ISCA risparmia oltre 10.000 pagine al mese con Dropbox Sign
L'Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) è l'organismo di contabilità nazionale di Singapore che fornisce programmi di formazione a società di contabilità e professionisti, aiuta i suoi membri nella digitalizzazione e lavora con agenzie governative e ministri su questioni di budget.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Contabilità per un mondo in remoto
Gli eventi del 2020 hanno stravolto l'operato di numerosissime aziende in tutto il mondo. Uno dei maggiori cambiamenti ha riguardato il modo di firmare i documenti importanti. Prima della pandemia, l'adozione delle firme elettroniche non era una priorità perché il sistema cartaceo esistente era la normalità. Ma il COVID-19 ha messo i bastoni tra le ruote ai metodi di firma su documenti cartacei usati dalle aziende di tutto il mondo. Qualcosa doveva cambiare.
Per gli oltre 100 dipendenti di ISCA che servono gli oltre 32.000 membri dell'ISCA, la gestione efficiente di migliaia di documenti è fondamentale per le attività quotidiane: stiamo parlando di richieste di formazione interne, approvazioni e firme dei membri del consiglio di amministrazione, nonché di contratti con i fornitori esterni. Ma con nuovi metodi di lavoro da remoto, ISCA ha dovuto agire rapidamente per superare questa sfida. "Ci siamo resi conto che tutti i nostri moduli di richiesta e promemoria sarebbero rimasti bloccati perché non eravamo più nello stesso edificio. Non possiamo recarci su un altro piano e dire "È da firmare". Dovevamo trovare una soluzione perché nel momento in cui non avessimo rispettato la scadenza del contratto, sarebbe diventato un grosso problema per noi e per i nostri membri", afferma Edmund Liu, Head of InfoComm Technology& Management di ISCA.
È stato allora che ISCA si è rivolta a Dropbox Sign per digitalizzare le sue procedure di firma con la tecnologia di firma elettronica.
"Ho utilizzato varie eccellenti e costose soluzioni di firma elettronica, ma HelloSign [ora Dropbox Sign] ha cambiato il mio punto di vista. È la più semplice e garantisce l'esperienza utente migliore, pur ottenendo lo stesso risultato delle altre soluzioni costose".
Firma più rapida in meno pagine
ISCA ha implementato subito Dropbox Sign per velocizzare e gestire le approvazioni interne. Quando i progetti coinvolgono gli alti dirigenti, spesso richiedono più firme da diversi capi reparto o membri del consiglio. Tuttavia, con i documenti cartacei, questa catena rischiava di interrompersi ogni volta che andava perduto un documento o che si verificava un collo di bottiglia nella procedura di firma.
Per aggiungere complessità, i documenti di ISCA devono essere approvati dalle parti interessate in un ordine specifico e se una di queste approvazioni non lo rispetta, l'intera procedura di firma deve ripartire da zero.
Al contrario, grazie alla logica incorporata di Dropbox Sign, i contratti corretti vanno sempre alle persone giuste al momento giusto.
"Quello che preferisco di HelloSign [ora Dropbox Sign] è la funzionalità di firma in un determinato ordine. Possiamo chiedere a due persone di firmare contemporaneamente o richiedere che i documenti vengano firmati in un ordine specifico. Tutta la logica, l'invio e i tempi sono gestiti da HelloSign [ora Dropbox Sign]. Inoltre, possiamo vedere chi non ha ancora firmato o dove si è bloccato un documento, in modo da poter inviare un promemoria a quella persona".
Dropbox Sign ha anche migliorato notevolmente la produttività di ISCA. Quando si gestiscono volumi elevati di contratti cartacei dettagliati, gli errori e il controllo delle versioni possono essere costosi. Anche il più piccolo errore può causare la ristampa di 20-30 pagine, con grande spreco di tempo e carta.
I dipendenti di ISCA ora condividono e firmano i documenti per via digitale: in questo modo, quando si verifica un errore, possono correggerlo e inviare nuovamente il documento senza dover stampare nessuna pagina. Inoltre, poiché ISCA può allegare i documenti come un unico file, i destinatari non devono più firmare pagina per pagina; basta un'unica firma per l'intero documento, il che velocizza ulteriormente la procedura. "Dover ristampare e inviare i documenti manualmente è una seccatura. Grazie alle firme digitali con HelloSign [ora Dropbox Sign], possiamo semplicemente caricare di nuovo l'intero documento per reinviarlo come copia in formato elettronico. È estremamente facile", afferma Edmund.
Questa era solo la punta dell'iceberg della procedura di firma. Quando si tratta di approvvigionamento, la procedura richiede la presenza di copie originali. A volte però le copie cartacee vengono perse o danneggiate. In tal caso, è necessaria una copia di riserva, che richiede una verifica e un'approvazione da parte del team finanziario che necessitano di molto tempo. Invece, come spiega Edmund, "con HelloSign [ora Dropbox Sign], una volta firmato un documento, chiunque l'abbia firmato riceve automaticamente la propria copia originale. E grazie al fatto di essere digitale, non può andare perduta o danneggiarsi. È diventato un percorso molto più facile per tutti perché possono servirsi di HelloSign [ora Dropbox Sign] per trovare i documenti originali".
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Eliminazione dei costi di stampa di 10.000 fogli di carta al mese
La sostituzione della firma su carta con le firme elettroniche ha ridotto l'utilizzo della carta di ISCA di un ecologico 10.000 pagine al mese. Ancora meglio, ha ridotto i costi della carta di oltre il 10%, ammontando a risparmi superiori a 300 dollari al mese.
Aumento della produttività di firma
Il risparmio sui costi è stato accompagnato da un grande aumento della produttività. Poiché la logica integrata di Dropbox Sign ora gestisce più richieste di firma in un ordine specifico, i team di ISCA non perdono più tempo a gestire e monitorare la procedura. "La produttività è aumentata enormemente. Risparmiamo tempo e il lavoro viene svolto più rapidamente. Una volta che tutti hanno iniziato a usare HelloSign [ora Dropbox Sign], non ci sono stati ripensamenti", dichiara Edmund.
Qual è il prossimo passo per ISCA?
Ora Dropbox Sign è la piattaforma consolidata di ISCA per la firma di documenti: oltre 17 team diversi la utilizzano. Infatti, sono rimasti così colpiti da considerarla il metodo di firma di elezione per tutti i documenti interni ed esterni. "Grazie all'estesa adozione di HelloSign [ora Dropbox Sign] all'interno di ISCA, stiamo considerando di utilizzare HelloSign [ora Dropbox Sign] come piattaforma chiave per tutte le attività legate alle firme", afferma Edmund.
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