauert. Jetzt läuft das automatisch. So wird die Zeit, die Berater zur Verwaltung von Verträgen brauchen, um 50 % reduziert.“
Ende Oktober 2018 kontaktierte Joes Team Dropbox Sign. Innerhalb von zwei Wochen konnte die API getestet, entwickelt und gestartet werden. „Bei HelloSign [jetzt Dropbox Sign] hatte ich sofort das Gefühl, dass das Unternehmen mich und unsere Ziele versteht. Wenn wir während der Testphase eine Frage an [das Support-Team] hatten, erhielten wir innerhalb einer Stunde Feedback, das immer genau dazu passte, was wir gerade vorhatten.
Durch die Integration können wir jetzt eine nahtlose Nutzererfahrung bieten, bei der Rechnungen mit den entsprechenden Verträgen verknüpft werden. Durch die vollständige White-Label-Funktion behalten wir die Kontrolle über die E-Signatur-Erfahrung. Wir können sie von unseren Nutzern abstrahieren und sicherstellen, dass unsere Nutzer AdvicePay bei Geschäftstransaktionen nie verlassen müssen.
Im Gegensatz zu DocuSign können wir bei HelloSign [jetzt Dropbox Sign] beliebig viele Seriendruckfelder verwenden, um das Design und die eingebettete Erfahrung zu steuern. Unsere Entwickler können Vorlagen mit verschiedenen Feldern für Signaturen, Initialen, Text und Kästchen erstellen. Die vorausgefüllten Felder [der Plattform] werden mit den Daten auf der Rechnung zusammengeführt und automatisch mit dem Vertrag synchronisiert. Genau das möchten wir Beratern und Unternehmen jeder Größe bieten“, fügt Joe Timmer hinzu.
100%ige Synchronisierung von Rechnungen und Verträgen verbessert das Geschäftsergebnis von Beratern
„Wenn ein Nutzer eine Rechnung in AdvicePay erstellt, legt unsere Anwendung automatisch einen Vertrag in HelloSign [jetzt Dropbox Sign] an und nimmt den Rechnungsbetrag und andere wichtige Datenfelder in den Vertrag auf, sodass die Dokumente zu 100 % synchronisiert sind.
Jetzt brauchen unsere Nutzer den Vertrag nicht mehr zu bearbeiten, da er zu 100 % über die API aus Daten in unserem System generiert wird. Unsere Nutzer müssen AdvicePay nie verlassen und können alle ihre Verträge über unsere Anwendung verwalten, verfolgen und herunterladen. Der Abgleich der Daten zwischen Rechnung und Vertrag hilft ihnen, Forderungen und Verbindlichkeiten in Einklang zu bringen – so kann sich ihr Geschäftsergebnis erheblich verbessern“, erklärt Joe Timmer.
Berater beschleunigen die Vertragsverwaltung um 50 %
Da Dropbox Sign in die AdvicePay-Anwendung integriert ist, können Nutzer einfach eine der Dropbox Sign-Vorlagen auswählen, um den Vertrag zu erstellen. Joe Timmer meint dazu: „Wir haben erreicht, dass elektronische Signaturen mit einem oder zwei Klicks hinzugefügt werden können, und einen externen Arbeitsablauf für unsere Nutzer eliminiert.
Vorher hat das Erstellen und Abgleichen von Rechnungen und Verträgen zwei- oder dreimal so lange gedauert. Jetzt wird es automatisch durchgeführt. So wird die Zeit, die Berater zur Verwaltung von Verträgen brauchen, um 50 % reduziert.“
Den FinTech-Unternehmensmarkt aktiv erschließen
Die DTM-Integration ermöglicht AdvicePay die Erschließung des Unternehmensmarkts. Joe Timmer meint dazu: „Wir arbeiteten seit ungefähr einem Jahr mit einem der größten Broker-Dealer der USA zusammen. Als sie erfuhren, dass wir E-Signaturen mit HelloSign [jetzt Dropbox Sign] in unseren Workflow integriert haben, waren sie gleich an einem Geschäft interessiert und unterschrieben wenig später.
Vor Kurzem sind wir Partnerschaften mit TD Ameritrade und einigen anderen großen Unternehmen eingegangen. Unternehmen wie dieses – mit 100 bis 1.000 Beratern – schließen Verträge für praktisch alles ab, woran sie arbeiten.
Elektronische Signaturen waren der entscheidende Faktor, durch den AdvicePay die Erschließung des Unternehmensmarkts vorantreiben konnte.“
Unternehmenskunden von AdvicePay erzielen 30 % mehr Gewinn
Der große Vorteil für Unternehmen sind die Kosteneinsparungen beim Datenmanagement und der Verwaltungszeit, wobei letztere sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Da Rechnungen und Verträge jetzt mit AdvicePay synchronisiert werden und Berater den Status von Verträgen und Zahlungen auf der Plattform einsehen können, brauchen Unternehmen weniger Zeit für die Verwaltung wichtiger Dokumente.
Darüber hinaus erspart die Dropbox Sign-Integration Unternehmenskunden mit einem Abo für elektronische Dokumente auch diese Fixkosten.
„Mit HelloSign [jetzt Dropbox Sign] kann unsere Plattform Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Verträgen beseitigen. So sparen unsere Unternehmenskunden die Zeit, die sie bisher für das Verwalten und Beheben dieser Unstimmigkeiten aufgewendet haben. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Geschäftsergebnis um bis zu 30 % steigern“, ergänzt Joe Timmer.
Was plant AdvicePay als Nächstes?
AdvicePay hat die Arbeit an einer integrierten und nahtlosen Anwendung abgeschlossen, und die Erschließung des Unternehmensmarkts geht mit großen Schritten voran. Jetzt möchte das Unternehmen sein Serviceangebot erweitern, um eine breitere Zielgruppe zu erreichen.
„Wir sind dabei, weitere E-Signatur-Workflows für Unternehmen hinzuzufügen, um Abrechnungen für das verwaltete Vermögen und Honorarleistungen zu vereinfachen. Wir sind überzeugt, dass unsere Partnerschaft mit HelloSign [jetzt Dropbox Sign] uns dabei helfen wird“, meint Joe Timmer.
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