In che modo Daiichi Jitsugyo Asia ha accelerato la firma internazionale con Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (gruppo DJKA) è una filiale della società commerciale giapponese Daiichi Jitsugyo Co. Ltd. con sede centrale per l'Asia a Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Essendo un'azienda di vendita e assistenza in espansione, si concentra sull'offerta di attrezzature e strutture industriali per il settore, abbinata a un'assistenza eccellente e a una rete globale ben sviluppata.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
Velocizzazione della procedura di firma internazionale
Eliminazione dei costi di stampa e consegna
Riduzione dei costi di archiviazione e gestione dei documenti
Profilo dell'azienda
La firma internazionale era una scocciatura
Per Daiichi Jitsugyo Asia, l'invio di preventivi di vendita per i clienti, contratti, rapporti di completamento e ordini di consegna attraverso i confini internazionali era un processo lungo e lento.
Ma non erano solo i documenti commerciali a rallentare le cose. Anche le delicate pratiche AGM interne richiedevano la firma dei direttori di diversi Paesi: Giappone, Thailandia e altri. E questi documenti richiedevano giorni per essere firmati e restituiti. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:
"La nostra preoccupazione principale era la velocità. DJK Group ha uffici in tutto il mondo, quindi era necessario molto tempo per ottenere una firma scritta a mano. Ad esempio, la nostra sede principale è in Giappone, quindi i documenti originali dovevano essere inviati lì per poi aspettare che la persona li firmasse e ce li rispedisse. Anche allora, i destinatari spesso lavoravano da casa o erano fuori in viaggio di lavoro nel Paese. Ciò significava che dovevamo attendere molto tempo per ottenere una firma".
Questa procedura tradizionale con carta e penna non solo era lenta, ma l'invio di documenti avanti e indietro è costato una piccola fortuna a Daiichi Jitsugyo Asia. Come dice Yohei:
"Quando chiediamo le firme, di solito i documenti sono molto importanti. Dovevamo affidarci a una società di logistica specifica come DHL o OCS, ma era molto costoso".
Daiichi Jitsugyo Asia necessitava di un modo più veloce e conveniente per inviare e ricevere documenti interni e rivolti ai clienti che fosse adatto alle proprie attività internazionali. È per questo che si è rivolta a Dropbox Sign.
"Prima di iniziare a utilizzare HelloSign [ora Dropbox Sign], abbiamo confrontato il numero di buste utilizzate ogni mese, il numero di documenti stampati e la spesa per inviarli all'estero. Abbiamo determinato che HelloSign [ora Dropbox Sign] valeva il costo dell'abbonamento".
Firme digitali veloci e senza confini
Per ridurre il tempo di invio e firma dei documenti a livello internazionale da parte di clienti e dipendenti, Daiichi Jitsugyo Asia ha implementato Dropbox Sign.
Con la tecnologia di firma elettronica digitale integrata, il team non ha più dovuto attendere l'arrivo di documenti cartacei da un altro Paese, organizzare la consegna dei documenti a un'azienda, quindi attendere che qualcuno li firmasse e li restituisse tramite un altro servizio di consegna. Ora, i firmatari ricevono semplicemente un'e-mail e possono firmare immediatamente sul proprio computer o dispositivo, risparmiando tempo a entrambe le parti.
Inoltre, Daiichi Jitsugyo Asia ha realizzato enormi risparmi sui costi tramite la procedura di firma dei documenti. Hiroki Koumura, HR Leader, afferma:
"Quando dovevamo inviare documenti cartacei, utilizzavamo DHL invece della posta aerea standard perché era più sicuro. Ma era anche molto costoso. Ora abbiamo ridotto i costi di spedizione sostituendo i documenti cartacei con i documenti digitali HelloSign [ora Dropbox Sign]. Abbiamo confrontato HelloSign [ora Dropbox Sign] con altri due o tre prodotti. Il prezzo e la facilità d'uso di HelloSign [ora Dropbox Sign] si sono dimostrati i migliori".
E questa "facilità d'uso" era particolarmente importante per il successo dell'implementazione di firma elettronica di Daiichi Jitsugyo Asia. Era fondamentale che i firmatari di Daiichi Jitsugyo Asia potessero capire rapidamente come rispondere alle richieste di firma senza la supervisione del team Daiichi Jitsugyo Asia. Tan Ming Wei, HR Executive spiega:
"A volte, quando chiediamo a qualcuno di firmare un documento, dobbiamo spiegare come funziona la procedura di firma digitale. Ciò può causare ansia e richiedere tempo. Con HelloSign [ora Dropbox Sign] invece, non abbiamo questo problema perché è un prodotto intuitivo e tutti capiscono facilmente come utilizzarlo".
Dropbox Sign ha semplificato la vita anche al team di Daiichi Jitsugyo Asia. Ora può tenere traccia dei documenti in tempo reale, in modo da sapere chi ha firmato e chi no.
Inoltre, dato che Daiichi Jitsugyo Asia era già un cliente Dropbox, l'integrazione tra Dropbox Sign e Dropbox ha portato a una facilità d'uso di livello superiore. Grazie all'integrazione tra Dropbox Sign e Dropbox, i documenti vengono protetti e archiviati automaticamente nelle cartelle esistenti di Daiichi Jitsugyo Asia, quindi non è necessario perdere tempo a spostarli tra i due strumenti. Hiroki Koumura afferma:
"Con Dropbox, i nostri documenti firmati vengono salvati automaticamente in cartelle di facile accesso. Ciò significa che il nostro personale trova i contratti firmati con estrema semplicità".
Firma internazionale più rapida
La precedente procedura di stampa, firma e invio di documenti a livello internazionale richiedeva giorni. Implementando le firme elettroniche, gli amministratori e clienti possono firmare ovunque e in qualsiasi momento. Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto drasticamente il tempo globale di firma dei documenti di vendita e AGM. Yohei Takahashi, Direttore di Daiichi Jitsugyo Asia, afferma:
"Possiamo monitorare facilmente i progressi e identificare chi non ha ancora firmato ogni documento. Anche se il firmatario è in viaggio o fuori ufficio, possiamo comunque chiedere una firma".
Eliminazione dei costi di consegna dei documenti
Rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Daiichi Jitsugyo Asia ha ridotto i costi di stampa e consegna associati al trasporto di documenti sensibili attraverso i confini internazionali.
Integrazione tra Dropbox Sign e Dropbox per l'archiviazione automatica dei documenti
Grazie all'integrazione tra Dropbox Sign e Dropbox, Daiichi Jitsugyo Asia archivia ogni documento firmato nel suo account Dropbox aziendale in modo automatico e sicuro; in questo modo ogni documento diventa facile da trovare e il team risparmia ore di lavoro dedicate ad attività amministrative per il trasferimento di documenti tra sistemi diversi.
Qual è il prossimo passo per Daiichi Jitsugyo Asia?
Utilizzando già Dropbox a livello aziendale e Dropbox Sign nei suoi uffici di Singapore, la prossima mossa di Daiichi Jitsugyo Asia sarà quella di implementare Dropbox Sign a livello internazionale per ottimizzare le procedure di firma per l'intera azienda.
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