How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (gruppo DJKA) è una filiale della società commerciale giapponese Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. con sede centrale per l'Asia a Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Essendo un'azienda di vendita e assistenza in espansione, si concentra sull'offerta di attrezzature e strutture industriali per il settore, abbinata a un'assistenza eccellente e a una rete globale ben sviluppata.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
Velocizzazione della procedura di firma internazionale
Eliminazione dei costi di stampa e consegna
Riduzione dei costi di archiviazione e gestione dei documenti
Profilo dell'azienda
La firma internazionale era una scocciatura
Per Daiichi Jitsugyo Asia, l'invio di preventivi di vendita per i clienti, contratti, rapporti di completamento e ordini di consegna attraverso i confini internazionali era un processo lungo e lento.
Ma non erano solo i documenti commerciali a rallentare le cose. Anche le delicate pratiche AGM interne richiedevano la firma dei direttori di diversi Paesi: Giappone, Thailandia e altri. E questi documenti richiedevano giorni per essere firmati e restituiti. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:
"La nostra preoccupazione principale era la velocità. DJK Group ha uffici in tutto il mondo, quindi era necessario molto tempo per ottenere una firma scritta a mano. Ad esempio, la nostra sede principale è in Giappone, quindi i documenti originali dovevano essere inviati lì per poi aspettare che la persona li firmasse e ce li rispedisse. Anche allora, i destinatari spesso lavoravano da casa o erano fuori in viaggio di lavoro nel Paese. Ciò significava che dovevamo attendere molto tempo per ottenere una firma".
Questa procedura tradizionale con carta e penna non solo era lenta, ma l'invio di documenti avanti e indietro è costato una piccola fortuna a Daiichi Jitsugyo Asia. Come dice Yohei:
"Quando chiediamo le firme, di solito i documenti sono molto importanti. Dovevamo affidarci a una società di logistica specifica come DHL o OCS, ma era molto costoso".
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Firme digitali veloci e senza confini
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Con la tecnologia di firma elettronica digitale integrata, il team non ha più dovuto attendere l'arrivo di documenti cartacei da un altro Paese, organizzare la consegna dei documenti a un'azienda, quindi attendere che qualcuno li firmasse e li restituisse tramite un altro servizio di consegna. Ora, i firmatari ricevono semplicemente un'e-mail e possono firmare immediatamente sul proprio computer o dispositivo, risparmiando tempo a entrambe le parti.
Inoltre, Daiichi Jitsugyo Asia ha realizzato enormi risparmi sui costi tramite la procedura di firma dei documenti. Hiroki Koumura, HR Leader, afferma:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
E questa "facilità d'uso" era particolarmente importante per il successo dell'implementazione di firma elettronica di Daiichi Jitsugyo Asia. Era fondamentale che i firmatari di Daiichi Jitsugyo Asia potessero capire rapidamente come rispondere alle richieste di firma senza la supervisione del team Daiichi Jitsugyo Asia. Tan Ming Wei, HR Executive spiega:
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
"Con Dropbox, i nostri documenti firmati vengono salvati automaticamente in cartelle di facile accesso. Ciò significa che il nostro personale trova i contratti firmati con estrema semplicità".
Firma internazionale più rapida
La precedente procedura di stampa, firma e invio di documenti a livello internazionale richiedeva giorni. Implementando le firme elettroniche, gli amministratori e clienti possono firmare ovunque e in qualsiasi momento. Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto drasticamente il tempo globale di firma dei documenti di vendita e AGM. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:
"Possiamo monitorare facilmente i progressi e identificare chi non ha ancora firmato ogni documento. Anche se il firmatario è in viaggio o fuori ufficio, possiamo comunque chiedere una firma".
Eliminazione dei costi di consegna dei documenti
Rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto i costi di stampa e consegna associati al trasporto di documenti sensibili attraverso i confini internazionali.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Qual è il prossimo passo per Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
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