Come Valor Payroll Solutions utilizza Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions è un servizio indipendente e completo per la gestione delle buste paga, l'acquisizione delle timbrature, la consulenza e il reclutamento del personale. Aiuta le aziende di piccole dimensioni a impostare e gestire il complesso mondo delle buste paga grazie a una tecnologia moderna e un'assistenza specializzata.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
Riduzione dei tempi per la firma da settimane a minuti
Miglioramento della produttività interna grazie ai modelli, ai promemoria e al tracciamento dei documenti
Ottimizzazione dell'esperienza di onboarding dei clienti
Profilo dell'azienda
Nell'ambito della gestione delle buste paga, le autorizzazioni sono fondamentali per avviare un dialogo con l'agenzia delle entrate e poter così agire per conto dei clienti. Valor Payroll, essendo una soluzione per le piccole aziende statunitensi, sa molto bene quanto i ritardi da parte dei clienti nuovi nella sottoscrizione dell'autorizzazione possa portare a problemi ben più grandi nella gestione delle paghe. Senza un'autorizzazione ufficiale, Valor non può agire per conto dei clienti e quindi, in ultima analisi, non può pagare i loro dipendenti.
I ritardi nell'onboarding erano un problema che Christina Hageny, fondatrice e presidente di Valor, voleva evitare quando ha lanciato la propria attività nel 2020. Per risolvere il problema dell'inserimento dei clienti, Christina ne ha identificato, in primo luogo, la causa principale: la modalità obsoleta con cui i clienti ricevevano, firmavano e rispedivano i documenti. "Chiunque fosse la persona da cui dovevamo ricevere i documenti era costretto ad acquistare a proprie spese un qualche tipo di software o stampare e scansionare manualmente le pagine", spiega Christina. Questo comportava spesso settimane prima che i documenti venissero rispediti.
Valor Payroll Solutions sapeva di aver bisogno di un modo più veloce e semplice di effettuare l'onboarding dei clienti. È in quel momento che ha deciso di adottare Dropbox Sign e contribuire così a semplificare in modo sicuro il processo di firma, rendendo più facile l'invio di documenti, l'ottenimento di firme e la ricezione tempestiva delle autorizzazioni fiscali.
"Quello che una volta richiedeva settimane, ora si risolve nel giro di pochi minuti… anche solo il fatto di sapere che posso inviare i documenti e poi scordarmene, perché so che appena il cliente li vede, me li rispedisce firmati. È stata una svolta."
Usando Dropbox Sign, Valor Payroll Solutions invia elettronicamente tutti i moduli relativi alle autorizzazioni richieste dall'agenzia delle entrate, eliminando il lento processo di stampa e scansione. Inoltre, dato che Dropbox Sign non richiede per la firma alcuno strumento di terza parte, i clienti di Valor possono firmare da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo nel giro di pochi minuti. "L'uso di Dropbox Sign semplifica le cose per i miei clienti. Possono utilizzare i loro telefoni, i computer, qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Possono firmare documenti indipendentemente dal loro settore o dalle loro capacità tecnologiche e lo possono fare in tempi molto rapidi", spiega Christina.
Anche quando i clienti si dimenticano di firmate, Dropbox Sign aiuta Valor a ottenere velocemente i documenti fondamentali firmati grazie a promemoria automatici. Anziché sprecare tempo chiedendosi se il documento è stato ricevuto e inviando e-mail di controllo ai clienti, Dropbox Sign traccia ogni documento inviato da Valor per la firma ed emette automaticamente dei promemoria se i documenti non vengono firmati, garantendo la sottoscrizione delle autorizzazioni che consentono a Valor di elaborare per tempo le buste paga dei clienti.
Dropbox Sign, oltre a evitare che Valor debba affannarsi per ottenere le firme, consente anche di preparare i documenti e inviarli ai clienti in modo più rapido. Grazie ai modelli riutilizzabili di Dropbox Sign, Valor è in grado di inserire dettagli specifici di ogni cliente e inviare i moduli solo con pochi clic, senza dover riformattare nuovi documenti ogni volta.
Inoltre, dato che quasi tutti i documenti gestiti e inviati da Valor contengono informazioni sensibili, la sicurezza è sempre una priorità assoluta. I moduli fisici vengono facilmente smarriti o riposti nei luoghi sbagliati o archiviati in modo errato, esponendo così i dati del cliente a rischi. Usando Dropbox Sign e l'integrazione di Dropbox, i documenti di Valor vengono automaticamente archiviati in modo sicuro online e protetti con un'autenticazione a due fattori (2FA), così i dati importanti non finiscono mai nelle mani sbagliate. "Dal punto di vista della sicurezza, Dropbox Sign è un aiuto perché so che tutto è al sicuro e che nessuno può accedere ai dati. Inoltre, si integra direttamente con Dropbox, eliminando così la necessità di lavorare con PDF e e-mail", spiega Christina.
Notevole riduzione dei tempi di invio e risposta
Con l'implementazione delle firme elettroniche all'interno dei flussi di lavoro di Valor, i clienti sono ora in grado di firmare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, il che riduce i tempi di scambio di documenti strategici a qualche minuto. Christina spiega: "Per la firma di uno dei nostri moduli più importanti, stiamo parlando di un tempo di risposta di 10 secondi in confronto all'attesa di una, due settimane, o oltre, dopo diversi solleciti."
Migliore produttività interna
Anziché perdere ore a creare documenti e attendere che vengano rispediti, Valor sfrutta ora i modelli personalizzati, inviandoli per la firma nel giro di pochi minuti.
La sicurezza che crea fiducia
Grazie allo spazio di archiviazione sicuro, all'autenticazione a due fattori e alla facile integrazione di Dropbox, i clienti di Valor possono stare certi che le loro informazioni importanti sono protette nei confronti di malintenzionati.
Qual è il passo successivo per Valor Payroll Solutions?
Con lo sviluppo e la crescita di Valor è aumentato anche il suo uso di Dropbox Sign e l'azienda ha in programma di incrementarlo ulteriormente in futuro sfruttando il numero infinito di modelli in modo da migliorare l'efficienza e offrire a tutti i clienti esperienze di onboarding senza ricorrere a formati cartacei.
Che si tratti di semplificare il processo di onboarding, il monitoraggio rapido della registrazione delle buste paga o semplicemente offrire ai clienti il modo più semplice di firmare documenti importanti, Dropbox Sign è una parte essenziale delle attività quotidiane e rimarrà una delle soluzioni più importanti tra gli strumenti per la produttività di Valor.
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Dropbox Sign offre alle aziende il modo più semplice per inviare, ricevere e gestire le firme elettroniche legalmente vincolanti. Votata da G2 come prima classificata per la facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare la tua attività.
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