Manda utilizza Dropbox Sign per semplificare la vita di affittuari e proprietari
Manda, un marketplace online che riunisce affittuari a lungo termine, proprietari e gestori di proprietà immobiliari, riduce i tempi di evasione dei contratti di locazione da 30 a soli 10 giorni grazie a Dropbox Sign.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
L'evasione di una richiesta di locazione impiega 20 giorni in meno
Elaborazione automatica di oltre 2.000 firme al mese
Risparmio di migliaia di euro ogni mese sui costi del lavoro manuale e sulla gestione
Profilo dell'azienda
Gestione di più contratti e piattaforme
Quando si tratta di affittare proprietà immobiliari in Francia, le attività amministrative sono onerose sia per gli inquilini che per i proprietari. Così, nel 2016, l'agenzia immobiliare francese digitale Manda ha aperto la strada al cambiamento.
Manda ha identificato la forte regolamentazione che gravava sul mercato e la quantità pressoché infinita di documenti che richiedevano firma, controfirma, archiviazione sicura e gestione. "In Francia, da centinaia di anni, è sempre esistito un ruolo manuale e amministrativo per gestire questo processo", spiega Nicolas Goyet, cofondatore e amministratore delegato di Manda. "Fondamentalmente lo stiamo sostituendo con una soluzione digitale".
Per agevolare la raccolta e la gestione digitali delle firme tra inquilini e proprietari, Manda ha implementato una soluzione autonoma utilizzando DocuSign, ma l'esperienza cliente non si era rivelata all'altezza.
"Per completare la procedura di firma di documenti come contratti o accordi tra garanti, la soluzione precedente inviava dei link che reindirizzavano il firmatario al di fuori della nostra piattaforma, su un sito web separato. L'incoerenza di branding creava distrazione e confusione nei clienti. Volevamo una soluzione senza reindirizzamento"
Poi è arrivata la pandemia di COVID-19 e Manda si è trovata a essere l'unica soluzione che consentisse alle persone di trovare affitti durante il lockdown. Questa situazione ha portato a una crescita significativa di Manda, che quindi aveva bisogno di una nuova soluzione per il flusso di lavoro relativo ai contratti. "Di fatto, il COVID ha contribuito a cambiare la mentalità delle persone rispetto ai modi tradizionali di affittare un appartamento. Una volta tutti volevano vedere l'appartamento prima di affittarlo, mentre ora sono soddisfatti dei nostri tour virtuali e della procedura di contratto di locazione completamente digitalizzata".
Per tenere il passo con questa nuova crescita e offrire un modo più semplice per gestire i contratti e fornire un'esperienza cliente di alto livello per affittuari e proprietari, Manda ha deciso di trovare una nuova soluzione. E così, ha scoperto Dropbox Sign.
"Abbiamo scoperto che Dropbox Sign era facile da integrare, aveva un buon prezzo e una serie di funzionalità ottimali. Dopo aver implementato la soluzione su alcuni dei nostri flussi documentali, abbiamo notato subito che l'esperienza era più professionale; inoltre i nostri clienti apprezzavano la nuova procedura".
Grazie a Dropbox Sign, gli immobili vengono affittati più velocemente
L'integrazione iniziale di Dropbox Sign da parte di Manda ha contribuito all'onboarding di nuovi proprietari sulla piattaforma. Tramite una ricerca approfondita, Manda ha scoperto come migliorare l'esperienza utente durante la fase finale del flusso di lavoro del contratto, quando i proprietari sono tenuti a firmarlo per la registrazione. "Per Manda era fondamentale offrire un'esperienza ottimale ai proprietari durante la procedura di onboarding. Potrebbe essere la loro prima interazione con il nostro brand e la prima impressione è importante. Dropbox Sign ha riscontrato un grande successo in questo processo", afferma Nicolas.
Grazie alla suite di documenti facili da seguire nel giusto linguaggio di programmazione, Dropbox Sign API si è rivelata semplice da integrare nel flusso di lavoro e, al momento della prova, ha dimostrato di avere prestazioni più rapide e di richiedere meno sforzo da parte dei proprietari per compilare il contratto rispetto alla soluzione precedente. "L'esperienza utente è decisamente migliore. Prima, una persona su due era confusa su come e dove firmare", spiega Nicolas. Questa esperienza di apprendimento ha dimostrato il valore di Dropbox Sign e ha ispirato Manda a identificare altri casi d'uso a livello aziendale in cui potrebbe ottimizzare le operazioni e i flussi documentali.
Un'altra complessità da affrontare era la gestione di più firme per la stessa proprietà. Che si tratti di una coppia o di più amici che condividono un appartamento, ogni inquilino deve firmare il contratto. La gestione di più versioni dello stesso contratto di locazione e il monitoraggio di chi avesse firmato e chi, invece, doveva ancora firmare richiedevano molto tempo e risorse. Utilizzando l'API di Dropbox Sign, ora i team di Manda possono richiedere a più persone di firmare i documenti contemporaneamente o in un ordine specifico. "Possiamo anche vedere dove si è bloccato un contratto e inviare un promemoria alla persona interessata", afferma Nicolas.
Ogni mese sono necessarie più di 2.000 firme e l'automazione dei flussi di lavoro dei contratti riduce il numero di richieste di assistenza, il che significa che il personale può concentrarsi su attività più importanti che contribuiranno alla crescita dell'azienda.
"Stiamo replicando o migliorando sistematicamente i flussi di lavoro del sistema precedente, offrendo un'esperienza sempre più agile in tutti i punti di contatto con affittuari e proprietari. I contratti vengono firmati più rapidamente, riceviamo meno domande durante la procedura e siamo in grado di ridurre in modo significativo l'intervento manuale e l'assistenza necessari".
Tempi di evasione delle richieste di locazione ridotti da 30 a 10 giorni
In genere, il completamento del processo di locazione di un appartamento richiede circa 30 giorni, ma grazie a all'API di Dropbox Sign, i clienti di Manda possono assicurarsi le proprietà immobiliari in soli 10 giorni. La digitalizzazione dei flussi contrattuali e l'immediatezza delle piattaforme aiutano i proprietari e gli affittuari a raggiungere un accordo molto più rapidamente.
Gestione automatica di oltre 2.000 firme al mese
L'automatizzazione della procedura contrattuale attraverso l'integrazione dell'API di Dropbox Sign nei propri sistemi interni ha consentito a Manda di ridurre notevolmente il carico amministrativo e i costi di gestione di oltre 2.000 firme al mese.
Verificabile al 100%, ancora più sicura
L'integrazione dell'API di Dropbox Sign nella sua piattaforma esistente ha fornito a Manda un'impronta digitale completa e un audit trail sicuro per le migliaia di contratti che conclude ogni mese. Ora è facile dimostrare la conformità a linee guida, politiche e requisiti legali quando richiesto dalle autorità di regolamentazione.
Qual è il prossimo passo per Manda
In questa fase relativamente iniziale con Dropbox Sign, Manda sta cercando di ampliare l'utilizzo della piattaforma a livello di organizzazione. "Siamo entusiasti di migrare completamente a Dropbox Sign e automatizzare tutti i nostri contratti e i flussi di lavoro documentali. Ottimizzare i processi esistenti si è dimostrato incredibilmente prezioso per noi e non vediamo l'ora di scoprire come può aiutarci in altre aree dell'attività", afferma Nicolas.
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