Come Symphonic ha ottimizzato l'onboarding e la creazione dei contratti degli artisti
Symphonic è un'azienda indipendente di distribuzione musicale che aiuta gli artisti nella distribuzione della propria musica e dei propri video, nell'incasso delle royalty, nella commercializzazione e in molto altro, permettendo ai creatori di far conoscere le loro opere al mondo e progredire nelle loro carriere.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
Oltre 400 richieste automatiche di documenti al mese
Un'esperienza di firma più rapida per i clienti
Oltre 60 modelli di Dropbox Sign
Profilo dell'azienda
Creare contratti e inserire nuovi artisti su larga scala
Negli ultimi 15 anni, l'avvento del digitale ha cambiato radicalmente il mondo della produzione, del consumo e della produzione musicale. Il passaggio dai CD al digitale ha contribuito a ridare potere agli artisti e ai fan. Ora, un artista può acquistare un beat, lavorarci di notte e il giorno dopo, avere già una canzone pronta da caricare e condividere su una piattaforma in streaming. Con l'aumento della velocità con cui viene creata la musica, è aumentata anche la domanda rivolta alle aziende di distribuzione che garantiscono agli artisti ricavi e protezione legale per le loro canzoni.
Il vecchio metodo di scansionare i contratti, inviare PDF per e-mail o stampare i documenti e firmarli di pungo non era adatto all'elevato ritmo attuale della musica digitale. Peggio ancora, questi obsoleti processi di firma comportavano molti ostacoli per gli artisti e settimane di attesa prima che la loro musica venisse pubblicata o potesse essere concluso un accordo.
Symphonic sapeva che per aiutare gli artisti nei nuovi lanci e, allo stesso tempo, inserire velocemente nuovi creatori, aveva bisogno di uno strumento che potesse far fronte alla domanda elevata e si integrasse con i propri consolidati sistemi per il marketing e le vendite in modo da semplificare il processo di firma per i team interni e aiutare i musicisti a pubblicare la loro musica secondo la loro tabella di marcia. È a questo che ha scoperto Dropbox Sign.
"Recapitare il documento al cliente, farglielo firmare e sapere che stai per ricevere una firma vincolante è semplice. Questo è l'aspetto migliore."
L'integrazione perfetta con HubSpot è la nota azzeccata
Symphonic utilizza il CRM di HubSpot per gestire la sua crescente rosa di musicisti e creatori di contenuti. HubSpot tiene traccia di tutte le interazioni, gli accordi e le note relative agli artisti di Symphonic. La piattaforma raccoglie tutte le informazioni rilevanti, archiviando tutto in un luogo facilmente accessibile e permettendo così all'azienda di riuscire a gestire le relazioni con i creatori con cui lavora. Poiché Dropbox Sign si integra alla perfezione con HubSpot, la sua adozione quale strumento per la firma dei contratti non ha posto alcun problema.
Ora, i responsabili contrattuali di tutta l'azienda hanno il vantaggio di disporre della funzionalità di firma elettronica all'interno di una piattaforma che già conoscono. Anziché inviare i contratti per e-mail, Dropbox Sign consente agli artisti di firmare gli accordi immediatamente, eliminando fatiche inutili. Rebecca Graff, Responsabile operativo presso Symphonic ne spiega l'importanza: "L'integrazione di Dropbox Sign all'interno di HubSpot permette ai responsabili contrattuali di accedere ai contratti e inviarli nel momento in cui l'interesse per l'accordo è all'apice e consente agli artisti di firmare immediatamente."
Ora Symphonic sfrutta oltre 60 dei modelli di uso rapido disponibili in Dropbox Sign per varie strutture contrattuali, accelerando e semplificando la preparazione di nuovi contratti. Questo rappresenta un elemento cruciale del nuovo sistema di onboarding dell'azienda, che ora è diventato ampiamente automatizzato, consentendo l'invio di oltre 400 richieste automatiche di documenti al mese. HubSpot e Dropbox Sign interagiscono alla perfezione e i trigger automatizzati rendono l'onboarding su larga scala estremamente semplice. "Gli artisti si candidano, compilano un modulo, ricevono questo contratto tramite Dropbox Sign e lo firmano, il che innesca in automatico i processi in HubSpot per la creazione dell'account, consentendo, quindi, agli artisti di caricare i loro contenuti e tutto questo processo può avvenire nel giro di un giorno", spiega Rebecca.
Poiché Dropbox Sign permette di firmare i contratti in modalità digitale, ovunque ci si trovi, gli artisti di Symphonic hanno la libertà creativa di pubblicare la loro musica in base ai propri tempi, senza che vi siano obsoleti processi manuali a rallentarli.
HubSpot e Dropbox Sign interagiscono in perfetta armonia
Finalizzare i contratti in un istante
Prima, il processo per ottenere le firme sui contratti ritardava la pubblicazione di settimane. Ora, grazie alla funzionalità della firma elettronica di Dropbox Sign, gli artisti indipendenti possono pubblicare la loro musica e farla conoscere al mondo esattamente al loro ritmo. "Essere costretti a scaricare, stampare, firmare, scansionare e inviare di nuovo il documento rallenta notevolmente il processo. Ora, se qualcuno con cui sei nello studio esprime il desiderio di pubblicare la propria canzone, riesci a farlo nel giro di pochi minuti."
Modelli per ogni accordo che fanno risparmiare tempo
La preparazione degli accordi, la redazione delle bozze dei contratti e la creazione di nuovi documenti erano attività che richiedevano molto tempo ai responsabili contrattuali ed erano inefficienti. Con i modelli di Dropbox Sign, Symphonic dispone ora di documenti, contratti e moduli di accordi personalizzati per ogni occasione.
Integrazione perfetta con HubSpot
Dropbox Sign si integrava alla perfezione con la piattaforma che Symphonic già usava quotidianamente, eliminando così la necessità di dover imparare un nuovo strumento. Questo ha permesso ai team di tutta l'azienda di continuare a essere produttivi e sfruttare immediatamente i vantaggi della firma elettronica senza dover uscire ad HubSpot.
Qual è il prossimo passo per Symphonic?
Dropbox Sign è diventato parte integrante del modo di operare di Symphonic. Con Dropbox Sign, i contratti vengono firmati più velocemente, gli artisti possono pubblicare la loro musica in modo più semplice e tutti in Symphonic risparmiano il tempo di dover correre dietro alle firme grazie a uno strumento che si integra alla perfezione nel loro modo di lavorare consolidato.
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