Come Eagle Financial risparmia 4 minuti di lavoro per documento e salva i clienti dalle penali per inadempimento con Dropbox Sign

Con Dropbox Sign, rispettare le scadenze fiscali non è mai stato così facile

Dopo aver sostituito un processo di firma basato su pesanti documenti di accettazione e informative fiscali allegati via email con l'app web di Dropbox Sign, Eagle Financial può inviare gli accordi da firmare e riceverli dai clienti in un lampo. "La velocità di restituzione dei documenti è aumentata significativamente. Con Dropbox Sign, nove volte su dieci il cliente firma i documenti nel momento in cui glieli sottoponiamo, un traguardo grandioso, soprattutto in vista delle scadenze", dichiara Adam.

Secondo Adam, anche quando i documenti non vengono firmati, Eagle Financial sfrutta la funzionalità di tracciamento e di promemoria automatico di Dropbox Sign a garanzia che i documenti di accettazione e le informative fiscali dei suoi clienti arrivino prima di qualsiasi scadenza: "Così, invece di dedicare due o tre settimane all'acquisizione dei documenti, con Dropbox Sign possiamo inviare promemoria automatici ai clienti entro 48 ore e poi ancora dopo tre e sette giorni, ottimizzando il nostro processo di follow-up", afferma Adam.

Dropbox Sign ha ridotto anche la mole della documentazione che il team di Eagle Financial deve gestire internamente. Invece di continuare a inviare da una parte all'altra i moduli, una volta firmati ora vengono inoltrati automaticamente all'indirizzo email del team amministrativo, che potrà procedere immediatamente alla loro gestione. Si tratta di un risparmio di tempo notevole, considerando che il cliente non deve inviarceli e noi inoltrarli a nostra volta".  

Tutte queste funzionalità di firma elettronica sono impressionanti e l'impatto di Dropbox sull'attività di Eagle Financial è stato davvero incredibile. "Dropbox Sign ci fa risparmiare complessivamente quasi quattro minuti a documento. Inviamo circa 10.000 documenti all'anno. Dal punto di vista contabile, si tratta di un risparmio di tempo davvero enorme, soprattutto nei solleciti ai clienti, che si traduce in un risparmio economico effettivo di $ 80.000 in tempo fatturabile."

Secondo Adam, una delle funzionalità di Dropbox Sign che ha permesso a Eagle Financial di risparmiare molto tempo è il modo in cui Dropbox Sign converte automaticamente i documenti nel formato corretto, riducendo i processi manuali dedicati alla conversione dei formati dei documenti. "Per trasformare in PDF un documento Word basterà trascinarlo in Dropbox Sign, facendoci risparmiare circa un minuto a documento".

Ma il successo di Eagle non riguarda solo l'efficienza del processo di firma, perché Dropbox Sign ha contribuito a incrementare le recensioni su Google della società contabile. Negli ultimi anni, Eagle Financial è cresciuta e si è evoluta nel modo in cui raccoglie recensioni dai clienti. Considerando il duro lavoro del team e la sua capacità di cambiare il modo in cui lavora ogni giorno, la società voleva ringraziare i clienti e premiare i membri del team, che stanno facendo un lavoro davvero incredibile.

A questo scopo, è stata configurata una landing page che viene mostrata ai clienti in seguito alla firma dei documenti. La pagina include una nota dei fondatori in cui ringraziano i clienti per averli accompagnati lungo il percorso e mette in evidenza il duro lavoro dei contabili. L'obiettivo era di garantire che i clienti si sentissero seguiti e sapessero che il team si stava prendendo cura di loro e di aggiungere un tocco personale all'interazione con Eagle Financial. Questo processo e il tocco personale aggiunto hanno spinto i clienti a lasciare più recensioni, passando dalle 20 recensioni su Google a inizio 2020 alle oltre 200 attuali. "Tantissimi clienti ci dicevano: 'Mi sono rivolto a voi perché avete un sacco di recensioni positive', afferma Adam. I potenziali clienti tendono a dare importanza alle recensioni e questo è il motivo di quella landing page in seguito al loro accesso tramite Dropbox Sign."

‍

4 minuti risparmiati per documento

Ridefinendo la sua modalità di creazione e invio dei documenti in modo digitale tramite Dropbox Sign, Eagle Financial ha ridotto di circa 4 minuti il processo di invio dei moduli, che, se applicato agli oltre 10.000 documenti che Eagle Financial invia ogni anno, si traduce in $ 80.000 di tempo fatturabile.

Tassi di completamento del cliente più elevati

Usando l'app web di Dropbox Sign per tutti i documenti di accettazione e le informative fiscali dei suoi clienti, Eagle Financial ora è in grado di inviare e ottenere i documenti firmati in una frazione del tempo richiesto in precedenza. "La velocità di restituzione dei documenti è aumentata significativamente. Con Dropbox Sign, nove volte su dieci il cliente firma i documenti nel momento in cui glieli sottoponiamo, un traguardo grandioso, soprattutto in vista delle scadenze", dichiara Adam.

Oltre 200 recensioni e valutazioni su Google

Inviando automaticamente i clienti a una landing page su misura dopo l'apposizione della firma, Eagle Financial ha spinto i clienti a lasciare più recensioni, passando da 20 recensioni su Google a inizio 2020 alle oltre 200 attuali.

Qual è il prossimo passo di Eagle Financial?

Adam e il team cercano una tecnologia in grado di adattarsi al meglio alle loro esigenze e vogliono capire in che modo strumenti come Dropbox e Dropbox Sign possono aiutare la società e i suoi clienti a ottimizzare l'attività e migliorare i risultati.

Per scoprire di più su Eagle Financial, fai clic qui.

Vorresti raggiungere gli stessi risultati di Eagle Financial?

Dropbox Sign offre alle aziende la migliore modalità di invio, ricezione e gestione di firme elettroniche legalmente vincolanti. Classificata al primo posto da G2 per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.