In che modo StaffUpApp utilizza Dropbox Forms per rendere le assunzioni compatibili con i dispositivi mobili
StaffUpApp è una piattaforma mobile che fornisce alle agenzie di selezione del personale un'app white-label personalizzata per accelerare i processi di candidatura e di onboarding.
Risultati
Fornisce moduli mobile-friendly per i clienti
98%
Crea il 98% dei moduli personalizzati in Dropbox Forms
Riduce la ridondanza grazie all'inserimento automatico delle informazioni ripetute nei moduli.
Profilo dell'azienda
Moduli inefficienti rendono il processo di assunzione frustrante
Ora che quasi il 70% dei candidati usa il telefono anziché il computer per inviare le candidature di lavoro, le soluzioni mobile-friendly sono cruciali per le agenzie di reclutamento moderne.
Nonostante questa tendenza, la maggior parte dei sistemi di tracciamento dei candidati, ossia quelli che le aziende utilizzano per assumere i dipendenti, si affida ancora a strumenti basati su computer per raccogliere informazioni importanti sui candidati. Vedendo una domanda insoddisfatta di strumenti di assunzione mobile-friendly, l'amministratore delegato di StaffUpApp Rick Richard ha creato StaffUpApp, un servizio che semplifica il processo di assunzione tramite dispositivi mobili.
StaffUpApp ha iniziato la sua attività progettando applicazioni white-label per consentire alle agenzie di reclutamento di pubblicare annunci, attrarre candidati, organizzare i turni, gestire i fogli di presenza, comunicare con i dipendenti e altro ancora, il tutto all'interno di un'unica app.
Rick ha anche cercato di eliminare l'inefficiente e obsoleto processo di compilazione dei moduli che grava su molte agenzie di selezione del personale. "Ogni agenzia di reclutamento vuole attirare il maggior numero possibile di dipendenti o candidati, perciò è essenziale che l'onboarding venga eseguito rapidamente. Se l'onboarding o la candidatura iniziale richiedono troppo tempo, il tasso di abbandono è elevato", spiega Rick.
Nella maggior parte dei casi, quando un'agenzia di reclutamento effettua l'onboarding di un nuovo dipendente, la prima cosa che fa è chiedergli di compilare e firmare svariati moduli. Tuttavia, la maggior parte di essi sono ottimizzati per il computer, non per il telefono. Ciò significa che i neoassunti che non hanno accesso al PC devono pizzicare lo schermo e ingrandire per decifrare i campi di testo e inserire le informazioni in moduli che non sono pensati per piccoli schermi.
La mole di documenti rallenta anche la compilazione dei moduli. Quando un neoassunto riceve tanti moduli (contratto di lavoro, accordi di riservatezza, moduli fiscali, ecc.), inserire sempre le stesse informazioni può essere ridondante. Di conseguenza, i candidati spesso eliminano le perdite di tempo trovando un'altra agenzia di reclutamento a cui affidarsi per l'onboarding.
Anche se il neoassunto continua la procedura, avere troppi moduli può portare a commettere errori. Non è raro che i dipendenti tralascino erroneamente le cifre dei numeri di registrazione, sbaglino gli indirizzi o non inseriscano i numeri di telefono. Se l'agenzia si accorge di questi errori solo dopo che il neoassunto ha presentato i documenti, l'agenzia deve perdere più tempo ad assisterlo per correggere gli errori, ritardando ulteriormente il processo.
"Se si sbaglia una sola cifra dell'IBAN, improvvisamente il lavoratore non riceve più il pagamento. Se il lavoratore lo inserisce in modo errato, è molto difficile per un'agenzia affermata accorgersene", dice Rick.
Le agenzie subiscono anche un rallentamento quando devono inserire i dati dei nuovi assunti nei loro sistemi. Quando le agenzie si affidano a moduli cartacei per effettuare l'onboarding dei dipendenti, le informazioni devono essere copiate manualmente. Anche trascinare i dati riportati in un PDF richiede tempo che la maggior parte delle agenzie potrebbe impiegare per svolgere attività molto più importanti, per non parlare del fatto che l'inserimento manuale dei dati comporta elevate probabilità di errore.
Rick sapeva che, risolvendo i problemi più comuni della compilazione dei moduli, StaffUpApp avrebbe potuto offrire un servizio prezioso che poche altre applicazioni per la selezione del personale erano in grado di fornire. Tuttavia, l'azienda aveva bisogno del prodotto giusto per dare vita alla sua soluzione.
Per dare una marcia in più alla sua soluzione di gestione del personale migliorata, StaffUpApp si è affidata a Dropbox Forms.
Ora i nostri clienti ricevono i documenti in modo rapido e preciso, e i dati che di solito vengono copiati manualmente sono tutti inseriti automaticamente. L'efficienza è aumentata moltissimo.
I moduli adattivi per dispositivi mobili rendono le assunzioni più rapide e semplici per clienti e candidati.
Configurare e rendere operativa l'API Dropbox Forms è stato il primo passo per lo sviluppo dei moduli migliorati per dispositivi mobili di StaffUpApp. "L'API Dropbox Forms costituisce la base dei nostri documenti di onboarding. In un sistema aziendale come il nostro, dobbiamo fare molta fatica in più per interagire con i sistemi di tracciamento dei candidati, a seconda delle dimensioni e del numero di servizi forniti al cliente finale", spiega Rick. "Avere Dropbox Forms nei nostri processi ci ha permesso di risparmiare anni nella costruzione di queste basi".
La guida affidabile e coerente del team di supporto di Dropbox ha reso l'implementazione della API Dropbox Forms rapida e indolore. "La documentazione è cristallina, riceviamo molto supporto, le domande ottengono una risposta rapida e la soluzione è facile da implementare", afferma Rick.
Oggi, StaffUpApp crea il 98% dei moduli per i suoi clienti in Dropbox Forms. Utilizzare l'API come base per il suo prodotto ha permesso alla società di risparmiare tempo e di ottenere una maggiore flessibilità nella creazione di moduli specifici.
Da quando StaffUpApp ha implementato i moduli ottimizzati, i clienti hanno eliminato gran parte della ripetitività nella compilazione di form complessi o tediosi. Una volta che un candidato ha immesso i propri dati, Dropbox Forms li inserisce automaticamente in tutti gli altri moduli. Ora i candidati non devono più inserire diverse volte gli stessi dati e ciò consente loro di compilare i moduli in modo più rapido e meno frustrante.
Inoltre, StaffUpApp riduce gli errori dei candidati grazie a Dropbox Forms. È possibile applicare determinate regole a ciascun campo, così da assicurarsi che le informazioni siano corrette e complete.
"Per esempio, non è possibile inserire un codice postale che non sia formattato correttamente o un codice IBAN che abbia meno di un certo numero di cifre... In questo modo i neoassunti hanno diverse opportunità di correggere i dati prima che l'agenzia li inserisca nel sistema e, inoltre, si limitano anche gli errori commessi dai candidati".
Le agenzie devono dedicare meno tempo ed energie rispetto all'inserimento manuale dei dati. Con l'aiuto di Dropbox Forms, StaffUpApp può organizzare i documenti compilati nel proprio sistema e inoltrare i moduli ai sistemi di tracciamento dei candidati delle agenzie. "I clienti possono gestire il processo senza dover trascinare un PDF nel sistema o affrontare la ripetitività di inviare un modulo a una persona. Il sistema fa tutto questo per loro", dice Rick.
Con Dropbox Forms, StaffUpApp ha migliorato il processo di assunzione e di onboarding per le agenzie di reclutamento, facendo risparmiare loro tempo e aumentando il ROI. Come spiega Rick, "ora i nostri clienti ricevono i documenti in modo rapido e preciso, e i dati che di solito vengono copiati manualmente sono tutti inseriti automaticamente. In questo modo, l'efficienza aumenta enormemente".
Dropbox Forms consente di semplificare l'onboarding e l'assunzione
Integrazione API semplice e veloce
La rapida implementazione di Dropbox Forms ha fatto sì che StaffUpApp fornisse ai suoi clienti una funzionalità di compilazione di moduli mobile-friendly che altrimenti avrebbe richiesto all'azienda almeno 12–18 mesi per la creazione.
Pratici moduli mobile-friendly per i clienti
Grazie ai moduli ottimizzati per i dispositivi mobili, candidati e neoassunti non devono più pizzicare continuamente lo schermo per ingrandire le scritte, così anche la candidatura e l'onboarding risultano più semplici.
StaffUpApp crea il 98% dei moduli personalizzati con Dropbox Forms
Dropbox Forms offre a StaffUpApp la flessibilità di creare moduli in base alle esigenze specifiche dei clienti.
I tassi di compilazione dei moduli per i clienti aumentano dal 50% all'80%.
I moduli con i campi dati precompilati evitano ai candidati di dover inserire più volte gli stessi dati in diversi moduli, facendo salire il numero delle pagine da compilare. "La compilazione automatica ha fatto aumentare il tasso di completamento da parte dei nostri clienti dal 50% all'80%", afferma Rick.
Inserimento dati semplificato
I dati dei candidati e dei neoassunti passano direttamente dal sistema di StaffUpApp ai sistemi di tracciamento dei candidati delle agenzie di reclutamento, eliminando la maggior parte dell'inserimento manuale dei dati e riducendo gli errori.
Qual è il prossimo passo per StaffUpApp?
Anche se StaffUpApp ha in programma di espandersi, la società continuerà a operare principalmente delle regioni dove ha le proprie sedi, ossia negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Canada e in Australia.
"Uno dei nostri clienti nel Regno Unito ha anche una serie di agenzie con sede in Germania. Di conseguenza, stiamo approdando anche in Germania", dice Rick. "Anche se, in linea generale, rimaniamo nelle aree in cui siamo già presenti, crescendo negli Stati Uniti ed espandendo il più possibile le nostre funzionalità".
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