Aiutare i nuovi assunti a diventare produttivi più rapidamente
Greenhouse Software offre soluzioni leader di settore per aiutare tutte le aziende ad acquisire competenze eccellenti di assunzione. Utilizzando il software di assunzione e onboarding, i candidati vivono un'esperienza digitale senza interruzioni fin dal primissimo contatto.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Comprendere come i clienti utilizzano le firme elettroniche
La missione di Greenhouse è quella di aiutare le aziende ad acquisire competenze di assunzione eccellenti. Greenhouse ha progettato il proprio prodotto di punta, Greenhouse Recruiting, per le aziende che, per creare un team globale, avevano bisogno di una soluzione personalizzata dedicata al processo di assunzione.
La maggior parte dei suoi primissimi clienti era costituita da startup nell'ambito della tecnologia, ma ben presto la sua base clienti si è ampliata a realtà di altri settori e di diversa dimensione. Con il lancio di Greenhouse Onboarding, intendeva fornire alle aziende di tutte le dimensioni un mezzo con cui ottimizzare il processo di avvio al lavoro per far sì che i dipendenti potessero essere attivi già dal primo giorno.
Greenhouse Onboarding è per sua natura un sistema transitorio che snellisce tutto il processo: dalla lettera d'offerta, alla documentazione d'assunzione, fino all'accoglienza del nuovo dipendente il primo giorno. I dati raccolti durante questo processo vengono infine archiviati altrove, ossia nel sistema informatico delle Risorse Umane. Gestire le molteplici integrazioni tra le piattaforme è una delle sfide maggiori legate a Onboarding.
Iniziare a lavorare in una nuova azienda implica firmare molti documenti di assunzione e fornire una moltitudine di informazioni di identificazione personale (PII, Personal Identifiable Information). Greenhouse ha integrato Dropbox Sign nel suo strumento Onboarding per creare un flusso di onboarding coerente e ininterrotto. Il nuovo assunto firma i documenti all'interno di questo ambiente personalizzato senza mai dover creare un account Dropbox Sign. Anche i clienti di Greenhouse possono automatizzare diversi processi di accettazione per diversi utenti utilizzando l'integrazione di Sign senza aver bisogno di un proprio account. L'interfaccia utente di Dropbox Sign è ben individuabile, quindi gli utenti inseriscono le proprie informazioni personali comodamente e in tutta sicurezza.
L'uso delle firme elettroniche è aumentato vertiginosamente e ora Greenhouse Onboarding, grazie a questi processi di accettazione, agevola 20.000 firme elettroniche al mese. Tuttavia, Greenhouse aveva anche bisogno di un modo per monitorarne l'utilizzo. Quando un esiguo numero di clienti iniziò a fare largo uso delle firme elettroniche, il responsabile tecnico senior di Greenhouse, Hugo Marcotte, capì che era necessario avere una maggiore visibilità sull'uso di questa funzionalità.
"Dovevamo far sì che la nostra dashboard si basasse sui dati presenti nel nostro database", spiega Marcotte. "Era già molto accurata, ma non al 100%." Anziché dedicare ore a riconciliare le discrepanze con i clienti, Marcotte voleva avere maggiore visibilità in modo da affrontare proattivamente eventuali problemi.
"Quando si gestiscono informazioni personali, farlo in un ambiente Dropbox fa sentire gli utenti a proprio agio e sicuri."
La visibilità rende fluido l'onboarding
Quando Marcotte ha espresso al team di Dropbox la necessità di una maggiore visibilità, ha avuto inizio un lavoro di squadra. Dropbox ha ascoltato le problematiche di Marcotte, ne ha chiarito le esigenze e gli ha presentato la versione beta della Dashboard API di Sign. Questa dashboard fornisce statistiche preziose sulle quote in uso delle firme e sullo stato delle richieste nonché sulla condizione dell'integrazione.
Marcotte e il suo team utilizzano ampiamente la dashboard, sia per supportare i modelli preimpostati di Greenhouse Onboarding sia per risolvere eventuali problemi del flusso di lavoro. A causa della complessità di questi flussi di lavoro, la risoluzione dei problemi richiedeva molto tempo. Le cifre della Dashboard API sono sempre accurate e aggiornate, consentendo al team di Marcotte di individuare con precisione i problemi dai trend di errore.
Ora, la Dashboard API fornisce al team di Marcotte la visibilità di cui aveva bisogno per scovare rapidamente eventuali problemi e garantire che il processo si svolga senza intoppi. "Il mio team trova estremamente utile cercare un documento specifico, visualizzarne lo stato e vedere dove sia il problema", dichiara. "Permette loro di prendere provvedimenti."
"I nostri clienti possono stabilire regole e le opportune firme elettroniche vengono assegnate ai loro nuovi assunti in automatico grazie all'integrazione con Dropbox Sign." - Hugo Marcotte, Responsabile tecnico senior di Greenhouse.
Maggiore efficienza per tutti
L'integrazione di Sign fornisce ai clienti che dispongono di Onboarding modelli integrati per i moduli comunemente utilizzati e consente loro di crearne facilmente di propri con regole condizionali stabilite caso per caso. Automatizzare in questo modo le assegnazioni dei documenti fa risparmiare molto tempo ai clienti di Greenhouse, in quanto esclude processi manuali ripetitivi per ogni nuovo assunto.
Le discrepanze con le firme sono rare per Greenhouse, ma la complessità del flusso di lavoro rendeva difficile individuare eventuali problemi qualora emergessero. Grazie alla Dashboard API, il team di Marcotte ha di fatto risparmiato ore di lavoro ogni mese, in quanto ora la verifica dello stato della firma di un particolare documento richiede un minuto. "Grazie a questa ampia visibilità, siamo in grado di individuare e risolvere i problemi al volo", dice Marcotte.
Greenhouse Onboarding supporta flussi di lavoro complicati e la scelta di Dropbox Sign non è mai stata messa in dubbio. "Il mio team ottiene sempre il supporto e la documentazione di cui ha bisogno per garantire ai nostri clienti la disponibilità di una soluzione di firma elettronica affidabile all'interno della nostra applicazione", afferma Marcotte. L'interfaccia utente di Dropbox Sign è molto intuitiva ed è un componente essenziale di Greenhouse Onboarding. Greenhouse offre un altro prodotto che non include firme elettroniche, Greenhouse Welcome, ma l'80% dei clienti di Greenhouse utilizza Dropbox Sign tramite Onboarding per poter disporre della funzionalità di firma elettronica. "Senza questo componente, non sarebbe completo", conclude Marcotte.
Qual è il prossimo passo per Greenhouse?
Marcotte è rimasto sorpreso delle possibilità offerte dall'API di Sign, come ad esempio, precompilare i moduli con i dati ottenuti tramite Greenhouse Recruitment. "È il genere di cose che le persone non notano finché ci sono", dice, ma la cui mancanza comporterebbe il disagio di dover inserire nuovamente a mano la stessa informazione.
Greenhouse sta ora valutando la possibilità di sfruttare ulteriormente l'API di Sign per estrarre informazioni dai documenti firmati e automatizzare ancora di più i processi, come la richiesta di verifiche elettroniche.
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