Dagrofa blickt auf eine 250-jährige Geschichte zurück und geht mit der HelloSign-API ins 21. Jahrhundert

Dagrofa ist in drei Geschäftsbereiche gegliedert: Einzelhandel, Logistik und Lebensmitteldienstleistungen. Es ist eine unglaubliche Leistung, 533 Geschäfte und Abteilungen mit Mitarbeitern zu versorgen. Dagrofa beschäftigt in den drei Geschäftsbereichen mehr als 14.500 Mitarbeiter. 2016 hat Dagrofa die HelloSign API zu seinem Technologiestack hinzugefügt und so den Onboarding-Aufwand beseitigt.

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Das Unternehmen vereinfacht den Onboarding-Prozess für seine neuen Mitarbeiter durch Funktionen der HelloSign API, wie „Branding“, „Flexible Unterzeichner“ und „Integriertes Unterzeichnen“.

„Die Verträge sind effizienter, fehlerfreier und werden schneller abgeschlossen. Außerdem ist das Onboarding neuer Mitarbeiter leichter und es gibt allgemein weniger Probleme und Papierberge”, sagt Daniel Avel Lintoiu, Produktinhaber für Digital Solutions.

Einfacher Onboarding-Prozess, mit dem Mitarbeiter schneller eingestellt werden

Dagrofa hat HelloSign implementiert und einen Onboarding-Prozess erstellt. Für jeden neuen Mitarbeiter erstellt Dagrofa basierend auf den Systemdaten einen individuellen Vertrag. Dann wird eine PDF-Datei erstellt und über HelloSign zum neuen Mitarbeiter gesendet, um die elektronische Signatur einzuholen.

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Mit den API-Rückrufen von HelloSign kann Dagrofa den Vertragsfortschritt und -status verfolgen. Bei Vertragsunterzeichnung beginnen zwei Workflows. Der neue Mitarbeiter erhält eine automatisch generierte E-Mail mit Zugriff auf E-Learning-Kurse und Leitfäden.

Bei Dagrofa passiert eine ganze Menge:

• Im System wird automatisch eine E-Mail-Adresse für den neuen Mitarbeiter erstellt.
• Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf das Intranet und die entsprechenden Zugriffsrechte zu seiner Position.
• In den Datenbanken und Gehaltssystemen wird ein Mitarbeiterprofil angelegt (einschließlich Gehalt).
• Der neue Mitarbeiter und sein Manager erhalten eine Willkommens-E-Mail und einen Plan für die kommenden Tage und Wochen.
• Wenn die entsprechenden Felder im Vertrag aktiviert wurden, wird ein Computer und/oder ein Telefon bestellt.
• Der Mitarbeiter erhält nach einer festgelegten Anzahl von Tagen nach Arbeitsbeginn arbeitsbezogene E-Learning-Materialien. Die Anzahl der Tage richtet sich dabei nach dem individuellen Onboarding-Plan.

1 Vertrag mit über 200 Kombinationen verringert die Fehlerquote enorm

Bevor Dagrofa die HelloSign API für den Onboarding-Prozess verwendet hat, gab es im Unternehmen eine Menge Vertragsvorlagen und unzählige HR-Mitarbeiter, die diese für jeden neuen Mitarbeiter individuell angepasst haben.

Jetzt hat ein durchschnittlicher Arbeitsvertrag von Dagrofa 20–30 Felder, aus denen sich über 200 Vertragskombinationen ergeben. Der größte Vorteil ist, das die Vertragserstellung jetzt nicht mehr manuell abläuft – so spart sich die Personalabteilung von Dagrofa unnötige Zeit und Mühe.

„HelloSign passt perfekt zu unseren Anforderungen. Die Lösung ist gut dokumentiert, individuell anpassbar und sicher – die Arbeit mit HelloSign ist einfach angenehm. Die Qualität der Verträge hat sich deutlich verbessert und da es keinen Postweg mehr gibt, sparen sich unsere Mitarbeiter viel wertvolle Zeit.“

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Die Integration von HelloSign in den Onboarding-Prozess von Dagrofa hatte zahlreiche Vorteile – von der Entlastung der Personalabteilung bis hin zu geringeren Fehlerquoten.

Mit Branding wird das Onboarding neuer Mitarbeiter effizienter gestaltet

„Mit der Branding-Lösung von HelloSign und der HelloSign API können wir Mitarbeitern während des gesamten Onboarding-Verfahrens eine vertraute und individuell angepasste Umgebung bieten.

Wir können den Vertragsfortschritt sehen und die Manager können den Vertrag bei Problemen einfach abbrechen, bearbeiten oder neu beginnen – dafür muss man nur die API aufrufen.“

Führend bei digitalem Onboarding

Durch die Integration der HelloSign API wurde der Onboarding-Prozess von Dagrofa strukturiert. Außerdem hat sich der Skaleneffekt bei Dagrofa für die Einstellung neuer Mitarbeiter deutlich erhöht. „Wir haben ein System entwickelt, mit dem unsere Einstellungsprozesse eine neue Stufe erreicht haben. Jetzt ist alles automatisiert – von der elektronischen Signatur und dem Onboarding, über die Vergabe von individuellen Zugangsdaten und der Bestellung von technischen Lösungen bis hin zu arbeitsbezogenem E-Learning.“

Das sagt Daniel Avel Lintoiu dazu: „Mit der HelloSign API laufen unsere Prozesse und Verträge viel effizienter und nahezu fehlerfrei ab. Vereinbarungen werden schneller getroffen, neue Mitarbeiter besser in das Unternehmen integriert, sie werden besser geschult und die Vorteile sind einfach überzeugend: ein positiver ROI in Rekordzeit, weniger Papierberge, weniger Aufwand und dabei schützen wir auch noch die Umwelt.“

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Die effizientere Gestaltung des Einstellungsverfahrens hat wesentlich zur führenden Position von Dagrofa bei digitalem Onboarding beigetragen.

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Nicht vergessen, dass alles wäre ohne elektronische Signaturen nicht möglich.

Wie geht es weiter für DAGROFA?

Dagrofa beschränkt sich nicht nur auf die Einstellungsverfahren. Dagrofa möchte elektronische Signaturen auch in anderen Geschäftsbereichen, einschließlich der Reisekostenverfahren, einsetzen – so setzt das Unternehmen die Digitalisierung der manuellen und analogen Prozesse fort.

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