Dropbox Sign consente ad Ana Law Group di far firmare ai clienti importanti contratti, senza la necessità di incontrarli di persona.
Ana Law Group è uno studio specializzato in diritto della proprietà intellettuale, in particolare nella protezione di brevetti, marchi e copyright. Attraverso l’uso di Dropbox Sign, è riuscito a migliorare l’esperienza del cliente e ad accelerare il processo di protezione di idee del valore di miliardi di dollari.
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Proteggere idee del valore di miliardi di dollari
Ana Juneja ha creato Ana Law per facilitare la protezione legale di marchi, brevetti e della proprietà intellettuale. Fondato nel 2021, lo studio ha ricevuto più di otto premi e riconoscimenti, oltre a vantare un tasso di successo per il cliente del 100%. Juneja era determinata a mantenere la sua struttura aziendale snella riducendo al contempo gli ostacoli per i clienti. Tali esigenze l’hanno portata a ricercare un software per la firma dei documenti che potesse fungere da soluzione unica e centralizzata.
Il settore legale utilizza notoriamente una tecnologia arcaica e obsoleta. Inoltre, in un settore che in genere prevede parcelle orarie, l’efficienza e la velocità non sono sempre considerate prioritarie. Tuttavia, l’avvocato Ana Juneja sapeva che c’era un modo migliore per interagire con i clienti: rimuovere i fattori che favorivano modalità di lavoro lente e sfruttare le nuove tecnologie man mano che si rendevano disponibili.
Attualmente il team legale di Juneja presso Ana Law vanta più di 25 anni di esperienza complessiva nella gestione del diritto della proprietà intellettuale. Con oltre 6.000 brevetti depositati in oltre 190 paesi, lo studio addebita parcelle forfettarie per il lavoro di prim’ordine svolto nella protezione di brevetti, marchi e copyright. “Sono incentivata a fare le cose in modo più efficiente per ottenere risultati efficaci per i miei clienti”, afferma Juneja.
Juneja è orgogliosa dell’importante ruolo svolto nel percorso del cliente e ritiene che l’efficienza sia il modo migliore per risolvere i casi relativi alla proprietà intellettuale. Sebbene non tema di aggiungere opzioni al suo stack tecnologico, non vuole tuttavia aumentare la complessità per i suoi clienti. Juneja ha aperto il suo studio legale sfruttando solo gli strumenti strettamente necessari: Dropbox, un account di social media e un’app di pianificazione. Ritiene infatti che i suoi clienti meritino l’accesso a tecnologie e processi più semplici per affrontare i casi relativi alla proprietà intellettuale.
La più grande frustrazione per molti dei clienti di Juneja era la mancanza di un semplice strumento di firma dei documenti. Il processo tradizionale di firma dei documenti comporta decine di passaggi, dall’invio via posta di copie cartacee alla scansione della documentazione completa. L’utilizzo di uno strumento di firma digitale è in grado di semplificare gran parte di questo processo, a vantaggio sia dei clienti sia dell’azienda.
“Con Dropbox Sign, possiamo evitare di porre ostacoli di fronte ai nostri interlocutori. Facciamo in modo che non debbano inviarci nulla via posta: basta un solo clic per firmare i documenti. Lavoriamo con diversi dirigenti e consulenti interni, il che significa che i nostri clienti non hanno molto tempo a disposizione. Pertanto, semplificare l’intero processo e rendere le cose facili per i nostri interlocutori li aiuta a essere più produttivi, un risultato che apprezzano moltissimo”.
Strumenti di firma semplici per ridurre il sovraccarico di lavoro sul cliente
Juneja ha valutato diverse opzioni possibili per integrare gli strumenti di firma dei documenti nella sua attività. Tuttavia, molti di questi strumenti si sono rivelati complessi o inefficienti, il che non era in linea con il suo approccio aziendale. Alcune opzioni, tra cui DocuSign, erano troppo complicate e difficili da configurare. Invece, quando ha scoperto Dropbox Sign, Juneja ha capito di avere in mano la soluzione perfetta.
“Tutto quello che dovevo fare era inserire la mia email e poi ero pronta per partire”, afferma Juneja. “Potevo caricare un contratto e inviarlo nel giro di due secondi”.
Dropbox Sign non è stata la prima esperienza di Juneja con un servizio Dropbox. All’avvio della sua attività utilizzava lo spazio di archiviazione Dropbox per la documentazione relativa ai casi, inclusi i documenti NDA, gli accordi di vendita, gli acquisti di brevetti e i contratti di licenza. Era quindi desiderosa di registrarsi per un’estensione di un servizio che aveva già utilizzato con successo.
L’integrazione di Dropbox Sign si è rivelata molto semplice. Juneja ha completato la procedura di registrazione in pochi minuti e nel frattempo ha creato una connessione diretta con il suo spazio di archiviazione Dropbox esistente. Il risultato è stato un processo di firma dei documenti organizzato ed efficiente che i suoi clienti potevano utilizzare senza doversi recare fisicamente in un ufficio. Inoltre, il layout ottimizzato per dispositivi mobili di Dropbox Sign consente ai suoi clienti di caricare facilmente i documenti dai propri dispositivi mobili.
“In altri studi legali, un assistente legale dovrebbe preparare, stampare e trasportare i documenti”, spiega Juneja. “Con Dropbox Sign, l’intero processo avviene in due clic. Gli utenti possono firmare documenti, fare clic su Fine e caricarli ovunque si trovino. Non devono preoccuparsi se i loro documenti si trovano su dispositivi diversi. Ovunque siano, indipendentemente dal dispositivo che stanno utilizzando, Dropbox Sign funziona”.
Un altro vantaggio dell’utilizzo di Dropbox Sign per lo studio Ana Law è l’ulteriore livello di sicurezza. Juneja fa pieno affidamento sull’infrastruttura distribuita della piattaforma e sulla crittografia AES a 256 bit. “Non devo preoccuparmi che un documento cada nelle mani sbagliate”, dichiara Juneja. “Posso essere tranquilla sul fatto che i miei clienti siano protetti”.
Dropbox Sign garantisce inoltre la conformità con indicazioni di data e orario e consente a Juneja di personalizzare i moduli in base alle proprie esigenze. Ad esempio, può richiedere le iniziali su ogni pagina per verificare che un cliente abbia letto una determinata sezione.
Migliorare l’esperienza del cliente con una documentazione più semplice
Juneja non dispone solamente di opzioni più efficaci per archiviare e firmare i documenti, ma può anche creare NDA e contratti sulla base di moduli da compilare che i clienti possono firmare e restituire quasi istantaneamente.
Juneja sfrutta inoltre l’automazione per rendere la relazione tra archiviazione e processi di firma ancora più fluida. Innanzitutto, i clienti firmano la documentazione specifica e la rispediscono per la revisione. I documenti vengono quindi inseriti nelle cartelle dei clienti in modo che tutti possano accedere ai file giusti al momento giusto. Questo processo di firma digitale end-to-end consente di risparmiare il tempo di lavoro amministrativo di due persone, permettendo a Juneja di soddisfare rapidamente le esigenze dei clienti senza dover stampare o seguire lo stato di avanzamento dei documenti.
“Con Dropbox Sign non ho mai avuto alcun ripensamento”, afferma Juneja. “Dropbox fa esattamente ciò che promette e nessun cliente con cui ho lavorato ha mai avuto problemi a utilizzarlo”.
Dropbox Sign ha permesso a Juneja di creare una migliore esperienza dei clienti e un flusso di lavoro amministrativo più semplice. Continua a cercare nuovi modi per portare l’automazione nella sua attività e si sente sicura del suo rapporto con i prodotti Dropbox. Più la sua organizzazione continua a crescere, afferma, più si affida a Dropbox per gestire i documenti in modo rapido, efficace e fluido.
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