In che modo Dropbox Sign ha aiutato Flow Healthcare a far risparmiare 600 dollari per dipendente ai suoi clienti
Flow Healthcare è un software completo di gestione clinica e amministrativa per team sanitari. I suoi prodotti ottimizzano i flussi di lavoro e riducono i costi durante l'onboarding, la gestione, la formazione e il coinvolgimento.
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Risultati
Flussi di lavoro semplificati che hanno consentito ai clienti di Flow di risparmiare 600 dollari per dipendente
Ha contribuito a ridurre i tempi dedicati alle attività amministrative del 50% per Beam Healthcare, cliente di Flow
Implementazione da parte di un unico sviluppatore in poche settimane
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L'onboarding dei dipendenti medici è complesso
L'onboarding di nuovi dipendenti del settore sanitario non solo richiede i normali file delle risorse umane, come benefit e assicurazione, ma anche i file clinici che contengono informazioni importanti come le licenze sanitarie, l'esperienza clinica, la formazione continua, il monitoraggio e la negligenza professionale. Oltre ai consueti controlli dei precedenti a livello federale e locale del datore di lavoro, è richiesto un altro ciclo di controlli aggiuntivi a livello sanitario.
Ma la complessità non finisce qui. Per il cliente di Flow, Beam Healthcare, un fornitore di operatori sanitari per ospedali da remoto e servizi di telemedicina online, l'assunzione di professionisti sanitari era piena di moduli cartacei duplicati che dovevano essere completati più volte. "Quando Beam ha assunto un fornitore, tale fornitore ha dovuto compilare una richiesta per l'azienda ed eseguire tutti i controlli appropriati dei precedenti e delle referenze. Ma poi, per far sì che questo stesso dipendente lavorasse in 3 o 5 diverse strutture sanitarie, ha dovuto compilare le richieste per i neoassunti specifiche della struttura e sottoporsi nuovamente a vari controlli. Potete immaginare l'onere amministrativo a carico del fornitore e del personale amministrativo per portare avanti tutte queste pratiche burocratiche. Questa procedura arcaica è causa di frustrazione per i medici e, a volte, impedisce di ottenere credenziali/privilegi in più strutture. Se vogliamo migliorare l'accesso alle cure, l'assistenza sanitaria deve concentrarsi sulle procedure oltre a produrre più fornitori", spiega Sarjoo Patel, amministratore delegato di Flow. Ancora peggio, se questo ospedale fa parte di una grande istituzione con cliniche satellite, quel fornitore deve compilare la stessa documentazione e sottoporsi agli stessi controlli dei precedenti anche per ognuna delle cliniche.
L'intera procedura di onboarding costringeva i professionisti sanitari a compilare scrupolosamente le stesse informazioni più e più volte, sprecando tempo che poteva essere dedicato meglio al trattamento dei pazienti. È per questo che Flow si è rivolta a Dropbox Sign per semplificare la burocrazia sanitaria.
"Con Flow, siamo riusciti a tagliare 600 dollari per dipendente e a ridurre del 50% il tempo dedicato alle attività amministrative per Beam Healthcare. E molto dipende da Dropbox Sign, che ha automatizzato molti nostri documenti".
Moduli rapidi, digitali senza duplicati
Per ridurre il numero di moduli duplicati che i fornitori devono compilare quando lavorano in altri ospedali, Flow ha implementato modelli automatici tramite Dropbox Sign API. Come spiega Sarjoo: "Una volta che gli operatori sanitari sono stati assunti, la vera proposta di valore di Flow e Dropbox Sign per i nostri clienti del settore sanitario è l'eliminazione della ridondanza di documenti che devono essere compilati. I moduli cartacei di richiesta degli ospedali sono basati su modelli di Flow. Pertanto, quando un ospedale li richiede, vengono compilati automaticamente utilizzando l'integrazione di Dropbox Sign API connessa al nostro database. Il fornitore legge semplicemente il documento e lo firma. Una volta eseguito l'onboarding, non deve compilare manualmente nessun altro documento".
Ma le strutture mediche non sono tutte uguali, quindi i modelli di Flow dovevano essere flessibili. "Il nostro abbonamento Dropbox Sign consente ai clienti di Flow di effettuare delle personalizzazioni. Consente agli [utenti di Flow] di caricare i propri documenti PDF e aggiungere i campi dati specifici di cui hanno bisogno. In questo modo i clienti hanno la possibilità di personalizzare alcuni dei loro documenti chiari", afferma Chance Hammacher, Sviluppatore di Full Stack presso Flow.
Oltre a essere veloce e facile da usare, Flow ha fatto in modo che l'intera esperienza documentale fosse perfetta per i suoi clienti. "Eravamo molto soddisfatti della funzionalità incorporata del modulo offerta da Dropbox Sign. Ci ha permesso di mantenere tutti i nostri utenti su un unico sistema senza compromettere la sicurezza", ha proseguito Chance. "Abbiamo optato per [l'etichetta personalizzabile di Dropbox Sign] per offrire una personalizzazione maggiore ai nostri clienti quando utilizzano le firme elettroniche".
Per semplificare ulteriormente la burocrazia medica, Flow si è rivolta anche a HelloWorks per automatizzare le lunghe verifiche delle referenze. "Il nostro caso d'uso principale per HelloWorks sono le verifiche delle referenze. Nel caso delle verifiche delle referenze professionali, le inviamo via e-mail o SMS per dire: "Ehi, puoi compilare questa referenza professionale per questo fornitore, che si è candidando per questa posizione", afferma Sarjoo.
Fedele alla promessa di gestire l'intero ciclo di vita dei dipendenti, Flow crea anche modelli utilizzando HelloWorks, che è d'aiuto con i documenti di lavoro interni. Supponiamo che tu voglia inviare un documento interno da un sistema di entrate come irs.gov o W9. Usando HelloWorks, Flow ha integrato anche questa funzionalità direttamente nella sua piattaforma.
Con così tanti moduli e procedure complesse da automatizzare, sarebbe ragionevole pensare che l'integrazione di Dropbox Sign API nella piattaforma di Flow possa richiedere del tempo. Ma come afferma Chance: "L'integrazione non ha richiesto troppo tempo, al massimo alcune settimane con un unico sviluppatore. La documentazione andava bene. C'erano indicazioni chiare per il flusso di lavoro che abbiamo utilizzato. Siamo stati in grado di eseguire i test con facilità e risolvere tutti i nostri problemi prima di avviare l'attività con Dropbox Sign".
La velocità dell'integrazione non poteva arrivare in un momento migliore per i clienti di Flow, in particolare Beam. Durante la pandemia, Beam aveva bisogno di procedere all'assunzione e all'onboarding di medici in modo rapido e su vasta scala per realizzare il servizio di telemedicina. "Avevano bisogno di assumere più personale per contribuire a ridurre la pressione sugli ospedali", ha spiegato Sarjoo. Grazie alla rapida integrazione di Flow con Dropbox Sign API, Beam è riuscita a eseguire l'onboarding del personale in appena 48 ore.
Riduzione del 50% del tempo dedicato alle attività amministrative
L'utilizzo di Dropbox Sign API per compilare automaticamente i documenti e ridurre la necessità per i fornitori di compilare documenti più volte ha aiutato Beam, cliente di Flow, a ridurre del 50% il tempo impiegato dal personale per la burocrazia amministrativa, risparmiando circa 600 dollari per dipendente.
Gioia di datori di lavoro e dipendenti
Amy Faust, Business Officer di CPMSM e CPCS, afferma:
"Dropbox Sign ha consentito a [Flow] di eseguire verifiche delle referenze e controlli dei precedenti standard in modo sistematico. In questo modo ha consentito tempi di evasione più rapidi e dipendenti più felici perché non devono stampare, compilare, scansionare e caricare i documenti. Inoltre, ha reso più felici i datori di lavoro perché i documenti sono più facili da leggere e i campi obbligatori vengono compilati la prima volta".
Integrazione in poche settimane con un unico sviluppatore
Con una documentazione dettagliata e facile da seguire e un team di assistenza pronto ad aiutare Flow a risolvere qualsiasi problema, un solo sviluppatore di Flow è riuscito a integrare Dropbox Sign API in poche settimane.
Qual è il prossimo passo per Flow
Flow sta guadagnando terreno con i team medici, acquisendo clienti come Beam Healthcare, Pivotal Health e CVC Health Care. Un'azienda senza carta fin dal primo giorno, Flow prevede di continuare a ridurre i colli di bottiglia legati alla carta nel mondo medico.
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